Одной из обязанностей работодателя является создание подходящих условий для сохранности трудовых книжек и назначение сотрудников, которые будут отвечать за правильность их ведения. Об этом сказано в п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Для этих целей утверждается приказ о хранении трудовых книжек, образец которого можно найти в конце этой статьи.
Для чего нужно издавать приказ
Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, поэтому работа с ними должна вестись в установленном на законодательном уровне порядке. Это правило обязательно нужно соблюдать во всех организациях, особенно в тех, где есть большой поток кадровой документации. Руководитель должен назначить сотрудника, который будет лично нести ответственность за сохранность трудовых книжек.
Приказ на хранение трудовых книжек – что это за документ?
Суть данного приказа заключается в назначении ответственного за хранение трудовых книжек с указанием его должности, Ф.И.О. и даты, с которой такая ответственность возлагается. В документе можно указать ответственное должностное лицо в целом по организации и отдельно ответственных по структурным подразделениям (например, по филиалам). Также в приказе можно указать сотрудника, который будет выполнять такие обязанности во время отсутствия основного ответственного лица. Если ответственность возлагается на руководителя – в приказе нужно сделать соответствующую отметку.
Приказ об ответственном за хранение трудовых книжек составляется в свободной форме. Часто документ оформляют на фирменном бланке юридического лица или набирают на компьютере на листе формата А4.
С приказом обязательно надо ознакомить ответственного сотрудника под роспись. Исправления и помарки в документе недопустимы.
Должностные обязанности ответственного перечислять в приказе не нужно, их обычно указывают в локальных нормативных актах (трудовом договоре, должностной инструкции и пр.). Для того, чтобы распорядительный документ стал легитимным, его обязательно должен подписать руководитель.
Читайте также: Согласие на хранение трудовой книжки
Срок действия приказа
Документ будет действовать столько времени, сколько ответственный сотрудник будет работать в организации и исполнять возложенные обязанности. Если обязанности по хранению трудовых книжек передаются другому должностному лицу – необходимо составить новый отдельный приказ. Документ хранится вместе с другой распорядительной документацией.
Важные моменты
-
В приказе следует указать законодательное обоснование его издания (ссылки на разделы и статьи нормативных актов, относящихся к содержанию приказа).
-
Приказ составляется в одном экземпляре, его подписывает руководитель и ставят подписи все упомянутые в нем сотрудники, ознакомленные с текстом документа.
-
Ставить печать на документе надо только в том случае, если такое требование закреплено в учетной политике организации.
Как составить приказ
Приказ на хранение трудовых книжек обязательно должен содержать следующие сведения:
-
Ф.И.О. и должность назначаемого сотрудника;
-
Ф.И.О. и должность лица, которое будет выполнять данные обязанности во время отсутствия назначаемого сотрудника (если необходимо);
-
дату, с которой назначенный сотрудник должен приступить к выполнению возложенных на него обязанностей;
-
сведения о лице, которое будет осуществлять контроль за исполнением;
-
обоснование для издания документа.
Стандартная структура приказа:
-
В верхней части указывают полное наименование организации.
-
Далее надо указать название документа («Приказ»), его номер, дату и место составления.
-
После этого необходимо прописать суть распоряжения («О назначении ответственного …»).
-
Затем указывают обоснование «В связи с …».
-
Далее идет распорядительная часть.
-
После распорядительной части указывают ссылку на лицо, контролирующее исполнение приказа.
Документ подписывает руководитель. Ознакомленный с документом сотрудник ставит подпись и дату ознакомления.
