Инвентаризация материально-производственных запасов

Что такое материально-производственные запасы

Под производственными запасами следует понимать все разновидности вещественных элементов производства, используемые в качестве предметов труда в производственном процессе. Основополагающей особенностью МПЗ является то, что они полостью потребляются в каждом производственном цикле и в полном объеме переносят свою стоимость на стоимость готовой продукции.

Для целей бухгалтерского учета МПЗ можно классифицировать следующим образом:

1. Используемые в производстве продукции (работ, услуг):

• сырье и основные материалы;
• покупные полуфабрикаты и т. д.

2. Предназначенные для продажи:

• товары;
• готовая продукция.

3. Предназначенные для управленческих нужд:

• топливо;
• вспомогательные материалы.

В основе правильной организации учета МПЗ лежит классификация по видам и выбор единицы учета. Группировка запасов производится по:

• функциональной роли и назначению в производственном процессе;
• техническим характеристикам.

Ниже представлена сводная таблица, в которой приведена классификация МПЗ и их характеристика.Обратимся к ФСБУ 5/2019 «Запасы». Основываясь на нормы, прописанные в данном документе к материально-производственным запасам следует относить:

• сырье, материалы, топливо, запасные части и комплектующие, покупные полуфабрикаты, предназначенные для использования в процессе производства продукции, товаров, услуг;
• инструменты и производственный инвентарь, спецодежда, средства индивидуальной защиты, спецостнастка, тара и прочее, используемое в процессе производства(исключение — объекты, которые относятся к основным средствам);
• готовая продукция;
• товары для перепродажи.

Согласно тому же документу, к МПЗ не относятся запасы, предназначенные для управленческих нужд: офисные принадлежности, канцелярские товары. Данные вспомогательные материалы подлежат списанию со счетов учета в периоде поступления. Как мы видим, между классической теорией и новым Стандартом имеют место быть некоторые разночтения.

Больше полезной информации по теме - в "КонсультантПлюс". Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Для чего проводится инвентаризация материально-производственных запасов

Инвентаризация материально-производственных запасов – это мероприятие, в процессе которого производится проверка имеющихся в распоряжении компании активов. Инвентаризация может быть добровольной – проводимой по инициативе руководства предприятия, или обязательной. Успех проведения инвентаризации во многом зависит от того, как тщательно спланирован и отработан весь процесс.

ВНИМАНИЕ! С 2025 года станет обязательным к применению новый ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Начать применение стандарта можно и раньше, утвердив новые положения в учетной политике.

Как организации перейти на проведение инвентаризации по ФСБУ 28/2023, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Основными целями проведения инвентаризации МПЗ являются:

• актуализация достоверности информации о наличии или отсутствии имущества компании, как принадлежащего ему на правах собственности, так и находящегося во временном владении;
• актуализация данных количественного учета ресурсов, задействованных в едином цикле производства продукции;
• проведение сравнительного анализа учетных сведений с полученными при инвентаризации, позволяет установить недостачи и выявить излишки;
• контроль соблюдения условий и правил хранения МПЗ;
• анализ полноты и правильности отражения МПЗ на счетах учета и в складской документации;
• контроль правильности отражения стоимости активов и обязательств;
• определение необходимости переоценки стоимости МПЗ на основании изменения их физического состояния и рыночной стоимости.

Инвентаризация материально-производственных запасов: процедура и нюансы

Как мы уже упомянули, начинать процесс инвентаризации следует с планирования. На этом этапе должны быть проанализированы и учтены особенности складского уклада предприятия, опломбированы склады, подготовлена мерная тара, настроены измерительные приборы. Кроме того, необходимо подготовить всю отчетность о перемещении активов, собрать первичную документацию. Данная роль отведена представителям инвентаризационной комиссии.

При планировании самого процесса инвентаризации необходимо учитывать, что инвентаризация может быть:

• добровольная или обязательная;
• запланированная или внеплановая;
• сплошная или выборочная.

От этого будет зависеть какие МПЗ, помещения и документы необходимо подготовить к проверке.

