Несмотря на переход к ЭТК (электронным трудовым книжкам), большинство работающих граждан продолжают ведение традиционных документов на бумажных бланках. Пока человек трудится, его бумажная трудовая хранится у работодателя, а при увольнении, производится выдача трудовой книжки «на руки» бывшему сотруднику. Порядок передачи документа регламентирован нормами трудового законодательства. Расскажем, в какие сроки, и в каком порядке происходит выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника.
Когда выдают трудовую книжку при увольнении
В настоящее время порядок ведения трудовых бумажных книжек регламентирован Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, а с 01.09.2021 г. его заменит Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021.
Работодатели (юрлица и ИП) обязаны вести трудовую книжку на всех, кто проработал у них более 5 дней, если эта работа является для них основной. Также, по новым правилам, действующим с 01.09.2021 г., работодатель должен внести записи о трудовой деятельности в трудовую дистанционного работника, если он ее предоставит (например, по почте). На лиц, впервые устраивающихся на работу в 2021 году и позднее, бумажные бланки уже не заводят, но для тех, чей трудовой путь начался раньше, ведение бумажных ТК обязательно (при условии, что они не перешли на ЭТК).
Сотрудник может уволиться по собственному желанию, либо по инициативе работодателя, также расторжение трудовых отношений возможно по обоюдному соглашению сторон. Какой бы ни была причина увольнения, трудовая книжка выдается работнику в единые сроки, установленные законом.
Днем прекращения трудового договора является последний день работы увольняющегося сотрудника. Именно в этот день работодателем производится, наряду с окончательным расчетом, выдача трудовой книжки (ТК РФ, ст. 84.1), а также всех остальных полагающихся документов. Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, трудовая должна быть ему выдана в последний день работы до начала отпуска. Работодатель не вправе задерживать выдачу книжки, даже если сотрудник на момент увольнения, к примеру, не передал все числящиеся за ним матценности.
Возможна ситуация, когда работник незадолго до увольнения пишет заявление на отказ от ведения бумажной трудовой и переходе на ее электронный аналог («Сведения о трудовой деятельности», согласно ст. 66.1 ТК РФ). В этом случае срок выдачи трудовой книжки «на руки» не должен превышать трех дней (рабочих) с даты подачи заявления, а если до увольнения осталось менее 3-х дней, она выдается не позднее даты увольнения (п. 35 Порядка ведения ТК, утв. Приказом Минтруда № 320н). При выдаче документа помимо записи об увольнении в него вносится запись о подаче заявления о переходе на ЭТК (сведения о трудовой деятельности).
Порядок выдачи трудовой книжки увольняющемуся
Запись о расторжении трудового договора вносится в трудовую книжку не ранее дня увольнения. При этом причина увольнения указывается в точном соответствии формулировкам соответствующих статей ТК РФ. Внесенные за время работы записи заверяются подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых на предприятии). При наличии у работодателя печати, ставится ее оттиск.
Согласно действующим Правилам, когда выдается трудовая книжка лично в руки работнику, он должен заверить все записи, внесенные работодателем в трудовую, своей подписью (п. 35 Правил, утв. Постановлением № 225). Но с 01.09.2021 г. это требование отменяется.
Если работник сам не может прийти за трудовой по какой-либо причине, он может поручить это своему представителю (родственнику или иному лицу). Для этого необходимо оформить нотариальную доверенность на человека, которому поручается получение документа, с указанием его паспортных данных и перечня полномочий.
В случае прекращения трудового договора по причине смерти работника, трудовая выдается члену семьи умершего после его обращения за ней (под расписку) — он должен предъявить свидетельство о смерти. По письменному заявлению родственника трудовая может быть выслана ему по почте (п. 38 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н).
Если выдача трудовой книжки в срок невозможна
Работник может без каких-либо объяснений не явиться за своей трудовой книжкой или отказаться от ее получения (например, если считает свое увольнение неправомерным). Как действовать работодателю в такой ситуации?
Если в день увольнения выдача трудовой книжки работнику невозможна по причине его отсутствия, либо в связи с его отказом от получения документа, работодателю, во избежание санкций, следует в тот же день направить работнику письменное уведомление (например, заказным письмом, телеграммой и т.п.), в котором указывается, что бывшему сотруднику необходимо явиться за своей трудовой лично, либо согласиться на отправку книжки по почте. Со дня отправки такого письма с работодателя снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки при увольнении (ТК РФ, ст. 84.1).
Если работник согласен на получение документа по почте, он должен подтвердить это в письменном виде, прислав согласие, например, письмом по почте. Пока согласие не будет получено, отправлять ему трудовую нельзя (п. 37 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н).
Если задержана выдача трудовой книжки при увольнении
ТК РФ обязывает работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения, а если работник не явился за ней, ему в тот же день направляется вышеуказанное письменное уведомление. Отправка уведомления освобождает работодателя от ответственности за нарушение срока выдачи.
Также ответственность не наступает, если последний день работы отличается от даты оформления прекращения трудовых отношений при увольнении в связи с прогулом,(пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), осуждением работника судом к наказанию (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) или при увольнении сотрудницы, с которой был продлен договор до окончания ее беременности или отпуска по беременности и родам (ч. 2 ст. 261 ТК РФ). В этом случае трудовую нужно выдать в течение 3 дней (рабочих) после обращения за ней работника.
Но если задержка произошла по вине работодателя, ему грозит ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа в размере:
- 1000-5000 руб. – для должностных лиц и работодателей – ИП;
- 30 000-50 000 – для организаций.
Задержка выдачи трудовой лишает уволенного сотрудника возможности устроиться на новую работу, поэтому работодателю придется нести еще и материальную ответственность, если работник подаст соответствующий иск в суд. Компенсации подлежит заработок, не полученный работником за все время, пока он не мог получить документ на руки (ст. 234 ТК РФ).