Организация доставки работников к месту работы

Бывает, что предприятие расположено на значительной удаленности от населенного пункта, или в местности, где движение общественного транспорта отсутствует либо оно недостаточное - тогда принимается решение по организации доставки работников на его территорию. Доставка может быть осуществлена разными способами, отличающимися друг от друга по юридическому оформлению и экономической выгоде.

Доставка работников к месту работы: право или обязанность фирмы?

Касательно доставки работника к месту работы Трудовой кодекс по большей части «молчит». В нем нет универсальных, применяемых во всех видах правоотношений с участием работника и работодателя, норм, которые бы предписывали или регулировали такую доставку.

Исключение — доставка работников к месту вахты. Ее работодатель обязан осуществить любым экономически целесообразным способом, что следует из п. 2.5 положений постановления Госкомтруда СССР о вахтовом методе от 31.12.1987 № 794/33-82, которые до сих пор действуют.

Косвенно обязанность работодателя доставить работника до места вахтовой работы прослеживается из нормы ст. 301 ТК РФ о том, что в графике на вахту предусматривается время для доставки работников. А все, что происходит в рамках рабочего графика, происходит за счет работодателя.

Отметим, что оплачивать проезд работника от места жительства до пункта сбора на вахту фирма не обязана (решение ВС РФ от 17.12.1999 № ГКПИ 99-924).

Таким образом, работа с доставкой до места работы — правоотношение, которое инициируется работодателем, если это не вахта, по его собственной воле. Регламентируется, соответственно, различными локальными нормативами, договорами, соглашениями.

Доставка работников к месту работы и обратно: как лучше организовать

Есть несколько способов организовать доставку работников. Можно:

1. Закрепить в трудовом договоре компенсацию работнику:

• за проезд до места работы общественным транспортом;
• за топливо и ГСМ для его личного автомобиля, на котором он ездит на работу.

Главное преимущество компенсирующей схемы заключено в ее «заявительности». Пока работник не предъявил документально подтвержденные расходы на проезд, деньги остаются на счетах организации и участвуют в обороте.

Главный недостаток схемы — в том, что работник может предъявить недостоверные или не относящиеся именно к рабочим поездкам документы по расходам, которые ему оплачивает организация.

2. Закрепить в локальном нормативном акте доставку работников служебным транспортом организации.

Главное преимущество схемы — полная подконтрольность руководству, финансовая прозрачность. Нет больших внешних рисков срыва подачи транспортных средств.

Главный недостаток — организационная сложность, которая сопровождается значительными, в ряде случаев, финансовыми издержками:

• надо обеспечивать прохождение водителями предрейсовых и прочих медосмотров и нести расходы в связи с этим,
• приходится тратиться на обслуживание, страхование автомобилей организации,
• требуется организовывать безопасную стоянку автомобилей.

3. Заключить со сторонним хозяйствующим субъектом договор на доставку работников.

Главное преимущество схемы — цена. Как правило, расходы на «аутсорсинг» транспортных услуг ниже расходов на оплату труда штатных водителей и специалистов по обслуживанию машин. Все издержки на обеспечение работы автопарка находятся на стороне исполнителя.

Главный недостаток — зависимость от форс-мажоров на стороне поставщика услуг. Кроме того, поставщик может внезапно поднять цены на услуги, не прислать автомобиль в той или иной ситуации и т. п. Если даже по договору прописана ответственность с выплатой неустоек, то их порой непросто взыскать (иногда все официальные активы поставщика — это его уставный капитал в 10 000 рублей).

Доставка сотрудников до места работы: налогообложение

Денежные суммы, выделенные работодателем на доставку работников, если она осуществляется в рамках «компенсирующей» или «служебной» схемы:

1. Могут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

В общем случае так и происходит — поскольку эти суммы квалифицируются как доход работника в натуральной форме. Но есть исключение: если организованная работодателем доставка на работу и обратно обусловлена производственной необходимостью, удаленностью места расположения предприятия, то соответствующие ей суммы экономической выгоды не образуют и НДФЛ, а также взносами не облагаются (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, определение ВАС РФ от 05.07.2013 № ВАС-8283/13).

2. Включаются в расходы при расчете налога на прибыль.

В положениях п. 26 ст. 270 НК РФ указаны расходы, которые не могут быть использованы для уменьшения налоговой базы, в т.ч. к таким расходам относится оплата проезда работников на общественном и ведомственном транспорте до работы и обратно. Но там же присутствует оговорка, что в уменьшающие базу расходы можно включить суммы, которые:

• подлежат включению в производственные и реализационные расходы, обусловленные технологическими особенностями производства. Исходя из разъяснений Минфина, к таким особенностям можно отнести многосменную работу, несовпадение графика работы сотрудников с расписанием движения общественного транспорта, удаленность маршрутов такого транспорта от места работы (письма Минфина от 21.01.2013 № 03-03-06/1/18, от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449);
• предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.

Таким образом, в указанных случаях доставка служебным транспортом работников к месту работы и обратно уменьшает базу по налогу на прибыль (или по налогу УСН 15%).

Также фирме, уплачивающей налог на прибыль, нужно иметь в виду, что:

• «входной» НДС (например, на запчасти и ГСМ) в рамках указанных схем не начисляется, так как суммы соответствующих расходов учитываются при определении размера налогооблагаемой базы;
• если автомобиль принадлежит фирме, то также осуществляются списания в расходы сумм по его амортизации.

А если доставка организуется за счет «аутсорсинга», то:

• расходы уменьшают налоговую базу как прочие расходы;
• входной НДС принимается к вычету;
• не образуются доходы, облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, поскольку услуга оказывается самому работодателю.

Расходы на доставку работников должны быть обоснованы и подтверждены документально. В зависимости от применяемой схемы, такими документами могут быть договоры на услуги перевозки, коллективный договор, правила внутреннего распорядка, графики работы и т.п.

Таким образом, еще одним критерием выбора оптимальной схемы доставки сотрудников может быть налогообложение. Фирме нужно подсчитать, какой вариант выгоднее. Факторов здесь много, например — штат предприятия. Если он большой и доставка не обусловлена удаленным расположением места работы, то «аутсорсинг», скорее всего, будет самым экономичным вариантом, так как НДФЛ и страховые взносы, фактически включаемые в фонд оплаты труда, будут довольно чувствительными по сумме.