На заметку! Часть активов может физически находиться на объектах, являющихся отдельными структурными подразделениями, которые приписаны к определенному цеху или филиалу.

Для проведения инвентаризации необходимо прибегнуть к услугам из следующих комиссий:

1. Постоянная — является самостоятельным, независимым, внутрикорпоративным органом. Обладает полным набором прав для проведения всех видов внутренних ревизий. Как правило организовывается на больших предприятиях, где есть необходимость проведения регулярных, циклически повторяющихся проверок.
2. Постоянная рабочая — является дублирующим элементом постоянной комиссии. Как правило, такие комиссии создают для проведения инвентаризации в филиалах или представительствах крупных производственных предприятий. Иногда, когда общий объем активов очень существенен, используются для оценки выделенной части данных активов.
3. Временная — создается по необходимости для проведения конкретных инспекционных действий. Однако действует с определенной периодичностью и имеет ограниченный срок полномочий. Как правило временные комиссии создают на средних и малых предприятиях.

Регламентирование цели проведения инвентаризации

Регламентируя процесс проведения инвентаризации необходимо обозначить основное назначение данного документа и акцентировать внимание на следующих моментах:

• указать цель проведения инвентаризации;
• перечислить нормативные документы, которыми следует руководствоваться при проведении проверки;
• отразить порядок формирования инвентаризационной комиссии;
• составить поименованный список лиц, которые будут принимать участие в проведении инвентаризации;
• согласовать схему визирования инвентаризационных описей.

Регламентирование периодичности проведения инвентаризации

Подготавливая инвентаризацию, в регламенте необходимо отразить основные объекты инвентаризации. Сделать это следует в отдельном разделе регламента проведения инвентаризации, или же в общих положениях этого документа. Кроме того, у организации должен быть разработан и утвержден регламент периодичности проведения инспекционных мероприятий. Разрабатывая к утверждению данную часть регламента, в нем необходимо отразить не только даты плановых проверок, но и перечислить условия, при которых необходимо инициировать внеплановые инвентаризации.

Периодичность плановых инспекций следует раскрывать в разрезе объектов, в зависимости от вида актива. МПЗ, как правило подлежат инспектированию два раза в год.

Поводом для внеплановой проверки МПЗ могут послужить следующие обстоятельства:

• реорганизация или ликвидация всей организации или одного из подразделений;
• продажа МПЗ (на дату оценки или реализации);
• передача активов на хранение;
• покупка (на дату приобретения);
• внеочередное составление бухгалтерской отчетности (как правило необходимо при оформлении кредита или займа);
• смена материально-ответственных лиц или руководителя подразделения;
• возникновение подозрения или подтверждения фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества — инвентаризация проводится на дату проведения служебного разбирательства;
• чрезвычайное происшествие (пожар, потоп; обрушение здания);
• прочие незапланированные обстоятельства.

Регламентирование документации, применяемой в ходе проведения инвентаризации

Помимо этого, составляя регламент, необходимо перечислить общие требования к ходу проведения инспекции МПЗ. Первое, с чего нужно начать – это поименовать документы, которые должны быть запрошены членами инспекционной комиссии до начала самой проверки:

• приходную и расходную документацию;
• отчеты о перемещении МПЗ за определенный период;
• расписки с подписями материально-ответственных лиц о передачи инвентаризационной комиссии всех запрошенных документов.

После получения в распоряжение документации, комиссия приступает непосредственно к проверке. Полученные результаты члены комиссии обязаны внести в специальные описи. Этот момент также следует зафиксировать в регламенте проведения проверок.

Помимо этого, в этой же части регламента необходимо указать, что инвентаризационная комиссия несет ответственность за корректность, достоверность и своевременность оформления описей и приложенных к ним документов:

• актов осмотра МПЗ;
• результатов проведенных замеров и подсчетов;
• документов на списание;
• справок на выбраковку и т. д.

