Как исправить частые ошибки в СЗВ-ТД

Бланк СЗВ-ТД: кто и когда его сдает

Вместо формы СЗВ-ТД при приеме и увольнении работников с 01.01.2023 подается новая форма ЕФС-1 с подразделом 1.1.
Для случаев реорганизации работодателя или перевода работника последние СЗВ-ТД были поданы 16.01.2023. С 17.01.2023 при переводах на другое место, должность и реорганизациях тоже подается форма ЕФС-1.

Дальнейшее описание подачи СЗВ-ТД относится к периоду до введения ЕФС-1.

На текущий момент для отчета СЗВ-ТД используется форма, утв. постановлением Правления ПФР № 730п 25.12.2019.

Если сдать СЗВ-ТД в предшествующей (устаревшей) редакции формы, ПФР его не примет, примет это за ошибку и пришлет отрицательный протокол. Отчет придется сдавать заново по новой актуальной форме, а за позднюю сдачу могут оштрафовать!

Сдавать СЗВ-ТД обязаны все наниматели (юрлица, ИП с персоналом), когда принимают на работу либо увольняют работников. Крайний срок сдачи здесь – день, который следует за днем издания соответствующего приказа. Иные основания для оформления и представления СЗВ-ТД:

• перевод на другую постоянную работу;
• подача работником заявления об использовании электронной либо обычной (бумажной версии) трудовой книжки;
• присвоение нового (повышение) разряда, соответствующей квалификации;
• смена наименования нанимателя и др.

Крайний срок сдачи в обозначенных случаях – 15 числа месяца, который идет вслед за месяцем появления основания.

При составлении СЗВ-ТД учитывают всех работников, включая иностранцев, совместителей и тех, кто трудится удаленно либо на дому. Если численность штата не превышает 15 человек, то отчет оформляют и сдают на бумаге, а если превышает – в электронном виде!

Ошибки при заполнении СЗВ-ТД и их корректировка

Расшифровка всех кодов ошибок представлена в нескольких таблицах №№ 11-14 (см. Приложения 1-4 Постановления фонда № 730п). Среди них есть:

• критичные, когда отчет не принимается и отправляется протокол с кодом ошибки «50»;
• некритичные с кодом меньше «50», когда отчет фонд принимает, но ошибки нужно исправлять.

Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в Путеводителе по кадровым вопросам от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.

Например, таб. 12 содержит такие коды ошибок:

Отчет, который сдан нанимателем, проходит проверку, по итогам которой ему приходит соответствующий протокол. Если он отрицательный, значит, отчет не сдан, а нанимателю нужно исправить погрешности, коды которых указаны в этом протоколе, и сдать отчет заново на протяжении 5 раб. дней. Но если наниматель сам, до прихода протокола, обнаружит недочеты, он может их исправить и сдать отчет повторно.

Таким образом, если ошибка обнаружена после сдачи СЗВ-ТД, нужно оформить, сдать корректировочный отчет!

Ошибки с кодом «50»

Отчет считается не принятым, когда ошибкам, которые в нем есть, присвоен код «50». Например, если наниматель неверно указал свой регистрационный номер в системе ПФР. Тогда необходимо сдать новый отчет с правильными данными (т . е. с устраненными ошибкой – верным номером).

Возможные ошибки 50 в СЗВ-ТД:

• кодировка «АФ.КСФ.1.1» говорит о том, что файл (как XML-документ) некорректен;
• в СЗВ-ТД ошибка 50 «АФ.СХ.1.1» сообщает, что файл не соответствует XSD-схеме;
• кодировка «АФ.ЭП.1.1» применяется при некорректной (недействительной) электронной подписи уполномоченного представителя;
• ошибка в СЗВ-ТД «АФ.СХ.1.1.2» обозначает, что указанный в отчете СНИЛС сотрудника в пределах документа не уникален;
• код «ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.1» сообщает, что в базе не найден указанный регистрационный номер страхователя на момент оправки отчета;
• «ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.2» – ИНН организации (ИП) не согласовывается с указанным в базе ПФР;
• код «ЭТК.СЗВ-ТД. 1.1» проставляется при неправильном указании даты заполнения (она не может быть позже текущей и ранее 2020 года).

Ошибки с кодом «30»

Отчет принимается частично, при присвоении ошибкам кода «30» (например, неправильно записаны инициалы, СНИЛС). Если наниматель получил отрицательный протокол, нужно сдавать новый СЗВ-ТД с корректными данными. При положительном протоколе отменяют ошибочные данные и вносят верные.

К примеру, если в отчете ошибочно сделана запись о принятии на работу, то нужно сформировать новый документ СЗВ-ТД, указать в нем те же данные, что и в первом отчете. Далее – ошибочную запись отметить «Х» по гр. 11. Таким способом ошибочная запись попросту отменяется. Все, после этого остается только подписать и сдать отчет.

