Сведения об изменениях для военкомата

Почему нужно предоставлять сведения в военкомат

Обязанность вести воинский учет всеми организациями – юридическими лицами – закреплена в Федеральном законе № 61-ФЗ от 31.05.1996 «Об обороне», пп. 6. п. 1. ст. 8, в Федеральном законе № 53-ФЗ от 28.03.1998, п. 7 ст. 8, «О воинской обязанности и военной службе». Граждане, имеющие отношение к воинской обязанности, должны при приеме на работу предъявлять свои воинские документы в рамках требований трудового законодательства – ст. 65 ТК РФ.

Любая компания для организации системы воинского учета издает приказ, согласно которому назначаются ответственные за ВУ и утверждается План работы по ведению воинского учета. Эти документы предварительно согласовываются в местном военкомате или администрации местных органов власти, если в населенном пункте или регионе нет отделения военного комиссариата.

Данное минимальное требование по ведению общего воинского учета должны выполнить все организации, даже если у них нет в штате военнообязанных лиц. Хотя законодательно не прописана ответственность за непредоставление нулевых форм отчетности по воинскому учету, раз в год такой организации нужно направить в военкомат нулевую форму 18 – Карточку учета организации.

В компанию в любое время может быть принят военнообязанный сотрудник. Сроки предоставления сведений об изменениях в 2023 году в военкомат очень сократились, быстро организовать воинский учет с нуля не получится, и компания может получить серьезные штрафы.

Как и где брать сведения об изменении данных военнообязанных

У военнообязанного гражданина в паспорте, на стр. 13, должна быть проставлена отметка о том, что он является военнообязанным, и записаны сведения о военном комиссариате, проставившем отметку. Согласно Постановлению Правительства России № 719 от 27.11.2006 «Об утверждении Положения о воинском учете» (далее Положение 719), военнообязанный – это гражданин (большинство лиц мужского пола), который:

• прошел срочную военную службу и уволен в запас Вооруженных сил РФ (ВС РФ);
• офицер, по возрасту или состоянию здоровья направленный в запас ВС РФ;
• закончивший военную школу, военную кафедру по подготовке офицеров и лиц других воинских званий;
• мужчины призывного возраста, еще не ушедшие в запас ВС РФ (призывники);
• женщины, имеющие военно-учетную специальность (ВУС) и получившие статус «Военнообязанная» (например, врачи, связисты, геодезисты, программисты и прочие).

Основной источник сведений о военнообязанном или призывнике, изменения которых необходимо предоставлять в военкомат, – это специальные документы воинского учета:

• военный билет;
• воинское удостоверение;
• удостоверение призывника (приписное свидетельство);
• персональная электронная карта призывника, которая сохраняется после увольнения в запас ВС РФ и содержит большой актуальный перечень сведений о военнообязанном;
• справка об отношении к воинским обязанностям.

Последний документ выдается лицам, которые не прошли срочную военную службу без каких-либо оснований. Если гражданин, который должен иметь воинские документы, их не предоставляет, ответственному за ведение ВУ в организации-работодателе необходимо обратиться в военный комиссариат или орган, выполняющий его обязанности, с информационным сообщением о таком гражданине. Далее необходимо действовать совместно с военным комиссариатом для установления статуса военнообязанного.

Какие сведения должны быть приведены в воинском учете

Бланк по теме: Форма №10 - карточка гражданина, подлежащего воинскому учету Посмотреть Скачать

Кроме информации из документов воинского учета, в карточку военнообязанного или призывника, заполняемую по форме 10, заносятся сведения об образовании, занимаемой должности, составе семьи, данных водительского удостоверения, номерах телефонов и другие личные данные. Бланк карточки по форме 10 установлен Приказом Минобороны № 700 от 22.11.2021 с 08.01.2022. Ранее сведения об отношении к воинской службе заносились в форму Т-2, в Раздел II.

То есть сведения о военнообязанном гражданине собираются из нескольких источников, помимо паспорта и документа военнообязанного. Хотя, согласно Постановлению Минобороны № 700 об утверждении Инструкции по организации ВУ (далее Инструкции 700), практически все сведения для заполнения карточки формы 10 должны быть занесены в военный билет, на деле эта информация может быть неактуальна. Ответственному за организацию ВУ нужно вести карточки военнообязанных и призывников во взаимодействии с кадровой службой компании.

Форма и сроки предоставления изменений в сведениях для военкомата

Понятно, что многие сведения могут со временем поменяться. Их нужно не только изменить в электронном виде и на бумажном носителе в организации, но и предоставить в военный комиссариат.