Регламентирование составления сличительных ведомостей

Следующий раздел регламента позволяет упорядочить составление сличительных ведомостей. В документе следует отразить условия и правила их оформления. Важно конкретизировать, что сличительные ведомости составляются по тем МПЗ, по которым были обнаружены отклонения от данных, отраженных в учете.

Кроме того, необходимо указать, что, обнаруженные в ходе проведения инвентаризации излишки следует поставить на учет, а недостачу или порчу отнести на виновных лиц. Так же в регламенте должно быть отражено, что если установить виновное лицо не представляется возможным, то расходы следует отнести на увеличение расходов. Кроме прочего, нелишним будет указать, что взаимозачет излишков и недостач возможен только в одном проверяемом периоде и у одного материально ответственного лица. Основным же условием является то, что речь идет о материальных ценностях одного наименования в равных количествах.

Как отразить результаты инвентаризации МПЗ

Результаты инвентаризации следует отражать отдельно, в разрезе каждого местонахождения и материально ответственного лица. МПЗ, находящиеся на ответственном хранении отражаются отдельно. В отношении таких объектов дополнительно необходимо проверять документы, подтверждающие право нахождения данных МПЗ на складе предприятия.

Результаты проверки должны быть отражены в инвентаризационной описи. Это может быть унифицированная форма, или самостоятельно разработанный и утвержденный учетной политикой документ. В описи следует отразить сведения по каждому наименованию МПЗ, с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и прочих параметров объекта. 

Недопустимо заполнение описей о количественных остатках объектов МПЗ:

• со слов материально ответственного лица;
• по учетным данным без проверки фактического наличия.

Излишки или недостача по итогам инвентаризации: оформление

При обнаружении в ходе инвентаризации отклонений в ту или иную сторону возникают излишки или недостачи. Ниже рассмотрим принципы оформления каждой из этих ситуаций в бухгалтерском учете.

Недостача по итогам инвентаризации

Недостачу в обязательном порядке необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. Список дополнительной документации зависит от того, по какой причине возник факт недостачи. Процесс оформления недостачи начинается с получения письменного объяснения о причине возникновения данного факта от материально ответственного лица.

На заметку! При невозможности выявления виновного лица либо при вынесении судом решения об отказе во взыскании, данный факт также следует отразить конкретными документами.

Если причиной утраты имущества послужило обстоятельство форс-мажорного характера, то к инвентаризационной документации необходимо добавить справку из соответствующих государственных органов. В качестве классического примера можно указать справку из пожарной инспекции, в которой документально подтвержден факт возгорания на конкретном производственном объекте с указанием дат и масштабов разрушений. 

Закончив с процессом обоснования причин возникновения недостачи, следует оформить ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Сделать это можно с помощью бланка, разработанного в организации, или воспользоваться утвержденной формой. В документе указывается сумма недостачи, которая:

• признается порчей имущества;
• списана в пределах норм естественной убыли;
• зачтена в рамках пересортицы;
• отнесена на виновных лиц.

На заметку! Решения, принятые в отношении обнаруженной недостачи, необходимо утвердить приказом руководителя «Об утверждении результатов инвентаризации».

В бухгалтерском учете выявленная недостача отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Отражать недостачу необходимо по фактической стоимости, по которой МПЗ отражены на счетах бухгалтерского учета. Бухгалтерская проводка выглядит следующим образом:

Отражать недостачу в учете необходимо на дату окончания инвентаризации, т.е. составление акта, или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности.

Списание недостачи на затраты зависит от причины, по которой эта недостача возникла.

1. Естественная убыль (характерно для МПЗ). Недостачу в пределах норм естественной убыли следует отнести на издержки производства и обращения. Основанием для подобного списания является приказ руководителя.

Проводка в учете выглядит следующим образом:

Данный вид недостачи определяется и по причине пересортицы. Взаимный зачет недостач и излишков можно производить:

• в пределах инспектируемого периода;
• у одного материально ответственного лица;
• по одному и тому же наименованию МПЗ;
• в равных количествах.

