Порядок выдачи денежных средств в подотчет

Что такое выдача средств под отчет

Денежные средства под отчет на текущие расходы организации (ИП) могут выдать уже любому работнику, причем как наличные, так и безналичные, перечислив сумму на карту работника либо корпоративную.

Как перечислить подотчетную сумму на банковскую карту, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Выдача денег подотчет из кассы стандартно оформляется расходным кассовым ордером, а перевод денег на карту – платежкой. Проводки по выдаче:

• Дт 71 Кт 50 (из кассы);
• Дт 71 Кт 51 (перечислением на карту).

Порядок контроля над процессом устанавливает наниматель (применительно к ч. 1 ст. 19 ФЗ № 402 от 05.12.2022).

Полученные деньги работник должен расходовать на определенные цели для выполнения поручения нанимателя. Ему следует:

• сохранить все платежные документы (чеки, БСО) при расходовании средств;
• отдать в бухгалтерию авансовый отчет и документы, удостоверяющие совершенные расходы.

Основной применяемый нормативно-правовой документ – Указание ЦБ № 3210-У от 11.03.2014. Следует заметить, что редакция данного документа менялась. Изменения вносились в августе 2017-го, а самые последние – от 05.10.2020.

Что сохранилось с тех пор, а что изменилось после вступления в действие очередной редакции Указания № 3210-У от 2022 г., будет рассмотрено далее.

Порядок выдачи денежных средств под отчет 2024

Последний раз правила выдачи денег под отчет сотрудникам обновлялись в 2022 г. Они же применяются и сейчас, в 2024 г. Следует заметить, что многое с 2017 г. осталось неизменным, но есть и нововведения.

Таким образом, в 2024 г. применяется следующий порядок:

1. Деньги под отчет можно выдавать любому работнику, с которым заключен трудовой (гражданско-правовой) договор. Причем выдача допускается, если у работника есть долг по подотчетным суммам, которые ему выдавали раньше.

2. Ограничений по размеру выдаваемой суммы нет, но при расчете с исполнителями, поставщиками и т. п. лицами представителю бюджетной структуры выдают наличными максимум 100 тыс. р. (по одному контракту).

3. Выдача денежных документов (например, ж/д билетов) подотчетному лицу из кассы в 1С (ред. 3.0) отображается созданием документа «Выдача денежных документов». См. «Функциональность», затем «Банк и касса» (создание через кнопку «Выдача»): 

4. Выдача наличных денег под отчет оформляется приказом в свободной форме. В нем разрешено указывать сразу несколько сумм либо несколько подотчетных лиц. Работник может не писать при этом заявление, достаточно приказа, подписанного руководителем. Приказ передается в бухгалтерию, является основанием для выдачи (перечисления) денег.

5. Срок для сдачи авансового отчета определяет наниматель (ИП), например, в приказе. Если срок не установлен, отчет нужно предоставить в день получения денег. Как и раньше, к нему нужно приобщать документы, удостоверяющие произведенные расходы.

6. Неистраченные (оставшиеся) деньги подотчетное лицо должно вернуть в кассу. Данный возврат оформляется приходным кассовым ордером.

7. В локальном документе (например, в Положении о расчетах с подотчетными лицами) можно:

• запретить выдавать деньги лицу, у которого есть долги;
• установить свой срок проверки поступившего отчета с документами;
• закрепить свой порядок операций по безналичному расчету с подотчетными лицами.

За нарушение порядка кассовых операций привлекают к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП.

Образец заявления и приказа – 2024

Заявление подотчетного лица:

Приказ нанимателя можно скачать бесплатно, кликнув на картинку ниже:

Бланк по теме: Приказ о подотчетных лицах в 2024 году Посмотреть Скачать

Итоги

Деньги под отчет могут выдать любому работнику, даже если он не отчитался по предшествующим подотчетным суммам. Заявление при этом не требуется, достаточно приказа руководителя. Деньги можно выдать из кассы наличными либо перечислить на корпоративную, личную карту работника.