Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий. Одной из них является документовед. Что входит в обязанности документоведа? Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Кто такой документовед?
Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.
Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.
Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.
Где может работать документовед:
- в министерствах и ведомствах,
- в государственных и местных органах власти,
- в административных службах,
- в ведомственных архивах,
- в органах ведомственного управлении,
- в коммерческих структурах,
- в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.
Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.
Требования к документоведу
Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:
- ответственность;
- внимательность;
- аккуратность;
- скрупулезность;
- усидчивость;
- грамотность;
- хорошая память;
- самоорганизованность;
- дисциплинированность;
- коммуникационные навыки.
Кроме того, документовед должен:
- иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
- уметь работать с ПК;
- знать архивное дело;
- знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
- иметь опыт работы с документацией.
Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа
Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:
- Единый квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787) ;
- Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (о делопроизводстве в органах федеральной власти);
- указы и распоряжения Президента и Правительства РФ;
- законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
- отраслевые документы - правовые акты министерств, комитетов и прочих ведомств;
- государственные стандарты на документацию и пр.
Какие обязанности выполняет документовед в организации?
Должностная инструкция документоведа определяет его функциональные обязанности. К ним относятся:
- ведение документации;
- упорядочение и проверка документов;
- внедрение систем ведения документации;
- ведение реестра документов;
- оптимизация документопотока;
- обеспечение сохранности документации;
- отбор документов для передачи на архивное хранение;
- подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам и т.п.;
- копирование и сканирование документов;
- регистрация входящей документации и др.
Особенности работы специалиста в школах и детских садах
Чем отличаются обязанности документоведа в школе или ином образовательном учреждении от его работы в иных отраслях? Образовательные учреждения имеют ограниченный штат работников, поэтому одному лицу приходится совмещать сразу несколько профессий: документоведа, секретаря, кадрового работника, делопроизводителя. В обязанности документоведа в детском саду или школе помимо вышеперечисленных функций нередко входит:
- составление трудовых договоров с рабочим персоналом и оформление личных дел сотрудников;
- подготовка проектов распорядительных документов по движению персонала;
- организация и ведение делопроизводства и т.п.
Соискатель работы на должность «Документовед» кроме высшего образования должен иметь опыт работы с документами. Для получения необходимого опыта можно поработать помощником секретаря, юриста или иного специалиста. Ряд высших учебных заведений России проводят обучение по специальности «Документоведение». Заработная плата специалиста в среднем по стране составляет 20-30 тыс. руб., но может быть как выше, так и ниже этого показателя (в зависимости от отраслевой принадлежности организации и прочих факторов).
