Прощение долга подотчетному лицу

Ключевые правила выдачи подотчетных средств

Деньги под отчет разрешается выдавать подотчетным лицам на определенных условиях, а именно:

1. Денежные средства можно выдавать под конкретные цели. Например, для поездки в командировку, оплаты услуг, на представительские расходы.

2. Выдаваемая сумма должна иметь адекватное обоснование. Так как она выдается на конкретные цели, то ее размер следует рассчитывать, исходя из этих реальных, фактических целей, цен, оплаты и т. п.

Допустим, условно говоря, работника отправили в командировку на 2 дня для заключения договора с контрагентом. При этом ему выдали 13 тыс. р., куда вошли следующие расходы: оплата ГСМ – 6 000 р., проживание – 2 000 (×2), суточные 1 500 (×2).

3. Подотчетное лицо должно будет отчитаться за полученные средства: сколько и куда денег израсходовано, сколько осталось. Остаток нужно вернуть обратно в кассу.

Нельзя допускать того, чтобы подотчетный работник не отчитался совсем либо отчитался, но не вернул остаток. При этом считается, что, если он и не отчитается и не вернет деньги, то выдавать ему деньги под отчет снова нельзя. Но в 2022 г. получать деньги все же могут и те, кто не отчитался по ранее выданным авансам.

Порядок возврата неизрасходованных сумм

Кассовые операции на текущий момент проводятся согласно положениям указания Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 (послед. ред. – 05.10.2020). Последняя редакция существенно не поменяла правила операций с 30.11.2020, но определенные изменения претерпела. Из них выделим следующее:

1. В распорядительный документ разрешили включать несколько сумм, которые выдаются подотчетному лицу (лицам).
2. Организация стала самостоятельно устанавливать конкретный срок для сдачи отчета.

Итак, деньги выдаются подотчетному работнику на конкретные цели и на определенный руководителем срок. Работник по окончании этого срока (например, приехав из командировки), должен отчитаться по полученным ранее суммам и совершенным расходам в бухгалтерии. Но нередко случается и так, что все деньги потрачены, а возвращать остаток попросту нечем. Что делать тогда? Разберем наиболее типичные ситуации.

Работник не выполнил поручения в установленный срок, деньги не потрачены

В этой ситуации работник (подотчетное лицо) обязан вернуть в кассу организации все денежные средства, которые ему выдали, а он не потратил. Отчитываться (составлять отчет) при этом не требуется.

Работник выполнил поручение, но часть денег осталась

Подотчетный работник должен отчитаться в бухгалтерии по совершенным расходам и вернуть оставшиеся деньги в кассу организации. Попутно ему нужно представить документы, которые подтверждают совершенные расходы (чеки, квитанции, отчет по командировке и т. п.).

Если остаток им не возвращается (так как денег не осталось вообще), наниматель может удержать их из его зарплаты (применительно к ст. 137 ТК). В некоторых случаях, когда становится очевидным, что подотчетное лицо не сможет вернуть остаток средств и обосновать их расход, наниматель может простить долг.

Еще больше информации о порядке выдачи подотчетных средств вы найдете в готовом решении КонсультантПлюс "Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете". Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Особенности удержания невозвращенных денег из зарплаты

Наниматель может принять решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы из зарплаты работника (должника) на протяжении месяца после завершения срока, отведенного для возврата (ст. 137 ТК). Но сделать это он сможет только при наличии письменного согласия работника на данное удержание в конкретном размере.

Оформление сопровождается изданием приказа об удержании соответствующей суммы из заработка этого работника. При этом необходимо учитывать ограничения, установленные по размерам удержаний. Наниматель может удерживать из каждой зарплаты должника неизрасходованные суммы, но не больше 20 процентов от невозвращенной суммы (ст. 138 ТК).

Если наниматель решил простить долг

Если наниматель решает высвободить подотчетное лицо от обязательств, связанных с возвратом долга, обычно издается соответствующий приказ. На его основании далее заключается двустороннее соглашение о прощении долга либо должнику в одностороннем порядке отправляется уведомление о прощении долга, составленное в произвольной форме, где указывается:

• какая именно задолженность прощается;
• основание ее появления;
• прощаемая сумма долга.

Образец уведомления:

В учете делают проводки:

• ДТ 73 КТ 71 – решение нанимателя о прощении долга подотчетного лица;
• ДТ 91 субсч. «Проч. расходы» КТ 73 – списание прощенного долга.

Прощение долга в бухучете отражается по справке бухгалтерии.

НДФЛ

Когда подотчетному лицу прощают долг, у него образуется экономическая выгода, т. е. доход в сумме прощенного долга, облагаемый НДФЛ. Данный доход облагается НДФЛ общим порядком, с применением ставки 13 %, установленной для резидента (согласно п. 1 ст. 224 НК). Дата получения такого дохода – это дата прекращения «долговых» обязательств на основании соглашения (уведомления) о прощении долга.

Наниматель, будучи налоговым агентом, обязан рассчитать, заплатить НДФЛ в бюджет, удерживая сумму налога из дохода работника при его фактической выплате (п. 1 и 4 ст. 226 НК). Отсюда следует, что наниматель должен в ближайшую выплату, производимую работнику, удержать НДФЛ, рассчитанный с суммы прощенного долга. В учете это показывают так:

• ДТ 70 КТ 68 «Расчеты НДФЛ» – начисление НДФЛ (на сумму прощенного долга).

Если наниматель не может удержать НДФЛ на протяжении налогового периода, например, по причине отсутствия либо недостаточности дохода должника, тогда он должен сообщить об этом в ИФНС. Сделать это нужно в срок до 01.03 следующего года.

Страховые взносы

Поскольку наниматель решил не удерживать невозвращенную сумму, она признается выплатой в пользу подотчетного лица в рамках трудовых отношений. И именно поэтому она облагается страховыми взносами, причем тоже общим порядком.

В ситуации, когда наниматель прощает невозвращенный долг бывшего подотчетного лица (уволенного), действуют иные правила. Так как с ним трудовое соглашение уже прекращено, на прощенный долг взносы не начисляют.