Ежегодная инвентаризация перед годовой бухгалтерской отчетностью: сроки, правила и документы

Обязательна ли инвентаризация перед годовой отчетностью?

Да, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация обязательна. Ее цель — подтвердить достоверность показателей бухгалтерского учета и отчетности на конец отчетного года.

Исключение составляют активы, по которым инвентаризация уже проведена в допустимый срок либо для которых нормативными правилами предусмотрена иная периодичность.

По общему правилу организация самостоятельно закрепляет порядок инвентаризации в учетной политике. До начала годовой кампании необходимо проверить, содержит ли учетная политика правила проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих бухгалтерский учет, по ФСБУ 28/2023. В документе желательно закрепить:

• периодичность проверки;
• состав комиссии;
• виды инвентаризации;
• порядок работы с удаленными и обособленными подразделениями;
• состав и формы документов;
• перечень объектов инвентаризации;
• правила обработки результатов;
• правила пересчета, взвешивания и измерения;
• порядок оформления расхождений;
• сроки передачи материалов в бухгалтерию.

Однако локальный порядок не может отменять обязанность провести проверку в случаях, установленных законодательством.

Инвентаризация также обязательна, в частности:

• при смене материально ответственного лица;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• после пожара, аварии, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в иных случаях, предусмотренных нормативными актами и учетной политикой.

Что изменилось в процессе инвентаризации в 2026 году?

1. Оценка излишков: согласно ФСБУ 28/2023, выявленные излишки по стоимости, определяемой правилами бухгалтерского учета и учетной политикой (как правило, по текущей рыночной/справедливой стоимости или по стоимости аналогичных активов при отсутствии рыночных данных).
2. Дата отражения результатов: инвентаризационные разницы (излишки, недостачи) должны быть отражены в бухучете в том периоде, в котором завершилась проверка. Для годовой проверки крайняя дата отражения — 31 декабря 2026 года (в годовой отчетности за 2026 год).
3. Формы документов: коммерческие организации имеют право использовать как унифицированные бланки Госкомстата (ИНВ), так и собственные разработанные формы при условии наличия в них обязательных реквизитов. Бюджетные учреждения применяют электронные формы из Приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н (ф. 0510439, 0510463 и др.).

Сроки проведения: когда и до какой даты нужно проводить инвентаризацию

Годовую инвентаризацию проводят перед составлением отчетности. Для большинства объектов проверку организуют по состоянию на 31 декабря отчетного года. При этом фактические мероприятия можно начать заранее.

На практике применяется следующий подход:

• запасы, основные средства, нематериальные активы и капитальные вложения можно инвентаризировать в 4 квартале, начиная с 1 октября;
• денежные средства, расчеты, финансовые вложения и другие активы и обязательства проверяют по состоянию на 31 декабря;
• результаты должны быть отражены в учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, на которую проведена инвентаризация.

Если отдельные объекты проверяли после 1 октября 2026 года, повторно включать их в обязательную годовую инвентаризацию на 31 декабря обычно не требуется, если фактическое наличие и состояние имущества не изменились.

Что подлежит инвентаризации?

Проверке подлежат активы, обязательства и отдельные объекты, которые не всегда отражены на балансе организации.

К активам относятся:

• основные средства (ОС);
• нематериальные активы;
• запасы, товары, сырье, материалы, готовая продукция;
• незавершенное производство;
• капитальные вложения;
• денежные средства в кассе и на счетах;
• финансовые вложения;
• дебиторская задолженность;
• расходы будущих периодов, если они учитываются организацией;
• имущество, полученное в аренду, на хранение, в переработку или комиссию.

Проверяются также обязательства:

• кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками;
• задолженность перед работниками;
• расчеты с бюджетом и фондами;
• кредиты и займы;
• обязательства по аренде;
• оценочные обязательства;
• авансы полученные и выданные;
• прочие расчеты.

Отдельно нужно проверить имущество, которое фактически находится у организации, но принадлежит другим лицам. В бухгалтерском учете такое имущество обязательно отражается на забалансовых счетах. Его отражают в инвентаризационных документах с указанием собственника и основания нахождения (например, арендованная недвижимость, товары на комиссии или консигнации и т.д.).

Пошаговый порядок проведения инвентаризации

1. Подготовительный этап

Издание Приказа. Руководитель заблаговременно выпускает приказ до старта проверки. В нем указывают:

• основание и цель проверки;
• дату или период проведения;
• дату, на которую определяется фактическое наличие;
• перечень объектов и подразделений;
• состав комиссии;
• материально ответственных лиц (МОЛ);
• сроки сдачи описей и иных документов;
• порядок оформления результатов.

В приказе можно использовать унифицированную форму ИНВ-22 либо форму, разработанную организацией самостоятельно.

1.1 Сбор расписок. До начала подсчета МОЛ сдают в бухгалтерию все первичные документы и подписывают расписку о том, что у них нет неоприходованных или списанных втихую ценностей. Материально ответственное лицо не должно участвовать в комиссии как независимый проверяющий. Комиссия проверяет пломбы, состояние помещений, доступ к складам и наличие отдельных зон хранения.

1.2 Проверка кворума. Для легитимности проверки необходимо присутствие минимум 80% членов комиссии. ФСБУ 28/2023 разрешает удаленное участие членов комиссии по видеосвязи (если это прописано в учетной политике и ведется видеозапись). МОЛ обязано присутствовать лично, но в состав комиссии входить не может.

