Доплата до среднего заработка при командировке

Оплата по среднему заработку в командировке

Согласно ТК РФ служебная командировка есть поездка сотрудника на определенный срок для выполнения распоряжений руководства компании за пределы места постоянной работы.

На весь период пребывания основного сотрудника организации в служебной поездке за ним должен быть сохранен средний заработок. Выплата среднего заработка осуществляется за все дни работы сотрудника вне места основного рабочего места, т.е. за все дни командировки, согласно утвержденного для конкретного сотрудника графика. В этот период также включаются дни нахождения в пути, а также время вынужденной задержки. Кроме того, оплатить из расчета по среднему необходимо и командировку, продолжительность которой не превысила одного дня.

Важно! Дни командировки, рассчитанные на основе среднего заработка, перечисляются командированному лицу одновременно с выплатой очередной заработной платой.

Начисляя заработную плату за время выполнения служебного задания в командировке, за расчетный период необходимо принимать 12 календарных месяцев до периода, в котором возникла необходимость произвести оплату из расчета среднего заработка. Из обозначенного периода в обязательном порядке исключается время, которое не подлежит включению в базу для расчета среднего заработка:

• период отсутствия работника на основании листка временной нетрудоспособности;
• период, приходящийся на больничный лист, выданный в связи с беременностью и родами;
• период, на который сотрудник оформлял отпуск без сохранения заработной платы;
• суммарное время, выделенное работнику в качестве дополнительных оплачиваемых выходных, предоставленных в связи с уходом за детьми-инвалидами или инвалидами детства;
• периоды простоя по вине работодателя или по иным основаниям, не зависящим ни от сотрудника, ни от организации;
• периоды, приходящиеся на забастовки, в которых сотрудник не принимал участия, но во время которых не имел возможности выполнять свои трудовые обязанности;
• иные периоды, когда сотрудник не работал по причинам, предусмотренным законодательством.

Расчет среднего заработка для оплаты дней пребывания в служебной командировке невозможен без определения такого показателя, как средний дневной заработок. Формула для его расчета представлена ниже:

Расчет суммы среднего заработка можно произвести при помощи следующей формулы:

При определении базы для расчета среднего дневного заработка учитываются все нижеперечисленные доходы:

• основная заработная плата сотрудника;
• денежное содержание муниципальных служащих;
• вознаграждения комиссионного характера;
• гонорар штатного редакторского состава газет, журналов и прочих СМИ;
• надбавки и доплаты — за квалификацию, выслугу лет, совмещение должностей и т.п.;
• компенсационные выплаты, связанные с особым режимом работы или условиями труда — районные надбавки, доплата за сложность и напряженность, доплата за работу в ночное время, доплата за работу в многосменном режиме, доплата за работу в праздничные и выходные дни, доплата за сверхурочную работу;
• премии и вознаграждения, которые предусмотрены утвержденной системой оплаты труда — в расчет принимаются премии, выплаченные в пользу сотрудника на протяжении всего расчетного периода (не исключение и те, которые относятся к другому периоду, кроме годовых, они включаются в базу для расчета среднего заработка независимо от даты начисления).

Важно! В расчет среднего заработка входят премии, начисленные за календарный год, предшествующий командировке. Таким образом, если начисление годовой премии пришлось на срок, позже даты расчета среднего заработка, то его придется пересчитать и доплатить сотруднику, причитающиеся ему суммы среднего заработка за дни нахождения в служебной командировке.

Рекомендуем полезный материал от "КонсультантПлюс" о расчетах с работником, направленным в командировку. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Пример расчета среднего заработка для оплаты командировки

В январе 2023 года сотрудник ООО «Х» был направлен в служебную командировку. Продолжительность поездки составила 3 дня. Нахождение работника вне места постоянной работы совпало с праздничными днями с 4 по 6 января.

Как мы уже сказали выше, дни командировки должны быть оплачены сотруднику исходя из его среднего заработка. Расчетный период приходится на январь 2022 – декабрь 2022 года, что составляет 247 рабочих дней. Должностной оклад сотрудника составляет 196 442,61 руб.

На протяжении указанного расчетного периода, сотрудник неоднократно выезжал в командировки. Кроме того, дважды оформлял очередной отпуск. Помимо этого в 2022 году сотрудником было предоставлено для оплаты несколько листков нетрудоспособности. Периоды болезни и отпусков и суммы, начисленные за эти периоды при расчете среднего заработка необходимо исключить.

Расчетным путем было определено, что общее количество дней, подлежащих исключению из расчетного периода составляет 41 день.

База для расчета среднего дневного заработка складывается из следующих выплат:

Сумма выплаты за дни командировки с учетом того, что все дни командировки пришлись на праздничные дни, выглядит следующим образом:

Если командировка переходит из одного месяца в другой

Чтобы понять, как правильно поступить в том случае, если командировка начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, нужно вспомнить правило определения расчетного периода для расчета среднего заработка:

«Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата».

Иными словами, средний дневной заработок необходимо рассчитывать один раз — на дату начала командировки.

