Штатное расписание образовательного учреждения

Как оформить штатное расписание образовательного учреждения

Штатное расписание является официальным документом, а потому выглядеть оно должно соответственно. Только в таком случае его можно утвердить, ввести в действие и предоставить государственным органам по их запросу. Далее рассмотрим правила составления документа, на которые стоит ориентироваться всем образовательным организациям.

Реквизиты и структура штатного расписания образовательного учреждения

Типовая форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (унифицированная форма № Т-3). Образовательно учреждение может использовать форму Т-3 или другую форму, разработанную самостоятельно.

Важно понимать, что штатное расписание для того, чтобы оно было применимым на практике документом должно содержать ряд важных сведений. Кроме того, существует правила оформления документов, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Реквизитами документа являются информационные элементы и детали, идентифицирующие его. Штатное расписание является локальным актом учреждения, но должно отличаться от остальных бумаг. Можно сказать, что оно содержит уникальные сведения о должностях и выплатах, а значит, правильное оформление обеспечит понимание документа всеми людьми.

Обязательными реквизитами «штатки» являются:

• наименование организации;
• наименование документа;
• номер и дата составления;
• реквизиты приказа, которым утверждено расписание;
• подписи руководителей кадровой и бухгалтерской служб образовательной организации.

Помимо реквизитов штатное расписание включает таблицу, где и отражаются основные данные о должностях и оплате.

Указываем наименование и код структурного подразделения

Подразделения в образовательной организации – отделы, службы, филиалы. Двузначные коды присваиваются структурным подразделениям в зависимости от подчиненности. Так, например, в вузе это будет: «01» - директорат/ректорат, «02» - бухгалтерия, «03» - учебный отдел, «04» - хозяйственный отдел и т.д. В школе, которая чаще пользуется услугами централизованной муниципальной бухгалтерии, будет немного другая система кодов: «01» - административный персонал, «02» - педагогический состав, «03» - хозяйственный персонал и т.п. Если в организации есть второстепенные структурные подразделения, их коды указываются минимум 4 символами (с учетом двузначного кода основного подразделения) – например, «05.02» - кафедра в составе деканата, института.

Указываем описание штатных единиц

Для каждой единицы нужно указать должность, количество, размер оплаты труда:

1. Должность, разряд, квалификация. Все это указывается в именительном падеже. Например: специалист по учебно-методической работе 1 категории, ассистент, доцент, профессор и т.д.
2. Количество штатных единиц. Прописывается цифрами исходя из реального количества, в том числе неполных штатных единиц. То есть, такой показатель может быть, к примеру, как «2», так и «0,9».
3. Тарифная ставка. Здесь указывается фиксированная сумма оплаты труда (оклад) в зависимости от системы оплаты, действующей в образовательной организации. Сумма прописывается исключительно в рублях.
4. Надбавки. К ним относятся компенсационные и стимулирующие выплаты, которые указываются в фиксированном размере или в процентах от оклада.
5. Общая сумма за месяц. Если тарифная ставка и надбавки указаны в рублях, в этой графе прописывается итоговая сумма, положенная работнику по определенной должности за календарный месяц.
6. Примечание. Отдельная графа для любых пометок в отношении конкретной должности. Здесь можно указать, например, основание назначения надбавок.

Именно так происходит составление штатного расписания в образовательной организации. За счет большого количества структурных подразделений и должностей времени на оформление документа может потребоваться довольно много. Однако во избежание проблем с контролирующими, надзорными и правоохранительными органами «штатке» стоит уделить внимание, сделав ее правильно с первого раза.

Внешний вид штатного расписания образовательного учреждения

Штатное расписание печатается черным цветом на обычных листах формата А4. Для него не требуется фирменный бланк, поскольку о принадлежности документа к образовательной организации скажут реквизиты.

Вместе с этим стоит позаботиться о том, чтобы каждый символ был хорошо виден на бумаге. Нехватка краски в принтере приведет к нечитабельности документа, в связи с чем использовать его в дальнейшем не удастся.

Для подписей «штатки» рекомендуется использовать шариковую ручку с пастой синего цвета. Такой «автограф» будет хорошо заметен и поможет отличить оригинал документа от его копии.

Какие должности обязательно нужны в штатном расписании образовательного учреждения

Поскольку «штатка» отображает численность сотрудников в конкретной организации, в этом документе должны быть прописаны как занятые, так и вакантные должности. То есть, сюда требуется вписать не только руководство и преподавателей/учителей. В расписание должны входить и другие должности, подразумевающие заключение трудового договора с учреждением: технический персонал, юристы, бухгалтерия, канцелярия (делопроизводство), кадровики, административно-хозяйственная часть, программисты и т.д.

Такой формат расписания является не только обязательным, но и удобным. Именно по нему удастся в любой момент определить пробелы и заняться поиском новых работников, ввести новые должности или сократить штат в случае необходимости, изменить оклады и надбавки, решить другие вопросы, направленные на оптимизацию деятельности учреждения.

