Номенклатура дел - что это в делопроизводстве?

Номенклатура дел- что это простыми словами

Простыми словами, номенклатура дел – это заранее спланированный список папок-дел в производстве организации, причем список структурированный (у каждого подразделения своя номенклатура, внутренняя нумерация дел, а в целом эти дела объединяются в номенклатуру организации).

Соответственно, подготовленное к архивному хранению дело нельзя назвать просто по своему желанию: нужно взять название и числовой код из номенклатуры.

Номенклатура-перечень дел в организации будет полезен как юридическим лицам, так и индивидуальным предпринимателям, поскольку они обязаны обеспечивать сохранность бумаг по разным направлениям.

Обязательной номенклатура дел является только для государственных органов и подведомственных им организациям. Иные предприятия, не передающие бумаги на хранение в государственные и муниципальные архивы, могут воспользоваться правом ее составления по своему усмотрению.

Номенклатура дел является небольшим документом. При этом она применяется для выполнения ряда важных задач:

• учет документации, которая ведется в компании;
• быстрый поиск необходимых бумаг в зависимости от их типа и принадлежности;
• определение правил формирования дел с учетом их сути и хронологии;
• своевременное выявление дел, подлежащих передаче в архив.

В номенклатуру разрешается включать абсолютно все документы предприятия. Она позволит быстро сориентироваться, чтобы найти какую-либо бумагу в срочном порядке, а также определить ответственное лицо за сохранность документации.

Что включает номенклатура дел?

Рекомендуемые образцы номенклатуры в организациях и их структурных подразделениях приведены в приложениях № 1 и 2 к Правилам по работе с документами (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77). Их вполне можно считать типовыми формами и использовать как основу.

Номенклатура дел создается в виде таблиц, включающих данные о документах в электронном виде и на бумажных носителях. Архивное агентство рекомендует прописать здесь следующую информацию:

• индекс дела;
• заголовок дела;
• количество томов (частей);
• срок хранения.

Вместе с этим в номенклатуре стоит прописать количество документов постоянного и временного хранения для последующей передачи их в архив. А подписывать ее предстоит руководителю организации под грифом утверждения, а также начальнику отдела делопроизводства.