Электронная ТК – это основные сведения о трудовой деятельности, которые работодатель обязан передавать в установленные сроки в СФР (ранее - ПФР). Ведение ЭТК означает, что информация о месте работы, приеме, увольнении работника, его должности, переводе на другую постоянную работу и т.д. фиксируется работодателем в специальной форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (ЕФС-1; ранее - СЗВ-ТД), передается в СФР и хранится в информационных ресурсах Социального фонда. Постепенно в СФР формируется база данных о каждом гражданине, работающем по трудовому договору.
Бланк по теме: Новый отчет ЕФС-1 с 2024 годаПорядок представления таких сведений в СФР работодателями определен ст. 66 ТК РФ, ст. 8, 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996, а форма сведений ЕФС-1 утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п .
Заполнение электронной трудовой книжки – это формирование и подача работодателем указанных сведений в виде формы ЕФС-1, заполненной отдельно по каждому сотруднику, если в отчетном месяце по нему имели место какие-либо кадровые мероприятия. Форма подается на всех сотрудников, в т.ч. на тех, кто не отказался от ведения бумажной трудовой. При приеме или увольнении подать форму в СФР нужно не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, а по другим кадровым изменениям – не позже 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие. Форма ЕФС-1 подается в СФР электронно, но если в штате числится менее 25 человек, можно представить ее на бумаге.
Во многом эта форма схожа с обычной трудовой книжкой: здесь указываются сведения о работодателе, персональные данные физлица (ФИО, СНИЛС, дата рождения), даты приема, увольнения, перемещений, информация о занимаемых должностях, о присвоении новой квалификации, о переименованиях работодателя, о причинах увольнения, реквизиты распорядительных документов (приказов). Основные записи вносят по аналогии с записями в бумажном документе. Наряду с этим применяются и особые кодовые обозначения кадровых мероприятий, отметки о дате подачи работником заявления о переходе на ЭТК или продолжении ведения бумажного документа, признак отмены ранее сделанной записи.
Получить сведения о своей работе в электронном или бумажном формате отказавшийся от бумажной трудовой гражданин сможет как непосредственно у своего работодателя – по форме СТД-Р (но только за время работы у этого работодателя), так и в Социальном фонде – по форме СТД-СФР (за периоды трудовой деятельности у всех работодателей). Также предусмотрена возможность получения электронного документа через портал Госуслуг или бумажного – через МФЦ.
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.
