Компенсация транспортных расходов сотрудникам

16.08.2017
0
Команда СП

Денежное возмещение транспортных расходов сотруднику выплачивается при условии, что его работа напрямую связана с частыми разъездами. В служебные поездки могут, к примеру, отправляться бухгалтеры, курьеры, торговые представители, снабженцы, директора и другие уполномоченные специалисты. Рассмотрим, как начисляется компенсация транспортных расходов сотрудникам при наличии собственного автомобиля и без него.

Возмещение транспортных расходов сотруднику – в каких случаях возможно

Понятие компенсации за возмещение текущих расходов, понесенных при исполнении трудовых обязанностей, закреплено в стат. 164 ТК. При этом в рамках рассматриваемого вопроса к транспортным затратам, подлежащим денежному возмещению, относятся следующие виды издержек:

  • Компенсация за использование личного автотранспорта сотрудника в исключительно рабочих нуждах.
  • Компенсация стоимости проездных билетов общественного и/или иных видов транспорта, включая услуги такси при условии их целесообразности.
  • Оплата стоимости арендуемого имущества, а также затрат по его содержанию и эксплуатации.

Обратите внимание! Согласно стат. 188 ТК размер денежного возмещения при использовании в интересах предприятия-работодателя личного автомобиля работника определяется в письменном виде с учетом требований законодательства РФ.

Компенсация транспортных расходов сотрудникам – размер выплат

Трудовое законодательство не содержит каких-либо ограничений относительно минимальной и максимальной величины компенсации. Поэтому в соглашении между работодателем и работником можно установить любой разумный размер выплаты. Причем выплатить возмещение сотруднику разрешается даже при разовом использовании собственного авто в служебных целях. При начислении суммы по стат. 188 можно разбить общую величину на компенсацию за износ транспорта при его эксплуатации и компенсацию прямых затрат в процессе эксплуатации (ГСМ, ремонт и пр.). В целях обоснованности расходов рекомендуется привести в ЛНА методику расчета величины компенсации с учетом пробега авто, СПИ, интенсивности служебного использования и других факторов.

При налогообложении прибыли следует иметь в виду, что подобные суммы компенсации относятся к прочим расходам, но только в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 стат. 264 НК, п. 1 постановления № 92 от 08.02.02 г., письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011 г.):

  1. По легковому автотранспорту – 1200 руб. в месяц (при объеме двигателя не больше 2000 куб. см.); 1500 руб. в месяц (от 2000 куб. см.).
  2. По мотоциклам – 600 руб. в месяц вне зависимости от объема двигателя.

Пример расчета компенсации за использование личного авто

Предположим, что по соглашению между торговой компанией ООО «Волгоград-опт» и менеджером Григорьевым А.В., последний ежемесячно получает следующие выплаты:

  • Компенсацию за использование л/авто марки KIA Soul 1.6 – в сумме 4000 руб.
  • Возмещение затрат на бензин по нормам согласно Распоряжению Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.08 г. (8 л./100 км. для указанной марки).

За июль работник сдал бухгалтеру отчет с приложенными чеками АЗС, где указал пробег авто за месяц = 750 км. Сумма выплат составляет:

  • Ежемесячная компенсация = 4000 руб., из которых в затраты по налогу на прибыль разрешено отнести 1200 руб. Сверхнормативные расходы в сумме 2800 руб. учесть в затратах при расчете налога нельзя.
  • Возмещение издержек по бензину = 8 х 750 км. / 100 км. х 40 руб. (цена за ГСМ) = 2400 руб.

Проводки в бухучете компании:

  • Д 44 К 73 на 6400 руб. – отражено начисление компенсации Григорьеву А.В.
  • Д 73 К 51 на 6400 руб. – отражено перечисление денег работнику на карточку.

Документы, подтверждающие транспортные расходы:

  • Письменное соглашение между компанией-работодателем и сотрудником – заключается в виде приложения к основному трудовому договору на предмет использования личного авто в рабочих нуждах.
  • Копия документа (свидетельства) о регистрации авто.
  • Первичные документы на служебные поездки – путевые листы (с данными о километраже), маршрутные листы, журналы поездок и т.д.
  • Квитанции, чеки, накладные на приобретение ГСМ, проведение ремонта, оплату стоянки – предоставляются вместе с авансовым отчетом в целях возмещения понесенных транспортных расходов.
Оставить комментарий