Как официально устроить работника в ИП?

Question

Accepted Answer

Какие кадровые документы может не составлять ИП-малый бизнес

Очень часто предприниматели по своим показателям (объем годовой выручки и количество официальных сотрудников) относятся к микропредприятиям или субъектам малого предпринимательства. А это дает возможность ИП не оформлять часть документов, которые по нормам ТК обязательны для других работодателей. Такие ИП вправе не разрабатывать и не утверждать следующие нормативные документы:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
Положение об оплате труда;
Должностные инструкции для сотрудников;
График сменности и др.

Этот список не является закрытым, а значит ИП-микропредприятие вправе расширить его по своему усмотрению.

Однако если ИП не утверждает какой-либо локальный нормативный акт, тогда основные условия из такого документа должны содержать в трудовом договоре. Например, если у ИП нет ПВТР, тогда в трудовой договор включается порядок приема и увольнения, режим работы, установленные перерывы, порядок оплаты труда и стимулирующих выплат, другие условия.

Важно помнить, что возможность не утверждать локальные акты для ИП – право, а не обязанность. Если ИП удобнее работать по таким документам, он вправе их применять.

Какие кадровые документы должны обязательно быть у ИП

Вместе с этим, есть минимум документов, которые обязательно должны быть у ИП при оформлении сотрудника в официальном порядке. Это:

штатное расписание;
трудовой договор (допускается применять типовую форму);
приказ о приеме на работу;
трудовая книжка работника (в бумажном или электронном виде).

Как оформить отношения с сотрудником

Перед тем, как устроить к себе на работу сотрудника, я рекомендую ИП тщательно проанализировать следующие факторы, которые могут повлиять на порядок его оформления:

Какой объем работ или услуг будет выполнять работник?
Как часто ему придется выполнять задания и поручения ИП (ежедневно, несколько раз в неделю или в месяц, по мере необходимости и пр.)?
Работник будет выполнять свои обязанности по месту деятельности ИП, удаленно (из любого места по своему усмотрению) или совмещать удаленный формат с присутствием, например, в офисе, магазине ИП?
Услуги или работы будущего сотрудника планируется оплачивать в фиксированной сумме или в зависимости от объема выполненных задач (работ)?
Если ли у исполнителя статус ИП или самозанятого?

Ответы на эти вопросы помогут решить какой вариант оформления сотрудника подходит ИП наилучшим образом, в зависимости от ситуации:

трудовые (официальные) отношения (если сотрудник требуется для выполнения постоянного, регулярного объема работ или услуг);
оформление по гражданско-правовому договору или ГПХ (возможен для временного исполнителя или по разовым услугам);
заключение договора оказания услуг (подходит для исполнителей со статусом ИП или самозанятым).

Любой из этих вариантов оформления ИП вправе применять, если для этого есть обоснованные причины.

Не рекомендую выбирать способ оформления работника только из-за соображений экономии на налогах. Так, при заключении договора ГПХ экономии и не получится (работодатель платит практически все налоги, как и на официально устроенного работника). А работу с самозанятыми (особенно, если у ИП их работает очень много), сейчас тщательно отслеживает не только налоговый орган, но и различные региональные комиссии, которые специализируются на вопросах занятости населения.

Какое значение имеет официальное трудоустройство работника к ИП

Официальное трудоустройство работника имеет свои преимущества по сравнению с другими формами сотрудничества, например:

работодатель вправе требовать от сотрудника соблюдения графика и режима рабочего дня, дресс-кода, иных внутренних правил, установленных у работодателя;
сотрудник обязан исправлять недостатки, которые допустил при выполнении своих обязанностей без дополнительной оплаты (в рамках основной зарплаты);
работник несет материальную ответственность пред работодателем (полную или частичную) и др.

Но вместе с этими плюсами у работодателя-ИП возникают и дополнительные обязанности:

оплачивать налоги и страховые взносы за работника;
предоставлять ему компенсации и доп. выплаты за особые условия труда;
соблюдать трудовые права работника и т.д.

Алгоритм оформления работника по трудовому договору к ИП

Если ИП принимает решение устроить сотрудника на работу к себе в официальном порядке (заключить трудовой договор), алгоритм его действий в самом простом варианте будет следующим:

Шаг1: утвердить штатное расписание. В этом документе указывается название должности сотрудника, количество работников на каждой должности (планируемое или фактическое); размер должностного оклада и общий размер фонда оплаты труда.

Шаг 2: запросить у будущего работника необходимые документы (паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании и пр.- полный перечень таких документов содержится в ст. 65 ТК РФ) и составить трудовой договор, подписать его от имени работодателя и у работника. ИП, относящийся к субъектам малого предпринимательства, вправе заключать как бессрочный трудовой договор, так и срочный (на определенный период) - без указания причин для этого.

Шаг 3: оформить приказ о приеме на работу, ознакомить работника с этим приказом под роспись;

Шаг 4: внести запись в трудовую книжку. Если у работника нет трудовой книжки или он ее не предоставил — оформить ее. С 2021 г. на сотрудников, принимаемых на работу впервые, оформляется только электронная трудовая книжка. В бумажном варианте трудовая книжка применяется для тех работников, которые имеют ее в бумажном виде и не желают оформлять электронную трудовую книжку.

Шаг 5: сообщить о приеме работника в СФР по форме ЕФС-1- не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу.