ФНС предлагает рабочие схемы электронного документооборота

17.09.2021
0
Команда СП

ФНС России 16 сентября сообщила о появлении на сайте ведомства типовых сценариев внедрения электронного документооборота на предприятии. Отмечается, что данные сценарии помогут организации «комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов».

ФНС выделяет 2 типовых сценария:

  • «Первые шаги и быстрый результат» (предполагает быстрое подключение к системе оператора ЭДО и оперативную настройку обмена электронными документами с контрагентами);
  • «Комплексный подход и дальнейшее развитие» (предполагает цифровизацию всех бизнес-процессов при переходе на ЭДО и полную интеграцию системы оператора ЭДО с текущей IT-архитектурой компании).

Как следует из опубликованной информации, первый сценарий больше подходит малому бизнесу, второй – среднему и крупному. Реализация первого сценария, предложенного ФНС, включает следующие основные этапы:

1. Предварительную подготовку и анализ данных.

На данном этапе хозяйствующему субъекту нужно:

  • сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме;
  • определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы;
  • проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО);
  • предварительно определить тип подходящего IT-решения.

2. Подключение к оператору ЭДО.

Предприятию здесь необходимо:

  • выбрать оператора электронного документооборота;
  • выбрать подходящий тариф по обмену документами;
  • оформить заявку на подключение к оператору;
  • заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.

3. Техническую подготовку и внедрение ЭДО.

Фирме в рамках данного этапа требуется:

  • получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации;
  • настроить доступ пользователей в систему оператора электронного документооборота (авторизацию и аутентификацию);
  • настроить процессы обмена документами в системе электронного документооборота - их типы, маршруты согласования и подписания.

4. Тестирование и обучение.

Речь идет о проведении:

  • тестового обмена документами с контрагентами;
  • обучения сотрудников (работе с системой ЭДО).

5. Старт обмена электронными документами с контрагентами.

В рамках данного этапа потребуется:

  • известить контрагентов о переходе на ЭДО, заключить с ними соглашение об использовании ЭДО;
  • разослать приглашения в системе ЭДО для начала обмена документами;
  • оформить заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, работающими через других операторов ЭДО;
  • начать обмен документами с контрагентами.

Также ФНС рекомендует внести изменения в учетную политику организации (ИП это необязательно, так как предприниматели в общем случае не ведут бухучет) в части положений по переходу на электронный документооборот.

Напомним, с 01 января 2022 г. ЭЦП будет оформлять ФНС бесплатно.

Оставить комментарий