2. Вина материально ответственного или иного лица. Недостачи, превышающие нормы естественной убыли необходимо относить на виновное лица. В классическом понимании, виновное лицо обязывается возместить предприятию сумму причиненного ущерба в полном объеме. Размер нанесенного ущербы определяется по рыночной стоимости утраченного имущества, но не ниже стоимости, отраженной на счетах бухгалтерского учета. При возмещении только балансовой стоимости имущества, проводки будут выглядеть следующим образом:

При возмещении ущерба по рыночной стоимости бухгалтерские записи будут иметь следующий вид:При выявлении недостачи за прошлые отчетные периоды при установлении виновного лица, учесть ее необходимо в составе доходов будущих периодов с одновременным отнесением суммы недостачи на виновное лицо: 

3. Форс мажорные обстоятельства.

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, скорее говорят о наличии ошибок в учетной базе. По этой причине, после получения подобного результата необходимо перепроверить правильность отражения операций в бухгалтерии предприятия. Самыми распространенными ошибками являются:

• отсутствие операции прихода МПЗ;
• дублирование операции списания.

При обнаружении ошибок в отражении фактов хозяйственной деятельности, надлежит провести соответствующие корректировки, т.к. в большинстве случаев подобные ошибки влияют на расчет налоговой базы. Если обнаруженная ошибка не привела к занижению базы в прошедших отчетных периодах, то корректировка допустима текущей датой.

Особенности отражения излишков, обнаруженных в ходе инвентаризации, в бухгалтерском учете зависят от нескольких факторов. Например, если излишки обнаружены на фоне недостачи однотипного МПЗ, то можно утверждать о наличии пересортицы. Если же пересортицы не обнаружено, то бухгалтеру остается или исправить допущенные ошибки, или отразить прочий доход.

На заметку! Учет излишков путем корректировки ошибок в бухгалтерском учете рассматривается не как новый факт хозяйственной деятельности, но как результат неотражения или некорректного отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности. Отсюда можно сделать вывод, что коль это ошибки ведения бухгалтерского учета, то и исправлять их следует по правилам ведения данного учета.

Отражение излишков, образовавшихся по причине допущенных ошибок, аналогично безвозмездному поступлению имущества неизбежно приведет к появлению «искусственных» сумм в финансовом результате, что, в свою очередь, исказит бухгалтерскую отчетность компании. Поэтому, взамен признания дохода, первым делом надлежит устранить допущенные ошибки.

Анализируя результаты проведенной инвентаризации необходимо учитывать факт существенности полученной информации. К несущественной можно отнести информацию, если ее наличие или отсутствие, а также от способа ее проведения не оказывают экономического влияния на решения, принимаемые пользователями финансовой отчетности.

Несущественные ошибки можно исправлять на усмотрение бухгалтера, основываясь на принципе рациональности:

• если ошибку исправить сложно – перспективно;
• если ошибку исправить легко – ретроспективно.

Существенную информацию корректировать следует только ретроспективным методом – данные бухгалтерского учета необходимо привести к виду, как они были бы отражены при отсутствии ошибки, т.е. в том периоде, когда они должны были быть зарегистрированы.

Если же появление излишков – это бесспорный результат допущенной ошибки, но определить период ее возникновения не представляется возможным, то корректировку учета следует произвести самым ранним периодом, когда данная ошибка могла быть допущена. Если ошибка несущественна – ее исправление допускается в текущем периоде.

На заметку! Несколько проще исправлять ошибки, допущенные в текущем налоговом периоде. Порядок исправления таких ошибок не зависит от существенности информации. Бухгалтерские записи регистрируются в учете на дату завершения инвентаризации. 

К примеру, при обнаружении непроведенной поставки, при наличии согласованного акта сверки с контрагентом, в учете необходимо сделать следующую бухгалтерскую запись:Если ошибка заключалась в повторном списании МПЗ в производство, то следует сделать сторнирующую запись:

Несущественные ошибки прошлого налогового периода, следуя принципу рациональности, отражаются таким же образом, что и излишки текущего периода.

