Исправление и корректировка УПД - в чем разница?

Что такое УПД?

Аббревиатура УПД расшифровывается как универсальный передаточный документ. Это форма первичного учетного документа и одновременно счета-фактуры, позволяющая оформить отгрузку (передачу) товаров, работ или услуг и зафиксировать их приемку по единому бланку. Он официально рекомендован и признается налоговыми органами в качестве документа, на основании которого можно подтверждать наличие права на вычеты по НДС, а также учитывать расходы в целях налогообложения.

Макет УПД был утвержден в Письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

УПД можно использовать в двух основных вариантах (в бланке должен быть проставлен соответствующий статус):

• «1» означает, что УПД выполняет две функции одновременно – первичного учетного документа (акт, накладная и т. д.), подтверждающего совершенную хозяйственную операцию, и счета-фактуры, позволяющего исчислить и принять к вычету НДС в налоговом учете.
• «2» – в этом случае данный документ заменяет только накладную или акт, а значит, может применяться для учета затрат в целях налогового учета. При этом для операций с НДС нужно использовать классический счет-фактуру.

Чем отличается исправление и корректировка УПД?

Многие начинающие бухгалтеры часто задаются вопросом, чем отличается исправление от корректировки в УПД. Нередко эти два понятия путают. Поэтому мы подготовили разъяснение.

Ключевое различие между этими двумя понятиями заключается в том, что исправление УПД вносится, когда в документе обнаружены технические или формальные ошибки (неверные реквизиты, опечатки, описки). При этом сущность сделки не меняется: количество, цена, сумма налога и другие существенные условия остаются прежними. Исправление оформляют быстро после обнаружения ошибки путем составления исправленного УПД, где указывают, какие реквизиты и как именно изменились.

В свою очередь, корректировка УПД выполняется в случаях, когда происходит изменение фактических условий сделки. Например, если после отгрузки выявилось расхождение в количестве, изменилась цена, пересчитались суммы и налоговая база. Тогда оформляется УКД, где отражаются новые значения стоимости, НДС и т. д. Такой документ влечет изменения в бухгалтерском и налоговом учете.

Таким образом, исправленный УПД и корректировочный УПД – разница здесь в характере произошедших изменений. В первом случае это обычно технические ошибки и опечатки, а во втором – изменение существенных условий сделки.

Когда требуется исправление УПД?

Исправление УПД (аналогично «исправленному счету-фактуре») применяется случаях, когда допущены технические или формальные ошибки: описка, неверный код товарной номенклатуры, ошибочные реквизиты контрагентов, опечатки в наименовании товара и др. При этом исправление не должно затрагивать фактического объема, стоимости, налоговой базы и других основных условий сделки.

Исправление нужно сделать в кратчайшие сроки после обнаружения ошибки (чтобы не было искажений в учете и не возникало претензий от налоговых органов).

Примеры ситуаций, когда требуется исправление УПД:

• в документе неверно указан ИНН контрагента,
• допущена опечатка в названии покупателя (например, ООО «Ромашка» вместо ООО «Ромашка Плюс»);
• стоит неверная дата (например, составления документа или отгрузки товара). 

Внесение исправлений в УПД регулируется положениями, изложенными в Письме ФНС России от 17 октября 2014 года № ММВ-20-15/86@ (Приложение № 7). 

При каких условиях нужна корректировка УПД?

Корректировка УПД применяется, когда после отгрузки (передачи) товара, выполнения работ или оказания услуг произошли изменения в существенных условиях сделки:

• изменилась стоимость (например, предоставлена дополнительная скидка);
• изменилось фактически отгруженное / принятое количество товара (например, возврат, пересортица).

В качестве примера, когда нужна корректировка УПД, можно привести такую ситуацию: клиент вернул часть товара – нужно отразить уменьшение количества и, соответственно, суммы; продавец предоставил дополнительную скидку по условиям договора.

В каком порядке заполняется форма универсального корректировочного документа, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Обратите внимание, что корректировка УПД влияет на налоговые и бухгалтерские показатели: сумму НДС, стоимость реализации, выручку и т. д.

При выполнении такой операции необходимо руководствоваться инструкциями, изложенными в Приложениях № 1–6 к вышеупомянутому письму ФНС России. 

Заключение

Применение универсального передаточного документа упрощает документооборот и позволяет сократить количество первичных и налоговых бумаг. Однако при работе с ним важно понимать, чем отличается исправление от корректировки в УПД. В первом случае речь идет о технических ошибках, которые нужно своевременно исправить, а во втором – о фактическом пересмотре условий сделки.