Доверенность в СФР 2024 года

Кто и как может передавать и получать документы в СФР

В соответствии с п. 1,3 ст. 53, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, без каких-либо документов, подтверждающих полномочия, производить документооборот с СФР вправе только руководитель предприятия, чьи данные указаны в сведениях ЕГРЮЛ. Все остальные представители работодателя (штатные работники или внешние специалисты) могут осуществлять сотрудничество с СФР только по доверенности, подписанной вышеуказанным руководителем.

Эти же правила осуществления документооборота с СФР распространяются и на работодателя - ИП, сведения по которому указаны в ЕГРИП.

Требования, предъявляемые законом к доверенному лицу, являются довольно общими. Это дееспособность данного физлица и достижение им 16 лет как минимум (ст. 63 ТК РФ, 185 ГК РФ).

В ст. 185 ГК РФ дано определение доверенности. Это письменный документ, который одно лицо выдает другому (или даже нескольким другим лицам) для совершения определенных действий перед третьими лицами.

Таким образом, каких-либо ограничивающих требований к лицам, прибывающим по доверенности в СФР, законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому груз ответственности по действиям, указанным в доверенности, полностью ложится на плечи доверителя и доверенного лица. Вот почему необходимо корректно составлять такой документ, как доверенность в СФР на представление интересов работодателя.

Обязательные реквизиты и сведения, необходимые для оформления доверенности в СФР 2024 года:

1. Наименование документа — Доверенность.

2. Дата и место выдачи документа — причем, дата выдачи доверенности в СФР прописывается буквами (например «Девятое апреля две тысячи двадцать четвертого года»). Такие требования к дате выдачи предъявляются по той причине, что, согласно ст. 186 ГК РФ, без даты выдачи доверенность признается недействительной (ничтожной).

3. Реквизиты доверителя, то есть лица, выдавшего доверенность — если это юридическое лицо, то должно быть указано наименование в соответствии с учредительными документами, ОГРН, ИНН, юридический адрес организации (и фактический — если это важно для регионального документооборота), должность, фамилия, инициалы руководителя, имеющего право подписывать доверенность. Для индивидуального предпринимателя или физлица - не ИП указываются его Ф. И. О., ИНН, ОГРНИП (для ИП), дата и место рождения, серия и номер паспорта, кем и когда он выдан, прописка.

4. Данные доверенного лица, то есть работника или внешнего специалиста, которому доверяется осуществлять сотрудничество с СФР — это такие реквизиты, как Ф. И. О., серия и номер паспорта, кем и когда он выдан, прописка.

5. Срок действия доверенности — по закону, каких-либо ограничений срока, на который может быть выдана доверенность, нет. Однако, на практике, более чем на 3 года доверенность не оформляют, так как высока вероятность того, что можно просто забыть о существовании действующей доверенности на лицо, уволившееся с предприятия (у ИП) или прекратившее работать с СФР. Даже если в доверенности забыли указать срок действия, законом (ст. 186 ГК РФ) предусмотрен такой вариант, и доверенность считается действующей на протяжении 1 года.

6. Полномочия, которые предоставляет доверенность в СФР доверенному лицу.

7. Возможность передоверия функций.

8. Должность, подпись и расшифровка подписи руководителя организации (ИП) - доверителя. При наличии печати у организации (ИП) ею необходимо заверить подпись доверителя.

Как оформить доверенность от имени ИП, читайте в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к информационно-правовой системе, то бесплатно получите пробный демодоступ и переходите в Типовую ситуацию.

Передаваемые по доверенности в СФР полномочия

Полномочия представителя в СФР подробно перечисляются в доверенности. Это может быть полный обмен документами с СФР, то есть:

• подписание и представление сведений для индивидуального (персонифицированного) учета и сведений о страховых взносах, иной отчетности;
• осуществление запроса (подача заявления) на проведение сверки расчетов с СФР;
• получение документации, адресованной доверителю - компании (ИП), включая и справку о состоянии расчетов с СФР;
• внесение изменений в отчетность;
• подача заявления на различные выплаты, перерасчеты;
• совершение иных действий по представлению интересов компании (ИП) в СФР

Полномочия могут быть разделены между несколькими представителями работодателя. Они могут быть оформлены несколькими доверенностями, в зависимости от хозяйственной деятельности и производственной необходимости организации-доверителя.

Как правильно оформить доверенность в СФР

Правила и обязательные требования к оформлению доверенности на уполномоченного представителя СФР прописаны в ст. 185 ГК РФ. Это должен быть документ в письменной форме. В СФР доверенность может быть подписана руководителем предприятия (ИП) и заверена его печатью.

Нотариальное заверение в данном случае не требуется. Документооборот с СФР не попадает под нотариально заверяемые действия.

Образец заполнения доверенности в СФР:

Как прекратить действие доверенности в СФР

После оформления доверенности (например, на сдачу отчетности в СФР) доверенное лицо предъявляет ее в территориальный орган СФР вместе с паспортом гражданина РФ.

Сотрудники Соцфонда обязаны проверить правильность оформления доверенности и личность доверенного лица и внести необходимые сведения о представителе страхователя в базу данных. Затем, сотрудник - доверенное лицо может начать работу с органами СФР.

В случае, когда необходимо досрочно прекратить действие доверенности, оформляется документ, прекращающий ее действие. То есть организация (ИП) направляет в СФР письмо с извещением об отзыве доверенности у доверенного лица, подписанное руководителем (ИП), выдавшим доверенность. Причем, в извещении указываются такие же сведения о доверителе и доверенном лице, как и в доверенности в СФР.

Кроме того. в извещении указываются пункт о том, что действие доверенности прекращено с определенной даты. Оно подписывается руководителем предприятия (ИП) и заверяется его печатью (при наличии).

Регистрация электронной доверенности на портале СФР

Поскольку взаимодействие с СФР осуществляется, как правило, в электронном виде, то страхователь может составить электронную машиночитаемую доверенность на представление интересов в СФР и загрузить ее на портал Соцфонда. Большинство программ автоматизации учета и отчетности (например, 1С), имеют в своем функционале возможность составить электронную доверенность в СФР отдельно по функциям, ранее выполняемым ФСС и ПФР.

Данная доверенность заверяется усиленной квалифицированной электронной подисью (УКЭП) организации. Указанный документ отправляется в СФР по обычным телекоммуникационным каналам связи (ТКС), по которым осуществляется передача отчетности в Соцфонд.

Для работы с машиночитаемой доверенностью представителям организации необходимо получить отдельные сертификаты электронных подписей физлиц, в которых будут приведены только их данные и не будет реквизитов компании.

После этого доверителю нужно зарегистрировать в распределенном реестре заявление на регистрацию доверенности, подписать и выдать доверенному лицу машиночитаемую доверенность. Кроме того, доверителю надо зарегистрировать сертификат физлица в учетной записи организации ЭДО.

Затем, при подписании сертификатом нужно будет каждый раз указывать доверенность, выбирая ее из списка зарегистрированных.

Итоги

В заключение напомним, что доверенность в СФР подлежит корректному и внимательному заполнению и проверке со стороны как страхователей, так и работников Соцфонда.

Сведения, с которыми работает доверенное лицо, имеют определенный статус конфиденциальности, защищаемой законами РФ. Поэтому небрежное обращение с отчетностью или другими данными страхователя недопустимо.

Страхователям, выдающим доверенность в СФР, необходимо аккуратно выписывать подобные документы и следить за их актуальностью. Кроме того, им необходимо сверять перечень полномочий, предоставляемых доверенному лицу.