Как работать с ЭТрН в 1С Бухгалтерия в 2026 году

Что изменилось для ЭТрН с 1 сентября 2026 года и как это учесть в «1С»

С 01.09.2026 документооборот в области логистики претерпел существенные изменения. Они введены 140-ФЗ от 07.06.2025. Закон переводит транспортные накладные (ТрН), заказы и заявки на автоперевозку из статуса «по желанию» в статус обязательного цифрового формата.

Ключевая юридическая особенность этой даты заключается в том, что действующий формат ЭТрН, утвержденный приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, имел срок действия до 1 сентября 2026 года. ФНС не стала вводить новую XSD-схему документа. Вместо этого ведомство сняло ограничение по сроку действия с текущего формата, обеспечив бесшовный технический переход для операторов ИС ЭПД.

Бумажная форма сохранена лишь как исключение. Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 закрепляет восемь случаев использования бумаги (например, оборона страны, перевозка драгметаллов, форс-мажорный сбой связи). С 19 сентября 2026 года вступил в силу приказ Минтранса № 391, расширяющий этот перечень до двенадцати оснований.

Для корректного оформления электронная транспортная накладная в «1С:Бухгалтерия» необходимо выполнить следующие шаги:

1. Проверить версию программы. Для работы с ЭТрН в «1С:Бухгалтерия» необходимо обновить программу до версии не ниже 8.3.22.
2. Установить программу криптозащиты (ViPNet CSP или «КриптоПро CSP»).
3. Получить КЭП и ПЭП для сотрудников, которые участвуют в заполнении электронного документа.
4. Настроить ЭПД в программе.

После прохождения всех этапов приступайте к работе с ЭТрН в «1С:Бухгалтерия».

Какая ответственность установлена за отсутствие электронной транспортной накладной? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Где найти и как создать ЭТрН в «1С:Бухгалтерия»: навигация по интерфейсу

«1С:Бухгалтерия» предприятия, начиная с релиза 3.0.108, содержит встроенный функционал прямого обмена данными через сервис «1С-ЭДО». Это означает, что пользователям не требуется приобретать отдельные громоздкие решения класса TMS; достаточно актуальной версии конфигурации и настроенной электронной подписи (КЭП).

Шаг 1. Предварительная настройка. Прежде чем искать форму создания документа, необходимо активировать функциональные опции. Работа с электронными транспортными накладными в «1С» начинается в меню администратора:

Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки ЭДО.

В профиле настроек необходимо убедиться, что включена опция работы с электронными транспортными накладными (стоит «галочка» напротив).

Далее следует путь: Функциональность → Торговля. Здесь важно установить флаг «Доставка товара автотранспортом». Без этой галочки подсистема логистики останется скрытой, и создать ЭТрН будет невозможно.

Необходимо также проверить справочник Транспортные средства.

Здесь должна быть хотя бы одна машина, иначе работа с ЭТрН в «1С:Бухгалтерия» бессмысленна.

Заполните данные по автомобилю.

Аналогичным способом создайте «Водителя» в справочнике «Сотрудники», привязав к нему данные физических лиц.

Где живет документ? В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия» нет отдельной кнопки «Создать ЭТрН» на главной панели. Навигационный путь выглядит следующим образом: раздел «Продажи» → подраздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД».

Как заполнить титулы ЭТрН в «1С:Бухгалтерия»: от титула 1 до титула 4

Первый способ – создание ЭТрН в «1С:Бухгалтерия» из документа «Реализация» (автоматически).

Зайдите в документ «Реализация» и выберите «ЭДО».

Выберите в выпадающем окне «Создать электронную транспортную накладную».

Начните заполнение документа автоматически.

Второй способ – создание документа вручную.

Путь: «Продажи» → «Доставка» → «Электронные перевозочные документы».

Начните заполнение вручную.

Титул 1 (Т1): Сведения об участниках перевозки и условиях транспортировки

Кто заполняет: грузоотправитель. Когда: до начала погрузки.

Это титульный лист всей цепочки документооборота. На этом этапе формируется юридическая основа перевозки.

• Участники: проверьте ИНН/КПП грузоотправителя, грузополучателя и фактического перевозчика (владельца ТС). Если привлекается экспедитор, важно правильно определить роли согласно договору.
• Транспортное средство: марка, государственный регистрационный номер автомобиля и прицепа.
• Водитель: Ф. И. О. водителя, данные его водительского удостоверения и ПЭП. Обязательно указывается информация о МЧД, если подпись не принадлежит руководителю или штатному сотруднику.
• Груз: наименование, код ТН ВЭД (для прослеживаемых товаров), количество грузовых мест, масса брутто, вид упаковки, маркировка. Для опасных грузов указываются класс опасности и номер ООН.
• Адреса и время: точный адрес пункта погрузки и выгрузки, планируемая дата и время подачи транспорта под погрузку.
• Условия: стоимость перевозки, порядок расчетов, температурный режим при необходимости.

