Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками – это важный элемент документооборота государственных и частных организаций. В данном документе руководитель субъекта хозяйствования конкретизирует перечень должностных обязанностей, которые обязаны выполнять определенные сотрудники. Приказ не имеет унифицированного образца, и из-за этого у сотрудников кадровой службы нередко возникают вопросы по поводу того, какие именно сведения нужно включить в него.
Когда нужен приказ о распределении обязанностей
Данный документ потребуется, если у руководителя организации возникла необходимость в перераспределении объема порученной сотрудникам работы, но при этом их трудовая функция остается прежней. Например, перераспределение полномочий и их передача от одних сотрудников другим потребуется в следующих ситуациях:
- В организации создано новое подразделение, и часть трудовой функций перешла к его сотрудникам.
- Сотрудник уходит в отпуск, и его обязанности на время необходимо распределить между остальными работниками отдела.
- Один сотрудник чрезмерно загружен, в то время как у других такой загруженности нет.
Если же нужно изменить должностные обязанности сотрудника, предусмотренные должностной инструкцией (трудовым договором), издания одного приказа будет недостаточно - придется получить письменное согласие работника и заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Читайте также: Как оформить совмещение должностей
Какие задачи выполняет приказ о распределении обязанностей между работниками:
- оптимальное распределение задач между сотрудниками организации;
- разграничение зон ответственности (кто и за какой участок отвечает);
- конкретизация трудовой функции каждого работника;
- уточнение перечня лиц, ответственных за определенные виды работ;
- обеспечение согласованности действий и взаимодействия между структурными подразделениями;
- обеспечение оперативного управления производственными процессами и персоналом в разных ситуациях.
Объем выполняемых работником обязанностей зависит от специфики конкретного рабочего места, квалификации и опыта работы исполнителя. Трудовые обязанности указывают в тексте приказа или в приложении к нему. Лиц, перечисленных в распорядительном документе, необходимо ознакомить с ним под подпись. Трудовые обязанности можно распределять между работниками внутри одного подразделения, а также между руководителями разных отделов.
Обязательно ли издавать такой приказ? Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками, образец заполнения которого можно найти далее, не является обязательным документом в организациях с небольшим штатом сотрудников. Но в крупных компаниях с большим количеством работников без этого документа зачастую не обойтись.
Читайте также: Оплата за совмещение обязанностей временно отсутствующего работника
Как правильно составить приказ о распределении обязанностей
Приказ составляется в свободной форме, но с учетом требований к документации такого типа, приведенных в госстандартах и методических рекомендациях. Рекомендуется придерживаться следующей структуры:
- Как правило, приказ составляется на бланке организации с указанием ее наименования и реквизитов.
- В верхней части распорядительного документа указывается наименование документа («Приказ») и присвоенный ему номер, далее вносят дату и место составления приказа.
- В вводной части следует прописать название приказа (например, «О распределении обязанностей между сотрудниками экономического отдела») и причины необходимости его издания. Формулировка может выглядеть так «В целях улучшения работы экономического отдела …».
- В распорядительной части прописывают, каким образом будут распределены функциональные обязанности между персоналом, полномочия работников или руководителей подразделений.
- Приказ подписывается руководителем, с ним знакомят всех сотрудников, перечисленных в тексте приказа, под роспись с указанием даты ознакомления.
При составлении распорядительного документа необходимо проконтролировать, чтобы он содержал все требуемые реквизиты, придающие ему юридическую силу. Перечень таких реквизитов приведен, например, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). Так как данный приказ относится к документам по основной деятельности и содержит управленческие и административные решения руководства, его необходимо хранить в архиве организации постоянно.
Читайте также: Сроки хранения кадровых документов
Для примера приведем приказ о распределении обязанностей между сотрудниками школы, который вы можете скачать ниже.
