УПД от ИП: образец заполнения 2025-2026

УПД – общие понятия, почему он рекомендуется к использованию

УПД (универсальный передаточный документ) представляет собой форму, объединяющую признаки счета-фактуры и первичного документа (товарной накладной или акта выполненных работ/услуг). С 1 апреля 2025 года действует новый формат электронного УПД и сч.-фактур (5.03). А с 1 января 2026 года будут окончательно отменены электронные формы первичных документов (ТОРГ-12 и акта приемки-передачи работ), с этого момента на смену им придет УПД.

Передаточный документ станет обязательным только для электронного документооборота, для «бумажной» первички изменений не предусмотрено. Тем не менее вопрос, как правильно заполнить УПД, актуален и для ИП, ведь универсальный передаточный документ существенно облегчает работу бухгалтера, документооборот.

Другие преимущества УПД:

• заполнение одной формы вместо нескольких снижает количество ошибок в документации;
• ускоряется процесс заполнения и проверки документов;
• экономия на бумаге;
• удобство поиска и хранения документации.

Некоторые особенности заполнения УПД, введенные в 2025 году

Некоторые изменения, которые были внесены форму УПД:

1. Обновлены ставки НДС для упрощенного налогообложения: введены 5 и 7 % и, соответственно, расчетные ставки 5/105 и 7/107.
2. Предусмотрена возможность корректировки ссылок на первоначальный документ, если в него были внесены изменения.
3. Изменены правила оформления строки 5а. Теперь в ней необходимо указать номер, наименование и дату отгрузочного документа.
4. Добавлен столбец 14 для прослеживаемых товаров. Для организаций (ИП), которые не работают с данной категорией, эта графа необязательна.
5. Внесена возможность отслеживания основания на подпись документа по доверенности уполномоченным лицом организации.

Образец УПД для ИП, не работающих с прослеживаемыми товарами, подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к образцу документа.

Скачать образец в «КонсультантПлюс»

Как заполнить УПД ИП-продавцу, узнайте в «КонсультантПлюс».
Получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Какой статус ставить ИП при заполнении УПД

В УПД предусмотрено 2 статуса:

1. «1» – если документ объединяет в себе функции сч.-фактуры и первичного документа.
2. «2» – УПД подтверждает только факт отгрузки товаров или выполнения работ (оказания услуг).

Предприниматели на упрощенной системе налогообложения, не являющиеся плательщиками НДС, по-прежнему имеют право выписывать универсальные передаточные документы (УПД) с кодом «2».

В то же время с 2025 года организации и ИП, применяющие УСН и являющиеся плательщиками НДС, должны формировать счета-фактуры (либо УПД со статусом «1» в качестве их замены) с обязательным указанием действующей налоговой ставки: 20, 10, 5 или 7 %.

УПД: как правильно заполнить от ИП

Правила заполнения УПД общие для ИП и юридических лиц.

Документ должен содержать следующие реквизиты:

• название, дату составления, статус УПД;
• наименование организации-составителя (Ф. И. О. индивидуального предпринимателя) ИНН, КПП (ИП не нужно), обязательно заполнить в УПД адрес ИП;
• информацию о покупателе (наименование, ИНН/КПП, юридический адрес);
• код валюты расчетов (для российских рублей – 643);
• сведения об основании совершения операции – обычно указывается номер и дата заключения договора, а также данные доверенности;
• наименование операции;
• количественную оценку в естественных или денежных показателях;
• должность сотрудника, выполнившего данную операцию;
• подписи уполномоченных лиц с полным указанием Ф. И. О.

Далее рассмотрим правила формирования УПД от ИП и образец заполнения в 2025 году.

Если ИП выставляет УПД со статусом «1», заполнение раздела, содержащего данные счета-фактуры, в УПД осуществляется согласно стандартным правилам, применяемым ко всем счетам-фактурам. Специальных указаний или исключений для заполнения этого раздела в УПД не существует. Обязательна для заполнения строка 5а, в ней должны быть указаны данные отгрузочного документа, согласно новым правилам, в строке должна быть полная информация, недопустима формулировка «тот же».

Если ИП выставляет УПД со статусом «2», то в этой части заполняются реквизиты, обязательные для первичного документа.

Здесь необходимо корректно зафиксировать все остальные обязательные реквизиты, которые не были включены во фрагмент счета-фактуры, в частности:

• основание для совершения операции передачи-приемки (например, тип и реквизиты договора или соглашения, данные доверенности и другие сведения, отражающие особенности сделки);
• должности, полные имена и подписи ответственных представителей со стороны поставщика.

Федеральная налоговая служба (ФНС) России советует указывать в данной части также реальную дату отгрузки.

Кроме того, в данном разделе разрешается указывать дополнительную информацию, такую как:

• артикул продукции или код типа работ (услуг);
• информация о сотруднике, непосредственно осуществляющем передачу товара покупателю;
• данные транспортных накладных, складских расписок и т. п.;
• любые другие сведения, касающиеся отгрузки (информация о сертификатах и пр.);
• информация о лице, которое подготовило документ со стороны продавца (организация, ведущая бухгалтерский учет продавца, или посредник).

Где ставить подпись ИП в УПД образцы? ИП расписывается в УПД в специально отведенном месте. Обязательно указание реквизитов свидетельства о госрегистрации. Также подпись ИП должна быть в строке 15. Если ИП работает без кладовщика, строка 12 должна быть заполнена и подписана от его имени.

ИП имеет право поставить печать на документе, если он ее использует.

ИТОГИ

С целью упрощения документооборота при реализации товарно-материальных ценностей, выполнении работ или оказании услуг был создан УПД, заменяющий собой два отдельных документа. УПД служит основанием для исчисления или принятия к вычету налога на добавленную стоимость, а также для подтверждения размера доходов у продавца и величины расходов у покупателя. Контроль корректности заполнения универсального передаточного документа со стороны налоговых инспекций осуществляется в соответствии с теми же принципами, что и проверка традиционной первичной документации и счетов-фактур. При условии соблюдения всех установленных правил оформления применение УПД не влечет за собой каких-либо налоговых рисков для сторон сделки.