ТН и ТТН: в чем разница и когда какой документ оформлять
Транспортная накладная (ТН) — это обязательный первичный учетный документ, для которого установлена унифицированная форма при подписании соглашения на автоперевозку грузов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, Информация Минфина №ПЗ-10/2012, ч. 1, 2 ст. 8 Устава автотранспорта).
Суть документа: ТН представляет собой перевозочный акт, фиксирующий договоренности между грузоотправителем и исполнителем относительно условий транспортировки. Она служит юридическим доказательством заключения договора автомобильной перевозки груза. По общему правилу этот документ создается в цифровом формате. Исключительные ситуации, допускающие бумажную форму, регламентированы Приказом Минтранса от 01.06.2026 N262. При этом в указанных ситуациях допускается и электронное формирование, если такой порядок закреплен в договоре (п. 2 ст. 785 ГК, п. 20 ст. 2, ч. 1, 2 ст. 8 Устава автотранспорта).
Оформление ТН необходимо, когда доставка продукции покупателю осуществляется:
- сторонней логистической организацией;
- поставщиком или продавцом своими силами, но только при условии, что цена транспортных услуг прописана в договоре поставки отдельно от цены самого товара.
ВАЖНО! Если же затраты на доставку включены в общую цену товаров без выделения отдельной строкой, составлять транспортную накладную не нужно.
Обязанность по составлению ТН возлагается на грузоотправителя (субъекта, инициирующего заказ грузоперевозки), за исключением случаев, когда договор прямо предусматривает иное. Стороны вправе зафиксировать в соглашении, что выпиской документа занимается непосредственно компания-перевозчик (ч. 1 ст. 8 Устава автотранспорта).
Образец заполнения ЭТрН в 2026 году приведен в статье.
Когда ТТН заменяет ТН
Разница между ТН и ТТН: необходимость оформления транспортной накладной при самостоятельном вывозе продукции со склада продавца.
- если для доставки клиент привлекает стороннего грузоперевозчика. В такой ситуации он выступает в роли грузоотправителя и обязан оформить ТН согласно общему требованию (ч. 1 ст. 8 Устава автотранспорта).
- если же покупатель использует собственный автопарк, то оформлять этот документ не требуется.
- если покупатель получает товар непосредственно от экспедитора, соглашение о транспортной экспедиции приобретает признаки договора перевозки груза (п. 3 ст. 421 ГК). Следовательно, оформление ТН является обязательным требованием (п. 2 ст. 785 ГК, ч. 1 ст. 8 Устава автотранспорта).
- если для выполнения обязательств экспедитор привлекает стороннюю транспортную компанию и заключает с ней отдельный договор перевозки, ТН также формируется.
Порядок заполнения зависит от того, от чьего имени действует посредник:
- При заключении договора перевозки от лица компании экспедитор составляет ТН на основе предоставленной доверенности, где компания фигурирует как грузоотправитель.
- Если сделка с перевозчиком заключается экспедитором от своего собственного имени, он оформляет ТН самостоятельно, указывая себя в роли грузоотправителя.
Отчет экспедитора (образец) приведен в статье.
Отличие ТН от ТТН: когда требуется составление товарно-транспортной накладной
Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме № 1-Т представляет собой первичный документ учета, который изначально служил для фиксации перемещения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и проведения взаиморасчетов за их доставку автотранспортом (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 №78).
Однако сегодня финансовые расчеты за транспортировку грузов необходимо проводить на основании транспортной накладной. Реализацию (отгрузку) ТМЦ значительно проще отразить с помощью товарной накладной или УПД, поскольку в них отсутствует избыточный после введения ТН транспортный раздел. В связи с этим обязательность использования ТТН утрачена. Тем не менее, ее допускается применять как первичный акт, удостоверяющий факт отгрузки (вместо стандартной товарной накладной или УПД).
Транспортная накладная приведена в «КонсультантПлюс». Попробуйте пользоваться системой, подключив бесплатный демодоступ на 2 дня, или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке
Вплоть до 1 марта 2027 г. бумажный вариант ТТН может служить сопроводительной документацией, подтверждающей законность изготовления и обращения этилового спирта, а также алкогольной и спиртосодержащей продукции (п. 3 ст. 3 ФЗ-102 от 29.05.2024).
Оформление ТТН возлагается на субъекта, осуществляющего отпуск ТМЦ.
ТН или ТТН: какой документ выдавать, используются ли электронные товарно-транспортные накладные
Действующий регламент заполнения товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т исключает возможность ее формирования в цифровом виде. Помимо этого, для данной формы отчетности до сих пор не введен утвержденный электронный формат (Постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. №78).
Отсутствие товарно-транспортной накладной не создает налоговых или гражданско-правовых угроз. Причина в том, что для фиксации отгрузки продукции она не является безальтернативным документом. С этой задачей эффективнее справляются унифицированная форма ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД). При этом для проведения расчетов за транспортировку услуги необходимо в обязательном порядке оформлять Транспортную накладную (ТН). Именно этот акт служит основанием для признания затрат на логистику в налоговом учете при условии заключения договора перевозки (письма Минфина от 28.08.2018 №03-03-06/1/61110 и от 02.11.2015 №03-03-06/1/63124).
ТТН допускается применять как первичный учетный документ для подтверждения факта отгрузки (вместо стандартной товарной накладной или универсального передаточного документа).
Если покупатель забирает продукцию со склада продавца самостоятельно составление товарно-транспортной накладной в подобной ситуации не является обязательным. При этом она может использоваться как документ для отгрузки вместо стандартной формы ТОРГ-12 или универсального передаточного документа (УПД).
Если есть ТТН нужна ли ТН
Себестоимость закупаемых ценностей складывается из их цены по договору, а также дополнительных издержек, связанных с покупкой (например, оплаты услуг доставки), если такой порядок закреплен в учетной политике организации (ст. 320 НК).
Для подтверждения затрат в части договорной стоимости продукции как правило хватает стандартной товарной накладной.
Эту форму может заменить ТТН, выписанная поставщиком при отгрузке. Данный бланк допустимо использовать для обоснования суммы сделки, так как он содержит товарный раздел.
Если компания оплачивает услуги грузоперевозчика на основании договора перевозки, то факт несения этих трат подтверждается транспортной накладной (письма ФНС от 19.04.2021 №СД-4-2/5238@, Минфина России от 28.08.2018 №03-03-06/1/61110). При этом ФНС отмечает: отсутствие этой формы не лишает возможности доказать расходы косвенными способами через другие бумаги, хотя точный список альтернативных документов ведомство не приводит.
В случае, когда, согласно принятой учетной политике, расходы на логистику включаются в цену приобретения активов, транспортная накладная выступает обязательным дополнением к товарной или ТТН для доказательства совокупных затрат на покупку.
Итоги
Таким образом, ТТН не заменяет ТН. Если заключен договор перевозки, ТН обязательна в любом случае. ТТН остается обязательной при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции — для подтверждения легальности производства и оборота. До 1 марта 2027 года для таких грузов допускается бумажная ТТН, после — только электронная. В остальных случаях ТТН можно применять по желанию компании (например, для дополнительного контроля движения ТМЦ или чтобы заменить связку из товарной накладной и ТН).
