Выездная проверка может грозить организациям и ИП не только со стороны налоговой службы или ПФР, но и со стороны ФСС. Целью таких проверок является контроль за соблюдением работодателями правильности исчисления и уплаты страховых взносов, а также страховых выплат. Что проверяет ФСС при выездной проверке, как долго она обычно длится, и какие документы могут затребовать у работодателя, узнайте далее.
Выездная проверка ФСС 2020: кому ожидать визита проверяющих
Выездная проверка ФСС проводится с целью контроля за соблюдением работодателями правильности исчисления и полноты уплаты страховых взносов. До 01.01.2017 г. ведомство полностью курировало все вопросы, связанные со страховыми взносами на соцстрахование. Однако, после того как утратил силу закон № 212-ФЗ от 24.07.2009 г., администрированием взносов, связанных с временной нетрудоспособностью и материнством, вместо ФСС стала заниматься ФНС (к ведению налоговиков перешли также взносы на пенсионное и медстрахование - гл.34 НК РФ). При этом ФСС остался администратором страховых взносов на «травматизм».
Но это не означает, что поводов для выезда у ФСС не осталось.
Во-первых, период после 01.01.2017 г. хотя формально и проверяет ФНС, но проверки проводятся совместно двумя ведомствами. В отношении взносов на случай болезни и материнства, начиная с 01.01.2017 г., Фонд получает сведения о произведенных страхователями начислениях и расходах от налоговиков (по данным из «Расчета по страховым взносам»). Плановая выездная проверка ФСС в части контроля за расходованием средств на оплату больничных и пособий проводится совместно с ИФНС.
Во-вторых, правильность начисления взносов на «травматизм» ФСС регулярно проверяет самостоятельно.
Критерием выбора страхователей, подлежащих контролю, могут стать:
- выплата пособий работникам за счет средств ФСС;
- выплаты физлицам, не облагаемые страхвзносами;
- уплата взносов по льготным тарифам;
- выявление расхождений при камеральной проверке.
Порядок проведения выездной проверки ФСС регулируется ст. 26.16 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.
Ежегодно территориальные подразделения ФСС составляют годовой план проверок организаций и ИП на подведомственной территории. План выездных проверок ФСС на 2020 год по взносам на «травматизм» можно узнать на сайте территориального ведомства. Включить туда ФСС вправе любую организацию или предпринимателя-страхователя.
Помимо плановых проводятся и внеплановые проверки по сигналам от сотрудников или жалобам, а также в случае ликвидации работодателя.
Какие подготовить документы к выездной проверке ФСС
Согласно п.7 ст. 26.16 закона № 125-ФЗ, в рамках выездной проверки могут быть затребованы документы не более, чем за 3 последних года, предшествующих году вынесения решения о проверке. Т.е. для проверок, проводимых в 2020 г. проверяемыми периодами станут 2017-2019 гг. Кроме того, проводиться выездная проверка должна не чаще одного раза в три года.
Проверке подлежат:
- точность расчета суммы взносов на «травматизм»;
- выплаты по несчастным случаям на производстве;
- выплаты по профессиональным заболеваниям.
Поскольку проверка может проводиться совместно с ИФНС, могут проверить также правильность начисления расходов на обязательное социальное страхование, в т.ч.:
Как правило, работодателю следует подготовить к проверке по взносам на «травматизм» следующие документы:
- учредительные документы;
- учетная политика;
- лицензии;
- локальные акты об организации труда;
- штатное расписание;
- должностные инструкции;
- трудовые и коллективные договора;
- трудовые книжки;
- приказы о приеме на работу;
- табели учета рабочего времени;
- договоры ГПХ;
- выписки операций по кассе и расчетному счету;
- расчетные ведомости по зарплате за последние 3 года;
- листки нетрудоспособности;
- справки-расчеты по всем пособиям, а также выплатам в связи с несчастными случаями;
- отчеты 4-ФСС за проверяемый период.
Перечень не полный, т.к. специалисты вправе затребовать и другие документы в зависимости от цели проверки. Например, проверяя законность произведенных расходов на выплату пособий, могут запросить копии свидетельств о рождении детей сотрудниц- «декретниц», заявления и приказы о предоставлении декретных отпусков и т.п.
Работодателю важно следить за тем, чтобы основной пакет документов был надлежащим образом оформлен.
Выездная проверка ФСС: сроки
Срок выездной проверки организации или ИП ограничен 2 месяцами со дня вынесения решения о ее начале. В исключительных случаях, если на то есть достаточные основания, а также при наличии у компании более четырех «обособок», срок может быть продлен до 4 месяцев или до полугода (п. 9, 10 ст.26.16 закона № 125-ФЗ). Обособленные подразделения должны проверяться не дольше месяца (п.13 ст. 26.16). На практике же срок выездной проверки большинства страхователей может составлять всего 1-2 рабочих дня.
При этом закон не обязывает ФСС заранее предупреждать страхователя о готовящейся проверке.
По итогам проверки (в последний ее день) составляется справка о ее окончании, а затем, в течение еще двух месяцев – акт проверки по форме, утвержденной приказом ФСС № 9 от 25.01.2017 г. (Приложения № 5, 8). Акт в течение 5 рабочих дней направляется проверяемой организации или предпринимателю, у которых есть 15 рабочих дней на то, чтобы подать свои письменные возражения (при их наличии).
При выявлении нарушений, после составления акта и рассмотрения возражений страхователя, выносится решение о привлечении страхователя к ответственности и взыскании недоимок и штрафов, либо об отказе в его привлечении. Через 10 дней после вынесения решение вступает в силу, и работодателю, привлеченному к ответственности, направляется требование о погашении недоимки и уплате штрафа и пени (ст. 26.20 закона № 125-ФЗ).
Таким образом, несмотря на то, что ФСС курирует в полной мере только взносы на «травматизм», выездная проверка может затребовать документы и по тем страховым взносам, которые с 2017 г. администрирует ИФНС: т.е. кадровую документацию и бухгалтерскую документацию, касающуюся ФОТ, больничных и иных пособий. Работодателю следует обеспечить полноту и свободу доступа к документам, касающимся предмета проверки.