К примеру, возможны следующие ошибки:

• данные работника в отчете (СНИЛС, ФИО) не совпадают с данными, имеющимися у ПФР (код «ВС.Б-ЗЛ.1.1»);
• СНИЛС ошибочен, нарушение обнаружено в последних двух контрольных цифрах номера (ВСЗЛ.ОП.1.1);
• при приеме сотрудника в записи пропущен реквизит должности (кодировка «ЭТК.СЗВ-ТД.1.5»);
• СЗВ-ТД выдаст ошибку 30 при увольнении сотрудника из-за отсутствия в исходной отчетности статьи ТК РФ, либо основания увольнения (ошибка «ЭТК.СЗВ-ТД.1.6»);
• не проставлена дата подачи заявления о выборе бумажной или электронной формы трудовой книжки (код «ЭТК.СЗВ-ТД.1.21»);
• в СЗВ-ТД код ошибки 30 возможен, если дата заполнения отчета или представления его в Фонд более ранняя, чем дата самого кадрового события («ЭТК.СЗВ-ТД.1.3» или «ЭТК.СЗВ-ТД.1.2»);
• неверным количеством цифр отражен год («ВСЗЛ.ОП.1.10»).

Такие ошибки при отправке СЗВ-ТД могут возникать и при подаче корректирующих форм. В том числе 30-тый код отразится в протоколе, если в базе ПФР не найдется исходный отчет («ВС.Б-МП.1.1»), или, наоборот, выяснится, что ПФР уже принимал ранее точно такие же сведения («ВС.Б-МП.1.2»).

Если возникла ошибка 30 в СЗВ-ТД, как исправить отчетность? Для отмены или корректировки поданных сведений используется единый порядок внесения исправлений. Действующие правила одинаковы – как для кода 50, так и для ошибок с кодом 30 или 20 - мы расскажем о них в конце статьи.

Ошибки с кодом «20»

При присвоении ошибкам кода «20» (например, ошибочно записан КПП страхователя) отчет считается принятым. Тогда следует проверить данные у себя и, при необходимости, сделать правки (указать верный реквизит) в программе. Нередко правки даже не требуются.

Ошибки при сдаче отчета СЗВ-ТД с кодом 20 возникают, если:

• КПП страхователя в карточке Фонда не соответствует указанному в сведениях (код «ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.3»);
• ранее уже были поданы сведения по этому человеку с таким же видом мероприятия, датой и отметкой о совместительстве («ВС.Б-МП.1.3»).

Перечень распространенных ошибок и их корректировка

1. Если в отчете указаны ненужные, излишние сведения о трудовой деятельности работника либо о выборе электронной (бумажной) трудовой книжки, их нужно попросту отменить.
2. При наличии ошибок в данных о трудовой деятельности работника, неверные сведения нужно уточнить.
3. Если ИНН нанимателя (юрлица, ИП) не соответствует данным в ЕГРЮЛ (ЕГРИП), нужно заново отправить отчет с корректными данными.
4. Отсутствие таких сведений по конкретному уволенному работнику, как основание увольнения и ссылка на статью ТК, требует соответствующей корректировки отчета и отправки его уже с полными сведениями и только по данному уволенному работнику. При правке исходить необходимо из записи об увольнении, сделанной в трудовой книжке.

Таким образом, для корректировки, дополнения, уточнения данных из СЗВ-ТД необходимо оформлять новый бланк формы. Из первичного отчета берут при этом правильные сведения, которые подлежат правке (отмене), далее проставляют признак отмены («Х»), затем указывают правильные данные!

В Постановлении № 730п приведены правила заполнения формы СЗВ-ТД. Согласно требованиям нормативного документа, изменения вносятся следующим образом:

1. Для полной отмены представленных ранее данных, касающихся трудовой деятельности работника, при их ошибочной отправке, в отчете снова указывается та же самая информация, но в графе 10 «Признак отмены сведений» ставится знак «Х» (п. 2.6 Правил).

2. При недостоверных данных о кадровых изменениях, нуждающихся в уточнении, форма исправляется следующим образом (п. 2.7 Правил):

• в первую строку сведений снова вносятся представленные ранее сведения о трудовой деятельности, но в графе 10 указывается их отмена (с помощью символа «Х»);
• во вторую строку вписывается правильная информация.

3. При исправлении даты подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки представляются 2 формы – первая отменяет прежние сведения (в поле «Признак отмены» указывается «Х»), во второй ставится верная дата (п. 2.3 Правил).

При внесении исправлений рекомендуется использовать следующий порядок действий:

• сначала найти ошибочный реквизит;
• внести необходимые изменения;
• запустить программу проверки исправленной отчетности;
• убедившись, что СЗВ-ТД код результата 50, 30 или 20 больше не выдает, заново предоставить форму в ПФР.

Штраф за ошибки в СЗВ-ТД и иные нарушения

Нарушением признается не соблюдение срока сдачи отчета, представление информации не в полном объеме, недостоверных данных. За это предусмотрена административная ответственность (во исполнение ФЗ № 90 от 01.04.2020). На это же указывают положения ст. 17 ФЗ № 27 от 01.04.1996 (послед. ред. - 07.10.2022).

Согласно ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП за не сдачу в установленный срок, за представление не всех либо недостоверных сведений предусмотрено предупреждение и штраф, который налагается на должностных лиц, размером от 300 до 500 р.

Напомним: по разд. «Сведения о трудовой деятельности» нужно прописывать:

• место работы (название нанимателя и его изменения);
• информацию о периодах, характере выполняемой работы (о принятии на работу в конкретное подразделение, трудовой функции, о переводах, приостановке трудового соглашения, увольнении и т. п.);
• информацию о подаче работником заявления по выбору электронной либо бумажной трудовой книжки.

Перечень сведений, которые нужно включать в названый раздел, содержит п. 2.1 ст. 6 ФЗ № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» (акт. ред. от 2022 г.)!