Обязанность работодателя вести, проверять и сверять сведения о военнообязанном, хранящиеся в электронном виде, введена с августа 2023 года в связи с Постановлением Правительства РФ № 1211 от 25.07.2023 (далее – Постановление 1211), которым внесены изменения в Положение 719. В частности, в Постановлении 1211 сообщается об начале функционирования государственной информационной системы «Единый реестр сведений...» о военнообязанных гражданах и призывниках (далее – ГИС «Реестр ВУ»).

До тех пор пока ГИС «Реестр ВУ» не будет функционировать на 100 %, в регионах, где еще не обеспечен обмен данными с ГИС, предоставлять сведения об изменениях в военкомат нужно в прежнем порядке – на бумажных носителях.

Постановлением 1211 изменены и сроки предоставления изменений в данных военнообязанных. Так, в 5-дневный срок (ранее – 2 недели) предоставляются сведения:

• о приеме, увольнении, переводе военнообязанного сотрудника (ст. 4 закона № 53-ФЗ, письмо Минтруда № 14-6/В-960 от 14.08.2023);
• о различных изменениях в личных данных (семейном положении, составе семьи, месте проживания/пребывания более 3 месяцев, состоянии здоровья и т. д.) (Приложение № 13 к МР (п. 29) «Порядок сообщения...» с Приложениями 1, 2 к «Порядку сообщения...»).

Сообщение о приеме, увольнении, переводе военнообязанного сотрудника

Бланк (скачать)

При приеме на работу или увольнении сотрудника, состоявшего на воинском учете в организации, ответственный за ВУ в организации-работодателе обязан в 5-дневный срок прислать сведения об этом в военкомат.

При постановке на воинский учет в организации-работодателе военнообязанный сотрудник с августа 2023 года не обязан лично посещать военкомат для извещения о приеме на работу. Указанные сведения будут собираться через информационные ресурсы ответственных ведомств.

Что делать, если при приеме на работу выявили, что работник обязан состоять, но не состоит на воинском учете, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Сообщение об изменении личных данных военнообязанного

Бланк (скачать)

При изменении личных данных гражданина, пребывающего в запасе ВС РФ или подлежащего первичному воинскому учету (призывника), таких как семейное положение, состав семьи, структурное подразделение или должность, место жительства или пребывания более 3 месяцев, состояние здоровья, сведения заносятся в электронную и бумажную формы Карточки ф. 10.

Далее ответственный за ВУ в организации должен составить (распечатать) Сообщение об изменении сведений о военнообязанном работнике в военкомат и в 5-дневный срок направить это сообщение в военный комиссариат (ранее, до 05.08.2023, срок был 2 недели) на бумажном носителе либо в электронном виде, если у организации есть такая возможность, то есть доступ к государственным информационным ресурсам.

Необходимо было выдавать работнику Листок сообщения об изменениях, который этот военнообязанный сотрудник должен был самостоятельно предоставить в военный комиссариат.

На корешке к Листу сообщения ставилась отметка о приеме сведений военкоматом или органом, выполняющим обязанности военного комиссариата, и этот корешок затем передавался работодателю.

С августа 2023 года сведения могут изменить без личной явки военнообязанного в комиссариат, данная обязанность возлагается на работодателя – юридическое лицо. Если работник имеет возможность передать сведения через портал «Госуслуги», то он может направить ответственному за ВУ электронное уведомление о получении сведений военкоматом.

Другие сообщения в военкоматы по военнообязанным лицам

Если при внутренней проверке состояния воинского учета выявляются лица, которые должны состоять на воинском учете, но по каким-то причинам не предоставили необходимых документов или не имеют соответствующих отметок в паспорте, необходимо в течение 3 дней передать в военкомат сведения о таких гражданах (п. 1 ст. 4 закона № 53-ФЗ от 28.03.1998).

Установлен срок 5 дней для передачи в военные комиссариаты сведений о выявленных в воинских документах сотрудников неточностях, неправильно оформленных исправлениях или поддельных записях, отсутствии каких-либо листов. Постановлением 1211 дополнено, что в такой же срок необходимо информировать военкоматы о неисполнении гражданами воинских обязанностей, мобилизационной подготовки и предписаний, мероприятий по мобилизации.

Как контролировать изменения в сведениях о воинском учете для военкомата

Контроль за исполнением требований по актуализации сведений о военнообязанных гражданах, пребывающих в запасе и подлежащих призыву на военную службу, необходимо предусмотреть в Плане работ по ведению воинского учета в организации, который составляется на год и согласовывается в военкомате до начала указанного года.