После проверки данных нажимается кнопка «Подписать и отправить». Документ уходит оператору ИС ЭПД и становится доступен перевозчику.

Титул 2 (Т2): Погрузка груза

Кто заполняет: перевозчик (водитель со своего смартфона в приложении «1С-ЭПД»). Когда: по факту прибытия на склад грузоотправителя и завершения загрузки.

Этот титул фиксирует момент перехода ответственности за сохранность груза к перевозчику.

• Фактическое состояние: водитель сверяет пломбы, номера пломб, упаковку и внешнее состояние груза.
• Расхождения: если количество мест по факту отличается от заявленного в Т1, обнаружены повреждения тары или недостача, водитель обязан зафиксировать это в специальном поле титула. При серьезных расхождениях составляется акт (на бумаге или в электронном виде).
• Время: фиксируется точное время постановки ТС под погрузку и убытия со склада.
• Подпись: титул подписывается водителем с помощью ПЭП непосредственно в мобильном приложении. Без этой подписи товар числится на складе грузоотправителя, а риск случайной гибели остается на нем.

Данные автоматически синхронизируются в учетную систему перевозчика и становятся видны грузоотправителю и грузополучателю.

Титул 3 (Т3): Приемка груза

Кто заполняет: грузополучатель. Когда: по прибытии транспорта в пункт назначения и начале разгрузки.

Титул подтверждает выполнение обязательств продавца перед покупателем.

• Прибытие: указывается фактическое время прибытия транспортного средства.
• Сверка: ответственное лицо получателя пересчитывает места, взвешивает товар, проверяет целостность заводской упаковки и маркировку.
• Результат приемки: выбирается один из статусов – «Принято без расхождений», «Принято с расхождениями» или «Отказ в приемке».
• Замечания: при обнаружении боя, брака или недостачи детальное описание проблемы вносится в текстовое поле титула. Это критически важно для последующих претензионных работ и корректировки бухгалтерского учета (например, для оформления акта ТОРГ-2).
• Подпись: титул подписывается УКЭП материально ответственного лица грузополучателя.

Если подписан статус «Принято без расхождений», право собственности и риски переходят к покупателю в полном объеме.

Титул 4 (Т4): Выдача (разгрузка) груза

Кто заполняет: перевозчик (водитель). Когда: после того как грузополучатель завершил оформление Титул 3.

Финальный аккорд перевозки, закрывающий цикл документооборота.

• Статус выдачи: водитель подтверждает, что передал груз уполномоченному лицу получателя.
• Осмотр после разгрузки: отмечается состояние транспортного средства после освобождения от груза (чистое, требуется мойка, наличие повреждений кузова).
• Закрытие рейса: этот титул служит основанием для выставления счета заказчику перевозки (акт выполненных работ) и закрытия путевого листа.
• Подпись: подписывается водителем (ПЭП) и дополнительно может быть подтвержден квалифицированной ЭП логиста или руководителя компании-перевозчика для налоговой отчетности.

После подписания Т4 документооборот в журнале «Электронные перевозочные документы» получает статус «Завершен». Только после этого этапа бухгалтерия заказчика имеет полное основание для признания транспортных расходов в налоговом учете.

Какая ответственность установлена за осуществление транспортно-экспедиционной деятельности лицом, сведений о котором нет в реестре? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Подписание и отправка ЭТрН через «1С-ЭДО»: порядок действий и контроль статусов

Как организовать ЭДО с контрагентами? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Контроль и исправление ошибок: инструкция для пользователя «1С:Бухгалтерия»

Какие ошибки встречаются при работе с ЭТрН в «1С:Бухгалтерия» и как их исправить?

1. Зависание на статусе «На подписи у контрагента». Если регламентный интервал прошел, а статус не изменился, свяжитесь с контрагентом напрямую. Частая причина – истекший сертификат УКЭП у партнера или отсутствие у него прав на работу с ЭПД.
2. Расхождения при приемке (Недостача/Повреждение). Грузополучатель обязан зафиксировать отклонения непосредственно в Титуле 3. На основании этих данных в «1С» автоматически формируются связанные акты (ТОРГ-2 или иные внутренние акты о расхождениях). Без фиксации в цифровом титуле претензионная работа усложняется.
3. Замена ТС или водителя в пути. Перевозчик оформляет дополнительный информационный титул прямо в мобильном приложении или веб-интерфейсе, уведомляя все стороны об изменениях.
4. Технические ошибки формата. Если сервис возвращает ошибку ФЛК (форматно-логического контроля), сверьте ИНН/GLN участников, корректность заполнения адресных полей (желательно использовать ФИАС ID) и единицы измерения веса/объема.

Итоги

Программа «1С:Бухгалтерия» поддерживает автоматическое формирование и отправку ЭТрН при условии, что подключен сервис «1С:ЭДО», а сотрудники наделены электронными подписями. Перед работой сделайте все необходимые настройки и обучите персонал работе в программе с электронными перевозочными документами.