Как утвердить штатное расписание образовательного учреждения

Утверждение штатного расписания осуществляется обычным приказом. В грифе согласования обязательно должны присутствовать подписи начальников отдела кадров и бухгалтерии, а сам документ визируется руководителем организации – директором, ректором.

Приказ составляется в свободной форме, но в соответствии с ГОСТ и локальными актами учреждения, касающимися делопроизводства. Печатать его необходимо на фирменном бланке организации. Во избежание неприятностей в дальнейшем в приказе рекомендуется указать:

• четкое наименование документа – «Об утверждении штатного расписания»;
• цели введения в действие «штатки»;
• формулировку «Утвердить и ввести в действие с ХХ.ХХ.ХХХХ штатное расписание»;
• количество штатных единиц и фонд заработной платы в соответствии с утверждаемым документом;
• приложение – само штатное расписание.

Если коллективным договором или локальными актами образовательной организации предусмотрено ознакомление других работников со «штаткой» или приказом об ее утверждении, то их подписи необходимо собрать до того, как руководитель поставит свою «визу».

Кто должен оформлять штатное расписание образовательного учреждения

Обязанность по составлению «штатки» руководитель организации может возложить на любого работника.

Но поскольку в этом документе содержится информация о кадрах и оплате труда, целесообразно будет поручить это начальнику/ответственному работнику отдела кадров или бухгалтерии.

Если в организации предусмотрена должность, совмещающая обязанности таких лиц (экономист по труду), замещающий ее человек отлично подойдет для выполнения этой задачи.

Срок действия штатного расписания в образовательной организации

Действующее законодательство четких сроков не устанавливает. Этот вопрос остается на усмотрение руководства учреждения. Однако делать «штатку» вечной не стоит. В процессе деятельности организации можно столкнуться с различными изменениями в кадровом составе, оплате труда и т.д.

Одним организациям удобно в таком случае разработать и ввести в действие новое расписание, другим – внести изменения в уже существующее. Верными будут оба варианта. Но они все же подразумевают определенный период действия документа. Так, он может быть утвержден, к примеру, на месяц, календарный год или до внесения изменений.

Чаще всего «штатка» действует 1 год – либо учебный, либо календарный. Поэтому наиболее удобным вариантом будет внедрение нового штатного расписания или изменение предыдущего с 1 января или 1 сентября каждого года.

Как и какие изменения можно внести в штатное расписание

В целях оптимизации структуры образовательного учреждения изменения могут вноситься в «штатку» в любой момент. Для этого не нужно дожидаться истечения срока действия данного документа и ориентироваться на учебный год.

Существует два способа внесения изменений в штатное расписание:

1. Утверждение нового документа. Оно осуществляется в соответствии с процедурой, описанной выше. При этом в приказе необходимо указать, что предыдущее расписание утратило свою силу.
2. Внесение правок. Оформляется приказом о внесении изменений. При этом сами правки отражаются не в расписании, а в самом приказе. Здесь прописываются формулировки по типу: «Должность … переименовать в …», «Изменить оклад …», «Ввести в штатное расписание должность … с окладом …», «Исключить из штатного расписания должность …».

«Штатка» сама по себе является часто изменяемым документом. Необходимость внести правки может возникнуть по самым разным причинам. Например, это может быть связано с сокращением штата, изменением окладов, переименованием должностей или структурных подразделений, переводом работников.

Штатное расписание отдельных структурных подразделений

У каждой образовательной организации могут быть филиалы. К примеру, у школ это другие общеобразовательные учреждения, расположенные в иных населенных пунктах, у университетов – подведомственные колледжи.

Штатное расписание филиалов составляется ими самими или входит в «штатку» основной организации. Этот вопрос также решается самим руководителем. В первом случае филиал только разрабатывает проект документа, который в дальнейшем необходимо согласовать с руководителем. Если же информация о работниках филиала отражается в расписании основной организации, им выделяется отдельный раздел, именуемый названием структурного подразделения.

Ответственность за отсутствие штатного расписания

В рамках проведения проверки или с целью сопоставления поданных организацией данных «штатку» могут запросить налоговые, правоохранительные органы, социальный фонд и трудовая инспекция. Отсутствие такого документа в школе, колледже, университете и любом другом образовательном учреждении может расцениваться как нарушение трудового законодательства.

Наказание за это нарушение предусмотрено ст. 5.27 КоАП РФ. Если лицо привлекается к административной ответственности за отсутствие штатного расписания впервые, ему предстоит заплатить штраф:

• должностному лицу, ИП (осуществляющему образовательную деятельность и имеющему соответствующую лицензию) – от 1 до 5 тыс. рублей;
• юридическому лицу – от 30 до 50 тыс. рублей.

В случае повторного совершения правонарушения размер наказания существенно изменится. Так, должностным лицам и ИП назначат штраф от 10 до 20 тыс. рублей, организациям – от 50 до 70 тыс. рублей. Вместе с этим руководитель учреждения, начальник отдела кадров, бухгалтерии или другое лицо, ответственное за составление «штатки» рискуют быть дисквалифицированными (лишиться права занимать определенные должности) на срок от 1 до 3 лет.