Так, например, можно оговорить порядок предоставления сведений кадровой службой организации лицу, ответственному за ведение ВУ. Со своей стороны отвечающий за ведение воинского учета должен планомерно отслеживать соответствие сведений, занесенных в электронные формы и распечатанных на бумаге.

При направлении различной информации или сообщений в военкомат или местные органы власти необходимо аккуратно ставить отметки в журналах учета личных карточек (ф. 10) военнообязанных, в журнале документооборота с военкоматом, в журнале учета проверок военкоматов и других формах, которые ведутся согласно Плану работы по ВУ.

Планом могут быть предусмотрены и внутренние проверки ведения ВУ, например, представителем кадрового подразделения или службы внутреннего контроля. Если бухгалтерский, кадровый и военный учет в организации автоматизирован, например, ведется на программных продуктах 1С – 1С:Зарплата и Управление Персоналом, 1С: Наша фирма, 1С: Комплексная конфигурация, то контроль будет осуществляться более оперативно разными специалистами предприятия.

Формирование сообщения об изменениях сведений в военкомат в 1С: ЗиУП

В свете последних изменений в законодательстве, которые обеспечивают формирование единого информационного пространства по учету военнообязанных и призывников, наиболее актуальным становится автоматизация ВУ в организациях.

Большинство организаций в РФ предпочитает вести кадровый учет в программах 1С, таких как 1С: ЗиУП, так как там учтены все нюансы и сложности создания кадровой базы данных по сотрудникам, в том числе и военнообязанным.

Чтобы вести воинский учет в 1С: ЗиУП, необходимо сначала выставить кадровые настройки ведения ВУ. Программа поддерживает ведение общего и специального воинского учета и содержит все формы отчетности, предоставляемые в военкомат.

Далее в настройках организации необходимо сформировать обязательный пакет документов, необходимых для воинского учета – Приказ об организации ВУ и План работы по ведению ВУ. В перечне ответственных лиц выбирается сотрудник, ответственный за ВУ.

После активации в настройках необходимых функций по организации воинского учета в перечне кадровых обработок появляется группа форм, составляемых для военных комиссариатов.

В разделе «Отчетность» появится группа отчетов по воинскому учету, которые формируются из сведений, ранее занесенных в программу 1С кадровым работником. Остальные сведения вносятся ответственным за ведение ВУ, причем ему должны быть предоставлены конфиденциальные права при администрировании, чтобы все документы и отчетные формы создавались только от его имени.

В программу встроены формы и отчеты как для общего, так и для специального воинского учета.

• При приеме или увольнении военнообязанного сотрудника или призывника в разделе «Кадры – Воинский учет» составляем сообщение в военный комиссариат.

• При изменении личных данных сотрудника, состоящего на воинском учете в организации, в разделе «Кадры – Кадровые отчеты» формируем отчет «Сведения об изменениях (личных данных) граждан, состоящих на воинском учете».

При необходимости можно распечатать Листок сообщений об изменениях в разделе «Кадры – Воинский учет».

Если электронная картотека сведений ведется корректно, перед сверкой в военкомате можно распечатать только карточки, в которые вносились изменения. Эти карточки должны быть отмечены в Журнале учета военнообязанных лиц. Или можно сформировать отчет «Сведения об изменениях» за период с начала текущего года, где будут отражаться все сотрудники, по которым вносились изменения.

Если карточки ф. 10 ведутся вручную, целесообразно писать сведения, которые могут измениться, карандашом. Но при этом все равно делать отметки в Журнале учета документооборота с военкоматом. Это в дальнейшем сэкономит время, когда нужно будет оперативно готовить документы для сверки или ответа на запросы комиссариата.

Итоги

Ответственным за организацию и ведение воинского учета в компании необходимо аккуратно вести все формы документации ВУ как в электронном виде, так и на бумаге, регулярно делать сверки сведений, указанных в документах военнообязанных, с информацией в карточках ф. 10.

При изменениях в сведениях военнообязанных лиц, а также при приеме их на работу или увольнении извещать военкоматы об этих событиях в 5-дневный срок. Не оставлять без внимания какие-либо отклонения в записях или оформлении воинских документов сотрудников, обращать особое внимание на отсутствие необходимых документов тех, кто может иметь отношение к воинскому учету. Обо всех этих несоответствиях нужно своевременно информировать военные комиссариаты.

Автоматизация кадрового учета позволить избежать многих ошибок при ведении воинского учета, поможет быстро составлять сообщения и отчетные формы, а также оперативно предоставлять нужные сведения об изменениях по запросам военных комиссариатов.