Если еще несколько лет назад можно было говорить о том, что электронная форма обмена информацией вызывает интерес у продвинутых предпринимателей, то сегодня можно уверенно утверждать, что электронный документооборот между организациями носит глобальный характер, и на сегодняшний день является самым быстрым и продуктивным способом обмена информацией.
Что такое и как работает электронный документооборот между организациями
Электронный документооборот (ЭДО) – это способ взаимодействия контрагентов, с использованием электронных средств связи, законодательно закрепленных и технически подкрепленных современных технологий.
Система документооборота между контрагентами прошла множество этапов, однако активно внедряться такой формат передачи информации начал, когда внебюджетные фонды и налоговые органы выставили требования о формировании и предоставлении отчетности не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.
Со временем преимущества электронного способа обработки и передачи информации контрагентам были оценены пользователями, и документооборот в электронном формате принял всеобъемлющий характер.
Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы
Деловой мир оценил преимущества электронного документооборота, и сегодня он используется не только для взаимодействия с контролирующими органами, но и в качестве способа обмена деловой информацией с бизнес-партнерами, а также для передачи информации внутри компании.
К преимуществам этого вида обмена информацией с контрагентами можно отнести:
-
увеличение скорости разрешения решаемых вопросов и расчетных операций;
-
оперативность, возможность контроля и анализа;
-
оптимизация рабочего времени персонала;
-
сокращение расходов на выполнение работ по обработке документов.
Однако нельзя не отметить и некоторые недостатки ЭДО. В основном они относятся к системе – программному продукту, обеспечивающему информационную цикличность, где есть и свои минусы. В общей сложности, к недостаткам можно отнести:
-
невозможность внесения корректировок и дополнений после отправки документа. Для исправления ошибок пользователю придется воспользоваться более сложной процедурой – отправлять в адрес контрагента соответствующее сопроводительное письмо-уведомление, и новый, откорректированный документ;
-
программное обеспечение не обновляется автоматически – необходимо приобретать системные обновления дополнительно, по мере их выхода.
Принцип работы системы
Определим, что такое электронный документооборот между организациями, как это работает и что необходимо для его эффективной работы.
В настоящее время электронный документооборот – это система по работе с документами в режиме «безбумажной» технологии, на базе которой оригиналы формируются непосредственно в электронном виде, в специальном опциональном поле.
Основной элемент системы – электронный документ.
Для эффективной функциональности системы и обеспечения ее жизнеспособности:
-
потенциальный контрагент также должен быть подключен к системе электронного документооборота;
-
между взаимодействующими сторонами должна быть обеспечена техническая готовность для обмена документами в электронном виде;
-
действия сторон должны быть согласованы и взаимосвязаны.
Чтобы документ, созданный в электронном виде, обретал юридическую значимость, он должен:
-
содержать обязательные реквизиты;
-
соответствовать определенному формату;
-
быть заверенным подписью должностного или ответственного лица.
Какие документы участвуют в ЭДО
Обмену в электронном виде подлежат три типа документов:
-
формализованная документация – составляемая в стандартизированных формах, регламентированных законодательством РФ (к примеру – УПД, счет-фактура, акт выполненных работ, и т.д.);
-
неформализованные документы, подписываемые одной подписью – контрагента-отправителя (деловая переписка, уведомления, сопроводительные письма, и т.д.);
-
неформализованные документы, подписываемые одновременно несколькими участниками системы.
Как организовать электронный документооборот между организациями
Чтобы организовать работу ЭДО и обеспечить его эффективность, необходимо разработать и прописать все технические нюансы в локальном нормативном акте – специальном Регламенте ЭДО.
В системе ЭДО могут участвовать административные и учетные документы различной степени важности и конфиденциальности. Учитывая это в Регламенте, перечисляя список документов подпадающих под электронную систему обращения, следует указать, какие из них удостоверяются простой, а какие – усиленной электронной подписью должностного лица. Также в Регламенте должен быть прописан список лиц, правомочных подписывать документы, сформированные в электронном виде.
После согласования и утверждения Регламента, пользователям системы документооборота потребуется решить ряд организационных вопросов:
-
выбрать оператора ЭДО, заключить с ним договор;
-
организовать электронный архив – для последующего хранения полученных и копий отправленных электронных документов;
-
внести сведения о переходе на электронный документооборот в локальный нормативный акт – Учетную политику предприятия, оформив их в качестве дополнения к документу;
-
обеспечить техническое оснащение для работы системы;
-
решить прочие организационные вопросы.
Что нужно для электронного документооборота между организациями
Для того чтобы войти в качестве участника в систему ЭДО, пользователям необходимо:
-
подключиться к оператору ЭДО;
-
приобрести (или зарегистрировать в системе уже имеющийся) сертификат электронной подписи, а также средство криптографической защиты;
-
совместно с оператором подключить к собственному сервису своих потенциальных контрагентов;
-
проинформировать своих контрагентов о подключении в качестве участника системы ЭДО;
-
заключить с контрагентами соглашения об обмене документами и информацией в электронном виде посредством системы ЭДО.
