Сроки хранения личных дел уволенных работников

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Похожие публикации
Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.
Как формируется личное дело работника
Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:
- Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
- Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
- Сведения от аттестации.
- Трудовой контракт.
- Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).
Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.
Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.
Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников
Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:
- 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
- 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
- 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
- 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
- 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
- 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
- 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
- 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
- 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
- 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
- 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).
Правила использования архивной информации
Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.
Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.
Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.