Подготовка к электронному документообороту
Статья по теме: Проверяем электронную подпись в 2024 году Документ, который заверен электронной подписью (ЭП), имеет юридическую силу при условии, что он заверен действительной ЭП. При отправке такого документа через оператора ЭДО подлинность, действительность ЭП проверяется автоматически. Но при отправке его вне системы ЭДО проверять ее при необходимости нужно самостоятельно. ПодробнееДля обмена электронными счетами-фактурами необходим любой специальный сервис для ЭДО или соответствующая функция в 1С. Или любые другие программы или сервисы, поддерживающие электронный документооборот.
Использовать электронный документооборот можно только при выполнении некоторых технических и юридических условий и действий.
1. Необходима специальная бухгалтерская программа, установленная на вашем компьютере, поддерживающая создание электронных счетов-фактур. Например, 1С. Программа должна иметь опцию выгрузки документов в специальном формате. Единственный правильный формат счета-фактуры для электронного документооборота – формат файла .XML. Никакой другой формат не подойдет.
2. Правила обмена электронными документами нужно закрепить в Учетной политике.
3. Обязательно должна быть электронная цифровая подпись.
4. Для передачи электронных документов можно выбрать один из двух способов, заключить договор с предоставляющим услугу ЭДО оператором и настроить программу – на это уйдет от нескольких дней до нескольких недель:
- если используется программа 1С, то в ней можно подключить функцию для передачи электронного документооборота 1С-ЭДО;
- можно воспользоваться любым онлайн-сервисом для электронного документооборота – Диадок, СБИС, 1С-ЭДО и другими.
5. После подключения и настройки программы независимо от того, какой способ будет выбран, нужно заключить с каждым контрагентом, с которым планируется вести электронный обмен документами, договор об электронном документообороте. Должно быть взаимное согласие на электронную передачу документов.
Как получить электронный счет-фактуру, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Порядок обмена электронными счетами-фактурами
Статья по теме: Электронный документ между организациями ПодробнееКогда решены все юридические и технические проблемы и канал для электронного документооборота настроен, можно передавать нужные документы.
Далее по шагам рассмотрим порядок обмена электронными счетами-фактурами.
Шаг 1. В программе ведения бухгалтерского учета создается новый счет-фактура. Заполняются все реквизиты и данные в соответствии с методикой заполнения и регламентирующими законами. Документ сохраняется и проводится.
Шаг 2. Далее счет-фактуру можно передавать.
Если используется программа 1С с модулем 1С-ЭДО, то, находясь в счете-фактуре, можно в верхнем меню выбрать команду «ЭДО» – «Отправить электронный документ» или «Подписать и отправить». Эту же команду можно выполнить, находясь в таблице списка выданных счетов-фактур.
Можно передать документы из рабочего места: «Текущие дела» – «ЭДО». В папке «Исходящие» выбрать нужный документ и нажать команду «Создать, подписать и отправить». Документы, которые готовы к отправке, попадут в папку «На контроле». Для изменения статуса нужно нажать команду «Отправить и получить» в верхнем меню.
Если используется какой-то другой сервис, то счет-фактуру нужно выгрузить в правильном формате (.XML) и загрузить в сервис, настроенный для электронного документооборота. Далее также подписать его электронной подписью и отправить.
Шаг 3. Теперь счет-фактуру должен получить контрагент, после чего изменится его статус.
После этого, если используется 1С-ЭДО, статус ЭДО изменится на «ЭДО завершен». Посмотреть статус отправленных электронных документов можно в «Архиве ЭДО» или в таблице списка выданных счетов-фактур.
В других сервисах после подписания контрагентом электронного счета-фактуры приходит автоматическое «Извещение» от оператора ЭДО о том, что документ полностью подписан.
Электронные счета-фактуры в России
По законодательству с 2016 года электронные счета-фактуры в России являются выставленными после того, как продавцу поступило подтверждение от оператора ЭДО о том, что документы получены и подписаны покупателем.
В большинстве случаев предприятие может не использовать электронный документооборот. Достаточно обмена счетами-фактурами на бумажных носителях. Есть только два случая, когда Налоговый кодекс обязывает использовать ЭДО.
Первый случай, когда обмен происходит между участниками оборота прослеживаемыми товарами. Продавец должен в обязательном порядке подписать электронный счет-фактуру усиленной квалифицированной подписью и передать покупателю через ТКС, а покупатель – принять и тоже подписать усиленной квалифицированной подписью.
Второй случай предусмотрен для обмена счетами-фактурами между участниками оборота товаров с обязательной маркировкой. Они обязаны обмениваться универсальными передаточными документами (УПД), заменяющими счета-фактуры.
Для сроков выставления счета-фактуры в электронном виде законодательство не предусматривает особого правила. Электронный счет-фактура должен быть выставлен по общему правилу не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки, даже если товары будут доставлены покупателю позже.
Распечатывать электронный счет-фактуру законодательство не требует. Подлинником первичного документа в данном случае является электронная форма, переданная и подписанная по всем правилам.
Итоги
Обмениваться электронными счетами-фактурами через каналы связи можно при взаимном согласии контрагентов, но это необязательно. Исключением является только обмен между участниками оборота прослеживаемыми товарами или товарами с обязательной маркировкой. Для них нет альтернативы. Настройка электронного документооборота занимает от нескольких дней до нескольких недель, при этом нужно выполнить ряд технических и юридических условий. Поэтому не всегда это целесообразно, если нет необходимости в срочной передаче счетов-фактур и нет проблем с обменом бумажными документами.