2. Фактическая проверка

Комиссия физически взвешивает, обсчитывает и измеряет имущество (не формально оценивает наличие и объем). Допускается использование современных технических средств: сканеров штрихкодов, RFID-меток и дронов (для труднодоступных мест). Данные заносятся в инвентаризационные описи (ИНВ-1, ИНВ-3) или акты (ИНВ-15, ИНВ-17).

3. Сверка данных с бухгалтерией

Бухгалтерия сопоставляет фактические результаты с учетными данными (с оборотно-сальдовыми ведомостями, карточками учета, складскими регистрами и аналитикой по счетам.). При наличии расхождений оформляются сличительные ведомости (формы ИНВ-18 и ИНВ-19). От МОЛ в обязательном порядке требуются письменные объяснения по любым излишкам или недостачам.

4. Оформление результатов и заседание комиссии

Комиссия проводит заседание, оценивает излишки (по справедливой или балансовой стоимости) и выявляет причины расхождений. Документы подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. Исправления в документах должны быть оговорены и заверены подписями лиц, подписавших документ. Акт инвентаризации желательно составлять не менее чем в 3 экземплярах (по одному бухгалтерии, МОЛ и комиссии).

Итоги фиксируются в ведомости ИНВ-26 и итоговом протоколе. Руководитель утверждает результаты и принимает решения о списании, оприходовании излишков, взыскании ущерба или иных действиях.

Как провести инвентаризацию при реорганизации? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Какие документы нужно оформить по результатам инвентаризации?

Организация вправе разработать собственные формы с обязательными реквизитами либо применять унифицированные формы Госкомстата (ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-17, ИНВ-19, ИНВ-26).

ИНВ-1 — инвентаризационная опись основных средств. В ней отражают инвентарный номер, наименование объекта, год выпуска или приобретения, фактическое наличие и сведения бухгалтерского учета.

Для нематериальных активов применяют отдельные формы либо собственные описи. Важно зафиксировать не только наличие объекта, но и документы, подтверждающие права организации на него.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В нее включают товары, материалы, сырье, готовую продукцию и другие запасы.

По каждой позиции указывают наименование, номенклатурный номер, единицу измерения и фактическое количество. Если запасы находятся в неисправном, просроченном или поврежденном состоянии, это фиксируют отдельно.

ИНВ-17 — акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Документ составляют на основании сверки аналитического учета, договоров, первичных документов и актов сверки.

По задолженности важно определить:

• сумму;
• контрагента;
• дату возникновения;
• срок исковой давности;
• наличие подтверждающих документов;
• вероятность погашения;
• необходимость создания резерва по сомнительным долгам.

Сличительные ведомости составляют по объектам, где обнаружены расхождения. Для ТМЦ традиционно используется форма ИНВ-19, а для обобщения результатов — ИНВ-26.

Читайте также: Инвентаризация ОС: проводки

Особенности проведения инвентаризации по разным участкам

Если инвентаризацию проводят несколько дней, товары и материалы продолжают поступать, отпускаться и перемещаться, то может возникнуть ошибка подсчета, если бухгалтер будет сравнивает фактический пересчет с остатками на другую дату.

Чтобы избежать расхождений, необходимо:

1. временно ограничить движение имущества;
2. выделить зоны для уже проверенных объектов;
3. вести отдельный учет операций за период проверки;
4. фиксировать приход, отпуск и перемещение после пересчета;
5. корректно определить остатки на дату инвентаризации.

Особенно это важно для складов с постоянным движением товаров, магазинов, производственных участков и обособленных подразделений.

Как провести инвентаризацию незавершенного строительства? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Как отразить результаты инвентаризации в учете и отчетности

Выявленные результаты отражают в бухгалтерском учете того периода, к которому относится дата инвентаризации. Для годовой инвентаризации за 2026 год это означает отражение результатов в учете за 2026 год, если проверка относится к состоянию на 31 декабря.

• Излишки имущества приходуют по соответствующей статье учета. Их стоимость определяется в порядке, установленном применяемыми правилами бухгалтерского учета и учетной политикой.
• Недостачу сначала относят на виновное лицо, если оно установлено и есть основания для взыскания. Если виновное лицо не установлено либо взыскание невозможно, недостачу списывают на расходы в установленном порядке при наличии подтверждающих документов.
• Пересортица может быть зачтена при соблюдении условий: один и тот же проверяемый период, одно материально ответственное лицо и одинаковая номенклатурная группа. Решение о зачете оформляет руководитель на основании предложений комиссии.
• По устаревшим, поврежденным и неликвидным запасам оценивают необходимость создания резерва под снижение стоимости или списания.
• По сомнительной дебиторской задолженности проверяют корректность резерва и отражения в отчетности.

Как недостачи, выявленные при инвентаризации, отразить в налоговом учете? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Итоги

Годовая инвентаризация в 2026 году остается обязательной процедурой для подтверждения достоверности бухгалтерской отчетности. Имущество можно проверять в 4 квартале, как правило начиная с 1 октября, но результаты должны относиться к соответствующей дате и быть отражены в учете за 2026 год. Полный комплект документов — приказ, описи ИНВ-1 и ИНВ-3, акт ИНВ-17, сличительные ведомости и итоговый протокол — поможет обосновать показатели годовой отчетности и подтвердить соблюдение порядка инвентаризации.