Заявление (согласие) на хранение трудовой книжки у работодателя

soglasie_na_hranenie_trudovoy_knizhki.png

фотобанк Лори

Законодательная база

В ст. 24 Конституции РФ указано, что хранение и использование информации о частной жизни гражданина недопустимо без его согласия.
В ст. 9 закона № 152-ФЗ регламентирован порядок получения согласия на обработку персональных данных физлица.
Глава 14 ТК РФ посвящена защите персональных данных работников, в т.ч., ст. 86 ТК РФ устанавливает требования, которые работодатель должен выполнять при обработке персональной информации.
Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Согласие работника на хранение трудовой книжки – что это за документ?

Данный документ является письменным разрешением гражданина РФ, в соответствии с которым заинтересованной стороне предоставляется право получать, собирать, хранить и использовать его персональные сведения. Как правило, согласие работника на хранение трудовой книжки не оформляется отдельным документом. Чаще всего разрешение гражданина на осуществление действий с личной информацией указывается в другом документе -«Согласии на обработку персональных данных». Данный документ обязателен при оформлении на работу, он содержит:

перечень сведений, на обработку которых гражданин дает свое согласие;
для каких целей предоставляются такие сведения (ведение кадрового документооборота, проведение бухгалтерских операций и налоговых отчислений и прочие действия).

В какой форме составляется согласие?

Согласие на хранение трудовой книжки, по сути являющееся согласием на обработку персональных данных работника, составляется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри фирмы. При его оформлении обязательно надо ориентироваться на нормы ст. 9 закона № 152-ФЗ. В частности, в пункте 4 ст. 9 перечислены сведения, которые нужно включить в данный документ. К таким сведениям относится:

Ф.И.О. гражданина;
реквизиты документа, удостоверяющего личность;
наименование организации и ее юридический адрес (или Ф.И.О. и адрес ИП);
цель обработки персональной информации;
перечень данных, на обработку которых физлицо дает свое согласие;
сведения о лице, которое будет осуществлять действия с персональной информацией по поручению организации (если таковое имеется);
срок действия согласия, а также способ его отзыва;
подпись физлица.

Как составить документ

Стандартное заявление на хранение трудовой книжки у работодателя и обработку персональных данных составляется таким образом:

В «шапке» нужно указать наименование организации-работодателя и Ф.И.О. руководителя,
Далее пишется название документа «Согласие на обработку персональных данных».
Новую строку можно начать таким образом «Я, (ф.И.О. полностью), в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в целях …». Здесь необходимо перечислить - Ф.И.О. гражданина, который дает свое разрешение на проведение операций с персональной информацией, его адрес, реквизиты паспорта, для каких целей предоставляются данные (к примеру, для отображения информации в кадровых документах, начисления заработной платы и пр.).
После этого надо указать наименование юридического лица или ФИО ИП, которому предоставляется право осуществлять действия с личной информацией сотрудника.
Затем перечисляются данные, на обработку которых дается согласие. К ним относятся: Ф.И.О., дата и место рождения, адрес регистрации и пр. Среди них обязательно надо упомянуть сведения, имеющиеся в трудовой книжке: «Информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности».
Ниже указывают срок действия соглашения. К примеру «Со дня подписания и до дня отзыва в письменном виде».
В конце документа гражданин должен поставить свою подпись с расшифровкой и дату его составления.

zayavlenie_trudovaya_knizhka.jpg

Штрафы для работодателей за хранение трудовых книжек без получения согласия работников

Если сотрудники проверяющих органов обнаружат, что трудовые книжки хранятся в организации без письменного согласия работников на обработку персональных сведений – работодателю будет грозить крупный штраф. Размер штрафа за отсутствие согласия на хранение трудовой книжки и и других персональных данных определяется в соответствии с п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ, в 2019 году он составляет для юрлиц от 15 до 75 тысяч рублей, для должностных лиц – от 10 до 20 тысяч рублей, для граждан – 3-5 тысяч рублей.