Участие в выставке: бухгалтерский и налоговый учет

Довольно распространенным явлением в сфере бизнеса является практика участия отечественных компаний в различных выставках. Это один из способов рекламирования своих услуг или товаров, а также нахождения потенциальных партнеров. Подобные мероприятия зачастую весьма дорогостоящи, компания оплачивает целый ряд расходов – от аренды места на рекламном мероприятии до заказа сувениров с фирменной символикой. Об отражении участия в выставке в бухгалтерском и налоговом учете пойдет речь в данной статье.

Учет расходов на участие в выставке

Затраты на участие фирмы в выставках относятся к рекламным расходам. Сущность рекламы в соответствии с законом «О рекламе» № 38-ФЗ от 13.03.2006 заключается в информировании неопределенного круга лиц о физлице или предприятии, его товарах/идеях, распространяемом в любой форме и с помощью различных средств. Таким образом, к рекламным расходам относятся и затраты по выставочным мероприятиям.

Поскольку такое участие осуществляется в интересах компании, то и связанные с ним затраты в бухучете признаются расходами по обычной деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Естественно, эти расходы должны документально подтверждаться. Они отражаются на отдельных субсчетах «Расходы на рекламу» к счетам производства или издержек (20, 26, 44). К учету такие затраты принимают в месяце проведения мероприятия (при применении метода начисления), либо в месяце осуществления оплаты (при кассовом методе учета).

В налоговом учете затраты на рекламу учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством (пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ), а затраты на покупку форменной одежды, передаваемой на время участия в выставке в пользование сотрудникам – в составе материальных расходов (пп. 3 п.1 ст. 254 НК РФ).

Участие в выставках в бухгалтерском учете

Фиксируют рекламные расходы в структуре производственных или общехозяйственных трат в зависимости от их специфики. Например, если доставку, монтаж и демонтаж выставочных образцов организует специализированная компания, то оплату этих услуг можно отнести на счет 20, так как целью рекламной кампании является продвижение своего продукта. Расходы на аренду помещения для участия в выставке фирма может учесть в составе общехозяйственных расходов.

Проводки по различным видам понесенных расходов могут быть такими:

Участие в выставках: учет сувенирной продукции

В рамках участия в рекламных мероприятиях компания приобретает сувенирную продукцию с логотипом компании. В отличие от других затрат, возникающих при участии фирмы в выставках и ярмарках, стоимость рекламно-сувенирной продукции не сразу списывается на расходы, поскольку законодатель справедливо полагает, что она может быть использована в мероприятии не в полном объеме. Поэтому предприятие учитывает ее в структуре запасов на счете 10 «Материалы», а списывает по мере ее раздачи. Распространение сувениров бухгалтер фиксирует в учете записью по дебету счетов производства или издержек, а подтверждается она заверенным ответственным лицом актом, в котором указана цель экспозиции и объем розданной продукции.

Как учесть выставочные экспонаты

Образцы продукции, экспонируемые на мероприятии, могут утратить товарные качества. Если они утрачены полностью, то на основании акта на списание их стоимость относят на издержки, фиксируя проводками:

При частичной потере первоначальных качеств в ходе экспонирования на выставке демонстрационные образцы обычно реализуют по сниженной цене, для чего в бухучете создают резерв под снижение стоимости МПЗ (ПБУ 21/2008). Величина резерва – это разница между рыночной ценой товара и его фактической себестоимостью.

Изменение оценки при снижении стоимости признается в прочих расходах. Формирование резерва фиксируется записью Д/т 91/2 К/т 14.

Если по окончании года образцы не реализованы, то в учете они будут фигурировать по фактической себестоимости, сниженной на величину уценки.

Участие в выставке: налоговый учет

При расчете налога на прибыль затраты на участие в выставках, оформление выставок-продаж и залов демонстрации товаров учитываются в полном объеме (п. 4 ст. 264 НК РФ).

Правда учесть все рекламные затраты в полном объеме можно не всегда. Существуют:

• ненормируемые расходы, т.е. непосредственно связанные с участием в выставке;

• нормируемые затраты, т. е. иные виды рекламы.

К затратам на участие в выставке необходимо относить только те, без которых участие фирмы в экспозиции было бы невозможным. К таким относят регистрационный взнос, оплату выставочной площади и стенда, затраты на оформление витрин, комнат образцов, расходы на уценку экспонатов, изготовление каталогов, рекламных брошюр с информацией о производимых товарах и организации. Такие расходы не нормируются и списываются полностью.

А вот расходы на иные виды рекламы, в т.ч. распространение сувениров, классифицируют как нормируемые расходы, поскольку подобную продукцию можно использовать не только на конкретной выставке, но и в других мероприятиях. Величина нормируемых затрат (без НДС и акцизов) не может превышать 1% выручки от реализации за период, в котором они были осуществлены.

В связи с несовпадением налогового (НУ) и бухучета в предприятии, при учете затрат на участие в выставке возникает постоянное налоговое обязательство (ПНО), увеличивающее налог на прибыль.

Пример:

Компания ООО «Осень» участвовала в выставке, демонстрируя собственную продукцию – партию мебели. Стоимость участия с учетом аренды зала – 600 000 руб. (в том числе НДС 100 000 руб.). Распространены сувениры с логотипом фирмы - 3000 шт. Сувениры заказаны и приобретены по цене 99,6 руб./ шт., включая НДС -16,6 руб., и учтены на сч.10.

Т.е. компания понесла рекламные расходы:

• ненормируемые - по участию и аренде зала;

• расходы на распространенные среди посетителей сувениры, признаваемые в НУ нормируемыми (в размере 1% от выручки отчетного периода). Выручка от продаж за отчетный период составила 20 000 000 руб. Стоимость сувениров – 249 000 руб. ((99,60 – 16,60 руб.) х 3000 шт.) превышает допустимый размер списания нормируемых затрат в НУ (1% х 20000000 руб.= 200000 руб.), т. е. признать в расходах для налога на прибыль можно лишь 200000 руб.

Бухгалтер сформирует проводки:

В налоговом учете по участию в выставке будут признаны расходы в общей сумме 700 000 руб. (500 000 ненормируемые + 200 000 нормируемые).