Разделение отпуска на части

Нормативные особенности разделения отпуска на части

Продолжительность основных ежегодных отпусков регламентируется ТК РФ и согласно ст. 115 ТК РФ составляет 28 календарных дней. Уменьшение  соответствующего количества дней отпуска является незаконным, а увеличение возможно по согласованию с работодателем.

Сроки отдыха персонала устанавливаются предприятиями в графике отпусков, который составляется с учетом пожеланий сотрудников, отраслевой специфики компании. В свою очередь, есть дополнительные оплачиваемые отпуска, регламентируемые ст. 116 ТК РФ. Предоставляться они могут по разным основаниям, закрепляемым различными законами: работникам на Крайнем Севере, занятым на вредных производствах, и др.

Инициатором разделения отпуска на части может выступать как руководитель организации, так и сам работник. Можно ли организовать отдых не один, а 2 или 3 раза в год? Законодательство России учитывает потребности юридических и физических лиц и предусматривает разделение отпуска на части. В ТК РФ этому вопросу посвящена ст. 125.

Если работнику полагается и основной, и дополнительный отпуск, то в целях применения положений ст. 125 ТК РФ в расчет берется общее количество составляющих их дней.

Указанная статья устанавливает, что работник может отгуливать ежегодный отпуск частями при одновременном соблюдении двух условий:

• при наличии соглашения с работодателем о разделении отпуска;
• при минимальной продолжительности хотя бы одной части отпуска в 14 непрерывных календарных дней.

Указанный минимальный отпуск может быть сформирован как из дней основного отпуска, так и из дней дополнительного (либо — частично за счет основного, частично — за счет дополнительного).

Порядок использования оставшихся 14 дней отпуска или большего их количества, если их предоставление предусмотрено (в рамках основного, дополнительного оплачиваемого отпусков) никак не ограничивается законодательством РФ. Он определяется по согласованию между работодателем и работником. Работодатель не вправе навязывать тот или иной обязательный график использования работником оставшихся дней отпуска (письмо Роструда от 17.07.2009 №2143-6-1, письмо Минтруда России от  08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477).

Можно ли отозвать работника из второй части отпуска, которая составляет 14 дней, так, чтобы осталось менее 14 дней отпуска? Отвечают эксперты системы КонсультантПлюс. Если вы не подключены к онлайн версии системы КонсультантПлюс, то перейдите по этой ссылке и оформите бесплатный пробный доступ к системе на 2 дня.

Принимать локальные нормативы, предписывающие определенным образом делить отпуск на части, в том числе в отношении периодов, превышающих неделимый 14-дневный срок отдыха, предприятию нельзя. Это будет противоречить ст. 8 ТК РФ, по которой локальные акты организации не должны ухудшать положения работников в сравнении с условиями, прописанными в Трудовом Кодексе РФ (в данном случае — зафиксированными в ст. 125 ТК РФ).

Обратите внимание! Если человек уже отгулял половину отпуска, раздробив его, то вторая половина в 14 дней разделению не подлежит ни при каких условиях. Это следует из положений ст. 125 ТК РФ, а также п. 2 ст. 8 Конвенции № 132 Международной организации труда "Об оплачиваемых отпусках" (которая ратифицирована законом РФ от 01.07.2010 № 139-ФЗ и вступила в силу на территории России с 06.09.2011).

Основные условия деления очередного отпуска:

1. Хотя бы одна часть должна быть длительностью как минимум 14 календарных дней подряд.
2. Разделение должно быть согласовано с работодателем и сотрудником.
3. Продолжительность одного из отрезков в 14 календарных дней подряд не подлежит изменению в целях соблюдения норм разделения отпуска на части по ТК РФ (ст. 125).

Не разрешается дробить следующие виды отпусков:

• учебный — относится к целевым, предоставляется на конкретный период, указанный в справке-вызове;
• отпуск по беременности и родам — наравне с учебным по существу относится к целевым периодам освобождения от работы и потому вносить изменения в его сроки запрещено (ст. 255 ТК РФ, письмо Роструда от 24.05.2013 № 1755-ТЗ).

Как оформляется разделение отпуска на части

Оформить деление отпуска можно 2 способами. 

Варианты оформления разделения отпуска:

1. При самостоятельном составлении заявления — когда работник подает этот документ на имя руководителя организации с указанием желаемых сроков. Затем происходит утверждение и в случае положительного решения издается приказ по форме Т-6 о предоставлении отпуска работнику.
2. В рамках составления ежегодного графика отпусков — когда персонал заблаговременно знакомится с графиком и подписью подтверждает ознакомление. Внесение дней происходит по частям, в соответствующей графе каждый сотрудник проставляет подпись об ознакомлении с информацией.

Следует иметь в виду, что, по мнению судов, проставление работником подписи в списке ознакомления сотрудников с графиком отпусков не свидетельствует о достижении между работником и работодателем соглашения о разделении отпуска на части (Решение Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 06.07.2018 № 12-285/2018).

Поэтому, чтобы избежать споров, работодателю, по возможности, следует ориентироваться именно на первый вариант, то есть с предоставлением заявления.

А если он неудобен для работодателя, то можно задействовать вариант с графиком отпусков. В лист ознакомления следует включить формулировку, отражающую факт выражения согласия работника с предложенным графиком, который предусматривает разделение отпуска на определенные периоды.

Алгоритм действий для бухгалтера:

Препдоложим, выбран первый вариант оформления: через заявление работника. Тогда по порядку надо совершить данные действия: 

1. Принять заявление от работника — обязательно проверьте наличие Ф. И. О. специалиста, даты начала/окончания отпусков по частям, даты заполнения и присутствие личной подписи.
2. Утвердить заявление у руководителя (виза на заявлении).
3. Составить приказ на отпуск по форме Т-6 и утвердить у руководителя.
4. Заполнить записку-расчета по форме Т-60.
5. Внести сведения в личную карточку работника (если она ведется) и в табель учета времени работы.

Ознакомимся с примером расчета отпускных за 14-дневный минимальный отпуск.

Пример расчета отпуск за 14 дней отпуска

Предположим, что сотруднику предприятия предоставляется отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 4 по 17 декабря 2024 г. Для расчета отпускных берется период с декабря 2023 г. по ноябрь 2024 г. Оклад за указанное время составляет 25 000 руб. Исключаемых периодов не было.

Среднедневной заработок = (25 000 руб. х 12 мес.) / 12 / 29,3 = 853,24 руб.

Размер отпускных = 853,24 руб. х 14 дн. = 11 945,36 руб.

Сумма к выдаче «на руки» = 11 945,36 руб. – 1 553 руб. (13 % от 11 945,36 руб., НДФЛ) = 10 392,36 руб.

Как нельзя делить отпуск на части

Перечислим основные ошибки при разделении отпуска:

1. Если сотрудник компании не соглашается делить очередной отпуск — согласно разъяснениям регулирующих ведомств, работодателю запрещается в одностороннем порядке утверждать разделение отпуска на части.
2. Если работодатель пытается вторую половину отпуска раздробить на мелкие отрезки локальным нормативом — согласно ст. 8 ТК РФ, это незаконно, поскольку соответствующие нормативы не могут ухудшать условия труда в сравнении с теми, что прописаны в ТК РФ.
3. Если отпуск делится на мелкие части и предоставляется исключительно на выходные дни — такая практика не вызывает одобрения трудовой инспекции и может привести к конфликту с проверяющими. Ведь выходные дни в любом случае относятся к нерабочим (ст. 107 ТК РФ).

Итоги

По закону, возможно разделение отпуска на части. Однако, одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Когда можно и нельзя делить отпуск, рассказано выше в статье.