Списание ГСМ по путевым листам в бухгалтерском учете

Общие правила списания ГСМ

Напомним: ГСМ — это обобщенное название нескольких видов топлива, смазочных материалов и горючего, то есть это:

• топливо (бензин, дизтопливо, сжиженный и сжатый природный газ);
• смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и спец. масла, пластичные смазки);
• специальные жидкости (тормозные, охлаждающие).

ГСМ списывают обоснованно, на основании определенных документов. При этом все расходы, связанные с ГСМ, обязательно подтверждают документально, приобщая к акту соответствующую документацию, в т. ч. путевые листы.

Компания должна выбрать подходящий для себя способ учета расходов ГСМ и закрепить его в учетной политике. При этом она должна указать, будет ли она нормировать эти расходы либо нет. Если будет, то чьи нормы: свои либо установленные Минтрансом (см. Распоряжение ведомства № АМ-23-р от 14.03.2008).

Если нормы расходов на ГСМ руководство компании утверждать не планирует, ГСМ следует списывать по фактическим затратам (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок. Покупку ГСМ по топливным картам подтверждает накладная поставщика, а приобретение за наличные — чек АЗС и авансовый отчет водителя. Расход топлива и служебный характер поездок авто, подключенного к электронной системе контроля, потверждают отчеты системы.

Роль путевого листа при списании ГСМ

Бланк по теме: Путевой лист 2024: образец Посмотреть Скачать

Путевой лист — это первичный (и основной при списании!) документ, который оформляется отдельно на каждое транспортное средство и содержит важные для бухучета данные.

Прежде всего это данные о горючем (сколько выдано, что осталось после поездки) и о пробеге. На их основе определяют объем горючего, потраченного во время поездки (расходы).

Однако, путевой лист для списания ГСМ необходим, если нет электронной системы контроля расхода топлива или она не предоставляет все необходимые данные. Например, если указанная электронная система контролирует расход ГСМ, но не отслеживает маршрут авто.

Путевой лист – 2024

С 2023 г. разрешено оформлять как электронные, так и бумажные листы. Форму можно разработать самостоятельно, взяв за основу рекомендованные типовые бланки Госкомстата (см. постановление № 78).

Актуальный порядок оформления, формирования путевого листа, состав обязательных сведений для него устанавливает приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390. К данным сведениям можно добавлять дополнительные, если того требует специфика деятельности компании (поездки).

Если бланк путевого листа предусматривает фиксацию не объемов ГСМ, а только пробега, то объемы подсчитывают по нормам расходов ГСМ из Распоряжения Минтранса № АМ-23-р. Расчеты, которые производятся по данным из любой формы путевого листа, переходят в бухучет.

Проверить, правильно ли вы заполнили путевой лист, можно с помощью Готового решения от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.

Учет и списание ГСМ в бухгалтерском учете

Рассмотрим особенности учета и списания ГСМ.

Поступление ГСМ фиксируют в стандартном порядке, установленном компанией в учетной политике. Операции подлежат отображению с участием подотчетного лица при наличном расчете, а также с применением топливных карт. Поступление ГСМ отображают по дебету 10 счета, а списание — по кредиту.

Списание горючего производится тоже согласно правилам учетной политики, как было описано выше, на основе сведений из путевых листов. Если компания не занимается пассажироперевозками, грузоперевозками, то с использованием данных из путевых листов, маршрутных листов, отчетов о перемещении ТС, справок, составленных на основании сведений навигационной системы ГЛОНАСС, GPS или иных систем.

Проводка для списания расходов по ГСМ, использованных в деятельности компании, в том числе для управленческих нужд:

Дт 26 (44, 20) Кт 10-3 — себестоимость ГСМ причислена к расходам по обычной деятельности.

Методы списания ГСМ в 2024 году

Таким образом, на основе данных из путевых листов ГСМ списывают (рассчитывают расходы) по факту либо нормативу. Рассчитав расход горючего одним либо другим способом, результаты отображают в бухучете.

Списание ГСМ по путевым листам: пример

Горючее подлежит списанию по средней себестоимости (ССБ) либо по себестоимости запасов, приобретенных первыми.

Списание ГСМ по факту (по показателям расхода топлива) производится с расчетом расходов по формуле: (Цена остатков на начало отчетного периода + Цена поступления) / Совокупная величина остатка на начало отчетного периода и поступлений.

Пример с условными данными. ООО «Позитив» применяет метод списания по средневзвешенной (средней) себестоимости. Служебное авто компании «Лада Калина» вернулось из очередной поездки, совершенной в административных целях. Расчет списания ГСМ выполняется по следующим данным из путевого листа:

• до начала поездки в баке было 10 л бензина, и к этому выдали еще 20 л;
• после поездки в баке осталось 5 л;
• ССБ горючего = 39 р.

Отсюда следует, что по факту расход ГСМ составил: (10 л + 20 л) – 5 л = 25 л. Списать следует: 39 р. × 25 л = 975 р.

Проводка: Дт 26 Кт 10-3 (975 р.).

Списание ГСМ по нормативу (по показателям пробега ТС) производится с учетом расхода горючего = 0,01 × Нs × S × (1 + 0,01 × D),

Где:

• Нs – базовая норма расхода для конкретного авто (на пробег ТС, л/100 км);
• S – расстояние, которое пройдено авто (пробег);
• D – поправочный коэффициент.  Он определяется, как сумма или разность надбавок и снижений.

Пример с условными данными: ООО «Плюс» осуществляет деятельность на территории г. Челябинска, применяет способ учета топлива по средней себестоимости (ССБ). Авто компании ВАЗ-212300 «Шевроле-Нива» периодически используется для служебных поездок. Авто находится в эксплуатации 6 лет.

В форме путевого листа компании отображаются только показания одометра.

После служебной поездки в июле 2024 г. в путевом листе зафиксированы данные пробега:

• до начала поездки – 6000 км;

• после возвращения – 6100 км.

Из Распоряжения Минтранса № АМ-23-р следует, что:

Нs = 10,5,

D = 30%, где надбавки 25% — за езду в городе с населением от 1 млн до 5 млн чел. (в г. Челябинск), 5 % — за общий пробег авто,

ССБ = 39 р.

Отсюда расход топлива составит: 0,01 × 10,5 × 100 км × (1+ 0,01 × 30) = 13,65 л. Списать можно: 13,65 × 39 = 532,35 р.

Списание ГСМ в 1с 8.3: пошаговая инструкция

Без использования путевого листа списание ГСМ в 1С на расходы производится стандартно через документ «Расход материалов (Требования-накладные)» (см. разд. «Склад»):

При создании требования-накладной нужно заполнить предложенную форму, указав организацию, дату списания, склад, где было горючее, и таблицу:

Завершить операцию следует последовательным нажатием двух кнопок – «Записать» и «Провести».

Стоимость списываемого на затраты при проведении требования-накладной бензина учитывается по средней:

На основании авансового отчёта требование-накладная тоже может быть сформирована. Нужно открыть отчёт, или весь журнал с ними, кликнуть на «Создать на основании» и выбрать документ:
Путевой лист в 1с (см. разд. «Покупки») может выглядеть так:

Итоги

Путевой лист — это первичный учетный документ, который содержит данные о пробеге, движении горючего и служит обоснованием сопутствующих расходов. По этим данным рассчитывают расходы на горючее (по факту либо нормативам). Результаты расчетов отображают в бухучете.