График документооборота в учетной политике

График документооборота – что это и зачем нужен

Разработка и внедрение графика документооборота в обязательном порядке была введена приказом Минфина России от 13.09.2023 № 144н «О внесении изменений в федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» начиная с 2024 года. Новое требование нужно было изучить и внедрить до 1 июля 2024 года. Данный приказ отвечает на вопрос, обязателен ли график документооборота в учетной политике.

Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по ФСБУ 27/2021, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

График документооборота содержит в себе информацию о первичных документах, описывающих хозяйственную деятельность организации, их движении между отделами и сроках их хранения. Составляется он в виде таблицы.

Грамотно составленный график документооборота обеспечивает:

• сокращение времени обработки входящих и исходящих документов;
• равномерную нагрузку на сотрудников;
• четкую и последовательную работу с документами;
• соблюдение сроков обработки документов;
• уменьшение рабочих конфликтов;
• контроль за соблюдением работниками правил документооборота;
• своевременную и полную отчетность.

В графике документооборота должна учитываться специфика учреждения и объем документов, обрабатываемый работниками.

Отделы, где применяют график документооборота

В первую очередь введенные изменения касаются работы бухгалтерии. Новый стандарт вводит единообразие форм документов и сроков их обращения в организациях.

Во вторую очередь введение графика документооборота касается других отделов организации:

• отдела закупок;
• отдела кадров;
• отдела обеспечения;
• финансового отдела и других.

Все сотрудники, работающие с бухгалтерией, должны знать, какие документы и когда нужно предоставлять в бухгалтерию для дальнейшей обработки.

Составление графика документооборота

При составлении графика документооборота в учетной политике в 2024 году нужно учитывать не только объем работы с документами, но и структуру организации. Перед началом формирования графика нужно определить следующие показатели:

• документы, подлежащие обработке;
• количество экземпляров документа, необходимых для работы;
• распределение документов по должностям ответственных за них;
• время, требуемое на подготовку, согласование и подписание документа;
• время, за которое документ передается конечному пользователю.

При разработке графика также нужно определить критерии оценки его эффективности и систему контроля за соблюдением графика. В процессе работы над составлением графика документооборота сразу можно определить, какие документы и в какие отделы отправляются, а также определить сотрудников, ответственных за процедуру передачи документов между отделами.

Для сбора информации сотрудник, отвечающий за составление графика, должен опросить руководителей отделений, участвующих в документообороте, и вместе с ними определить вышеуказанные показатели.

После сбора информации ее заносят в таблицу графика документооборота. В ней должны содержаться следующие графы:

Дополнительные графы можно вводить, но они не должны путать пользователя графиком документооборота.

Скачать график документооборота в учетной политике (образец) можно по ссылке.

Скачать образец

График документооборота в небюджетных организациях

Несмотря на то приказ Минфина России от 13.09.2023 № 144н обязывает вводить график документооборота только государственные учреждения, хозяйствующие субъекты также могут использовать его в своей работе.

Для внедрения графика документооборота небюджетной организацией ее сотрудникам нужно проделать ту же работу, что и бюджетным работникам. График документооборота такой организации может соответствовать требованиям приказа и графику бюджетной организации, но может содержать и отличия. Посмотреть пример графика документооборота небюджетной организации можно по ссылке.

Скачать образец

Введение графика документооборота в работу

График документооборота в учетной политике является приложением к учетной политики организации. Его утверждают вместе с ней. Введение графика в работу осуществляется по следующим пунктам:

1. Разработка графика.
2. Утверждение в составе учетной политики или как отдельного документа.
3. Доведение до исполнителей их ролей в документообороте.
4. Размещение на рабочих местах тематических стендов с описанием этапов документооборота.
5. Обеспечение исполнителей необходимыми программами.

В первое время после введения графика документооборота нужно отслеживать его эффективность и при необходимости вносить правки в документооборот.

ИТОГИ

1. В бюджетных организациях график документооборота был введен в обязательном порядке в 2024 году.
2. Юридические лица, не относящиеся к бюджетной сфере, тоже могут применять график документооборота.
3. График документооборота является частью учетной политики.
4. График регламентирует перечень документов, используемых в организации, и их количество. График документооборота также определяет лиц, ответственных за каждый вид документов, путь их передачи из отдела в отдел и срок хранения в организации.
5. Организованный документооборот помогает ускорить процедуру обработки документов и равномерно распределить нагрузку между работниками.
6. Грамотно оформленный график документооборота в учетной политике в 2025 году поможет выявить недостатки работы на каждом участке работы и скорректировать их.
7. Утвержденные приказом Минфина правила ввода графика документооборота способствуют единообразию ведения документальной работы во всех учреждениях бюджетной сферы.