Образец журнала регистрации трудовых договоров
Обязательно ли вести книгу регистрации трудовых договоров
Обязанность по ведению данной книги не установлена ни одним законодательным актом. Однако, в соответствии с общими правилами документооборота, работодатели должны регистрировать кадровые документы, поэтому рекомендуется работодателям вести и такой журнал.
При отсутствии в организации журнала учета трудовых договоров могут возникнуть нежелательные проблемы с контролирующими органами. Ведь именно этот документ одним из первых требуют к предъявлению сотрудники трудовой инспекции. Ведение журнала также может быть обусловлено и необходимостью отслеживания сроков действия договоров – если стороны не вовремя не заявят о прекращении срочного договора в связи с истечением его срока, и сотрудник продолжит работу, договор станет бессрочным (ч. 4 ст. 58 ТК РФ).
Книга регистрации трудовых договоров (образец приведен ниже) выполняет целый ряд полезных функций:
- ведение учета трудовых договоров и осуществление контроля за ними;
- подтверждение факта надлежащего оформления трудовых отношений с нанятыми сотрудниками;
- возможность быстрого поиска необходимой информации о трудовом договоре;
- систематизация данных.
Ведение журнала позволяет кадровикам оперативно получать в т.ч. следующие сведения:
- сколько всего трудовых договоров хранится в организации, сколько из них действующих;
- какие дополнительные соглашения заключались к трудовым договорам;
- сколько договоров было заключено или расторгнуто в течение определенного промежутка времени;
- средний срок действия трудовых соглашений.
На практике журнал регистрации трудовых договоров используется во многих государственных и частных организациях. На предприятиях с большим количеством работников и высокой текучкой кадров без этого документа сложно обойтись. Следует отметить, что в организациях необходимость ведения данного журнала определяется внутренней политикой делопроизводства.
Статья по теме: Существенные условия трудового договора Подробнее
Особенности оформления документа
Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений не имеет законодательно утвержденной формы. Документ можно оформить на обыкновенном листе формата А4, в приобретенной в магазине тетради или на бланке, разработанном организацией. Можно вносить в него записи от руки. А можно вести журнал только в электронном формате - особенно удобно это будет для организации, которая перешла на электронный кадровый документооборот и заключает в электронном виде трудовые договоры, отправляет работникам уведомления и т.п.
Статья по теме: Электронный кадровый документооборот: что нужно знать работодателю Подробнее
Если журнал ведется в бумажном формате, его нужно прошить и пронумеровать все страницы. В нем обязательно должна стоять подпись руководителя или иного уполномоченного лица. Документ можно завизировать печатью при ее наличии, но это не обязательно.
При желании можно вести два журнала: в одном из них отмечать срочные трудовые договоры, а в другом – бессрочные. Форму книги учета трудовых договоров и порядок ее ведения необходимо утвердить локальным нормативным актом.
Статья по теме: Как выглядит электронная трудовая книжка С 2020 года предусмотрено ведение трудовых книжек в электронном виде. Работник вправе оставить ведение бумажного варианта документа или отказаться от него, перейдя на электронную ТК. Независимо от выбора сотрудника в базу СФР (ранее - ПФР) поступают сведения, формирующие его электронную трудовую книжку с 2020 г. Как выглядит документ, где его можно увидеть и получить – расскажем об этом в нашем материале. Подробнее
В каком формате лучше вести книгу - бумажном или электронном:
- Электронный формат подойдет в том случае, если документ будет вестись сугубо в информационных целях.
- Бумажный формат обязателен, если книга регистрации трудовых договоров будет использоваться для подтверждения факта выдачи персоналу экземпляров трудовых договоров под роспись.
Как правильно оформить книгу
Книга регистрации трудовых договоров состоит из титульной страницы и листов с записями. На титульной странице следует указать такие сведения:
- наименование субъекта хозяйствования;
- наименование документа;
- дату начала ведения журнала и окончания;
- Ф.И.О. и подпись ответственного за ведение специалиста по кадрам (или иного лица).
На первой странице книги можно прописать правила ее ведения. Основная часть документа зачастую состоит из табличной части, содержание которой определяется особенностями работы специалистов кадровой службы. Обычно в таблицу включают такие сведения:
- дата оформления трудового договора и присвоенный ему номер;
- Ф.И.О. сотрудника, с которым заключено соглашение;
- название структурного подразделения;
- должность;
- вид договора (срочный, бессрочный и пр.);
- подпись сотрудника о получении экземпляра на руки (если подпись ставится в журнале, а не на ином документе).
При необходимости можно добавить в таблицу другие необходимые столбцы.
Срок хранения данного документа регламентируется Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (ст. 463 Перечня) и составляет 75 лет. Если субъект хозяйствования прекратит свое существование до истечения этого срока, журнал следует сдать в архив.