Время, которое сотруднику предстоит провести в служебной поездке, равно как и период, на который за ним сохраняется средний заработок, определяется приказом руководителя, составленным и подписанным до начала командировки.

В случае, если в момент нахождения сотрудника в командировке возникла необходимость продлить срок его пребывания в служебной поездке, то издается новый приказ, который корректирует данные исходного. Таким образом, основания для определения нового расчетного периода не возникает.

Но, если одна командировка у сотрудника закончилась, а вторая начинается непосредственно за первой, то тут возникает новый период командирования, которому соответствует новый расчетный период.

Доплата до среднего заработка в командировке

Организации, которые заботятся о благосостоянии своих сотрудников, нередко применяют систему индексации окладов. В случае с оплатой командировочных дней «по среднему» это нередко приводит к ситуации, когда расчет по среднему составляет сумму меньше, чем если бы работник получил обычную заработную плату, не выезжая в командировку.

В случае возникновения подобной ситуации, возникает необходимость обеспечить меры, при которых сотрудник получит заработную плату не менее оклада.

Однако, говорить о том, что работодатель оплатит командировку «по окладу» не правильно, поскольку сумма, равная окладу обеспечивается путем выплаты сотруднику компенсационной выплаты – доплаты до оклада за дни, проведенные в служебной поездке.

ТК РФ прямо запрещает ухудшать положение сотрудников. Именно этим и обусловлено начисление работнику доплаты, как разницы между окладом и суммой, рассчитанной «по среднему».

На заметку! Любые компенсационные доплаты, включая и доплату до среднего, в обязательном порядке должны быть закреплены в локальных нормативно-правовых актах. Это могут быть трудовой или коллективный договоры, или иной внутренний документ.

Пример расчета доплаты

Сотрудник ООО «Х» находился в служебной командировке с 30 по 31 мая 2023 года. Коллективным договором предприятия предусмотрена возможность осуществления доплаты до оклада при служебных командировках. Оклад командированного сотрудника составляет 50 тыс. руб.

Для того, чтобы не допустить ущемление интересов сотрудника, первоначально рассчитывается сумма среднего заработка на дни служебной поездки. После чего полученный результат сравнивается с суммой, начисленной за эти же дни исходя из оклада. Если сумма оплаты по среднему окажется меньше рассчитанной по окладу, то сотруднику следует произвести доплату до оклада. 

Расчет командировочных исходя из среднего заработка выглядит следующим образом:

Далее приступаем к расчету суммы заработка за дни командировки исходя из оклада и сравниваем полученный результат с расчетом по среднему:

Как мы видим, при расчете по среднему оплата дней нахождения сотрудника в служебной командировке ниже, чем если бы он выполнял свои трудовые обязанности на рабочем месте. Таким образом, доплата до оклада равна разности между суммой оплаты по среднему и от оклада. 

Доплата до среднего заработка командировочным: код дохода в платежном поручении

В случае, если доплата до среднего заработка за дни командировки предусмотрена трудовым или коллективным договором, то ее следует относить на расходы по оплате труда. Согласно новому списку кодов подобную выплату следует перечислять с кодом «1».

Код «1» используется при перечислении заработной платы, премий, отпускных, оплаты по листку временной нетрудоспособности за счет работодателя. Все перечисленные виды выплат являются доходами физического лица и с этих сумм допустимо производить удержания по исполнительным документам с учетом ограничений в 50 или 70 процентов от дохода.

Доплата до среднего заработка и налог на прибыль

В целях определения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль доплата до оклада при командировке учитывается в расходах на оплату труда. Обязательным условием при этом является наличие возможности осуществления данной доплаты в локальном акте организации.

Подобные доплаты и надбавки можно учитывать в составе расходов на оплату труда если они:

1. Предусмотрены локальным нормативным актом компании.
2. Не противоречат требованиям ст. 252 НК РФ.

Алгоритм учета подобных расходов зависит от метода признания расходов.

Если в организации используется метод начисления, то момент признания расходов на осуществление компенсационной доплаты зависит от того, к прямым или косвенным расходам следует отнести данные затраты:

• косвенные расходы следует признавать в момент начисления;
• прямые расходы учитываются по мере реализации продукции, в себестоимость которой данные затраты были включены.

На заметку! Компании, специализирующиеся на оказании услуг, имеют право учесть прямые расходы в момент начисления.

На практике, как правило, доплаты до оклада относятся к косвенным расходам — за исключением случаев, когда они были выплачены сотрудникам, занятым непосредственно на производстве.

Если в организации применяется кассовый метод, то сумма доплат и надбавок необходимо включить в состав расходов в момент перечисления работнику. Как правило, это происходим одномоментно с выплатой очередной заработной платы в месяце, следующим за месяцем начисления. Подобная ситуация приводит к возникновению вычитаемых временных разниц, которые в свою очередь ведут к образованию отложенного налогового актива.

Итоги

Сегодня в публикации мы постарались рассказать каким образом и в каких случаях необходимо рассчитать и выплатить сотруднику доплату за дни командировки, как при этом правильно оформить платежное поручение и каков алгоритм признания расходов на доплату для целей налогообложения.