Исключение составляют обнаруженные излишки, относящиеся к прошедшему налоговому периоду, в том случае, если годовая отчетность еще не подписана. В этом случае, исправление ошибок необходимо отразить в учете декабрем закрываемого года. Описанное правило распространяет свое действие как на существенную, так и на несущественную информацию по инвентаризации. Бухгалтерские проводки идентичны проводкам, при исправлении ошибок текущего периода. 

Существенные ошибки прошлых периодов, при условии, что бухгалтерская отчетность уже подписана, следует исправлять через счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Правило не распространяется на случаи, когда ошибка возникла вследствие неотражения поставки, при наличии подписанного акта сверки с контрагентом. В этом случае, в периоде обнаружения ошибки следует зарегистрировать следующую бухгалтерскую запись:

В процессе данной корректировки учета необходимо пересчитать сравнительные показатели бухгалтерской отчетности прошлых лет. Исправления затрагивают все периоды, начиная с того момента, когда была допущена ошибка в учете. Если же период возникновения излишка установить невозможно, то исправления следует проводить с самого раннего из периодов, когда ошибка могла возникнуть.

На заметку! Признание прочего дохода следует отражать в учете только в случае, если подтверждено, что отсутствуют факты пересортицы или ошибок в учете.

Положением по ведению бухгалтерского учета предписано учитывать излишки, обнаруженные при инвентаризации по рыночной стоимости. Однако общие правила ведения бухгалтерского учета и учета результатов инвентаризации не содержат определения, что следует считать рыночной стоимостью. Новые ФСБУ 5/2019, 6/2020 и 26/2020 предлагают взамен понятия «рыночная» стоимость использовать стоимость «справедливую». Справедливую стоимость необходимо определять, следуя нормам МСФО 13 «Оценка справедливой стоимости».

Бухгалтерская запись при этом должна иметь следующий вид:

Нужна ли переоценка МПЗ и в каком порядке она проводится

Проведение переоценки МПЗ позволяет определить справедливую стоимость имеющихся в распоряжении предприятия запасов, а также создать необходимый резерв.

Поводом для проведения переоценки может послужить:

• обнаружение факта устаревания МПЗ и невозможность их использования в производственном процессе;
• потеря МПЗ части потребительских качеств;
• значительное снижение рыночной стоимости, что ведет к необходимости приведения учета к стоимости справедливой, в отношении данных МПЗ.

Для того, чтобы обезопасить предприятие от возникновения значительных сумм убытков в следствии одномоментного списания большого количества МПЗ, создаются резервы. Учет подобных резервов ведется на счете 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

Создание резерва в виде бухгалтерской записи можно отразить следующим образом:

Как правило, в учете подобную проводку регистрируют после получения результатов инвентаризации и переоценки, до составления годовой отчётности.

На заметку! Законодательно не определено, как часто предприятие должно проводить переоценку МПЗ, поэтому за организациями сохранено право определять периодичность проведения переоценки самостоятельно.

При передаче в эксплуатацию МПЗ, в отношении которых предварительно был создан резерв, имеющийся резерв послужит для улучшения финансового результата. В бухгалтерии, в разрезе каждого из резервов, будет отражена следующая запись:При проведении переоценки МПЗ необходимо создать и утвердить приказ руководителя о проведении переоценки. Сама переоценка проводится на основании инвентаризационной описи, полученной по результатам проведенной ревизии.

На заметку! По результатам проведенной переоценки составляется акт об уценке МПЗ.

Таким образом, можно смело утверждать, что проведение переоценки и создание под нее резерва является обязательным условием корректного ведения бухгалтерского учета МПЗ.

Итоги

Подводя итог публикации, следует еще раз напомнить, что инвентаризация МПЗ является неотъемлемым процессом хозяйственной деятельности каждого предприятия, в котором главенствующая роль отводится специальной инвентаризационной комиссии. По итогам инвентаризации, в обязательном порядке проводится приведение учетных данных к фактическим, а также, в случае необходимости, осуществляется переоценка МПЗ.