Приказ о хранении трудовых книжек: образец

prikaz_o_hranenii_trudovyh_knizhek_obrazec.jpg

фотобанк Лори

Для чего нужно издавать приказ

Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, поэтому работа с ними должна вестись в установленном на законодательном уровне порядке. Это правило обязательно нужно соблюдать во всех организациях, особенно в тех, где есть большой поток кадровой документации. Руководитель должен назначить сотрудника, который будет лично нести ответственность за сохранность трудовых книжек.

Приказ на хранение трудовых книжек – что это за документ?

Суть данного приказа заключается в назначении ответственного за хранение трудовых книжек с указанием его должности, Ф.И.О. и даты, с которой такая ответственность возлагается. В документе можно указать ответственное должностное лицо в целом по организации и отдельно ответственных по структурным подразделениям (например, по филиалам). Также в приказе можно указать сотрудника, который будет выполнять такие обязанности во время отсутствия основного ответственного лица. Если ответственность возлагается на руководителя – в приказе нужно сделать соответствующую отметку.

Приказ об ответственном за хранение трудовых книжек составляется в свободной форме. Часто документ оформляют на фирменном бланке юридического лица или набирают на компьютере на листе формата А4.

С приказом обязательно надо ознакомить ответственного сотрудника под роспись. Исправления и помарки в документе недопустимы.

Должностные обязанности ответственного перечислять в приказе не нужно, их обычно указывают в локальных нормативных актах (трудовом договоре, должностной инструкции и пр.). Для того, чтобы распорядительный документ стал легитимным, его обязательно должен подписать руководитель.

Читайте также: Согласие на хранение трудовой книжки

Срок действия приказа

Документ будет действовать столько времени, сколько ответственный сотрудник будет работать в организации и исполнять возложенные обязанности. Если обязанности по хранению трудовых книжек передаются другому должностному лицу – необходимо составить новый отдельный приказ. Документ хранится вместе с другой распорядительной документацией.

Важные моменты

В приказе следует указать законодательное обоснование его издания (ссылки на разделы и статьи нормативных актов, относящихся к содержанию приказа).
Приказ составляется в одном экземпляре, его подписывает руководитель и ставят подписи все упомянутые в нем сотрудники, ознакомленные с текстом документа.
Ставить печать на документе надо только в том случае, если такое требование закреплено в учетной политике организации.

Как составить приказ

Приказ на хранение трудовых книжек обязательно должен содержать следующие сведения:

Ф.И.О. и должность назначаемого сотрудника;
Ф.И.О. и должность лица, которое будет выполнять данные обязанности во время отсутствия назначаемого сотрудника (если необходимо);
дату, с которой назначенный сотрудник должен приступить к выполнению возложенных на него обязанностей;
сведения о лице, которое будет осуществлять контроль за исполнением;
обоснование для издания документа.

Стандартная структура приказа:

В верхней части указывают полное наименование организации.
Далее надо указать название документа («Приказ»), его номер, дату и место составления.
После этого необходимо прописать суть распоряжения («О назначении ответственного …»).
Затем указывают обоснование «В связи с …».
Далее идет распорядительная часть.
После распорядительной части указывают ссылку на лицо, контролирующее исполнение приказа.