Независимая инвентаризация

Инвентаризация активов компании — это проверка, позволяющая установить соответствие фактического наличия ценностей учетным данным. Проведение проверки можно организовать как собственными силами путем привлечения штатных работников, так и с помощью специализированной аутсорсинговой компании. Независимая инвентаризация для многих организаций часто становится единственным способом честного и беспристрастного подсчета имеющихся ценностей - денежной наличности, ТМЦ, основных средств.

Когда требуется независимая инвентаризация

Большинство компаний начинает задумываться о регулярной инвентаризации после выявления особо крупных случаев хищения или порчи имущества. Потеря ценностей — это всегда проблема для бизнеса любого масштаба. Перед собственниками встает вопрос: как организовать проверку быстро, в сжатые сроки, чтобы не потерять посетителей и клиентов и по минимуму отвлечь работников от выполнения их основных трудовых обязанностей. Второй важный момент: это достоверность результатов, насколько можно доверять заключению проверяющей комиссии.

Проведение независимой инвентаризации решает сразу оба этих вопроса. У сторонней компании нет причин предоставлять неточные данные, как, например, у штатного персонала. Кроме того, сторонние ревизоры могут провести проверку в кратчайшие сроки (в течение нескольких часов, за ночь, в выходной или праздничный день), что позволяет не прекращать работу подразделения.

Если у фирмы разветвленная сеть филиалов, независимая инвентаризация может проводиться одномоментно - такой подход исключает различные способы мошенничества. Известны мошеннические схемы с перемещением товаров между филиалами, дооприходования излишков активов с целью сокрытия недостач и другие способы злоупотребления служебным положением. Например, внеплановая независимая инвентаризация в Москве (в головной компании) и подразделениях, расположенных по всей России, может быть проведена в одно и то же время без предварительных предупреждений руководства филиалов, что гарантирует высокую точность результатов проверки.

Задачи и порядок проведения независимой инвентаризации

Периодичность, сроки и даты проверки устанавливаются руководством компании, но порядок проведения и действия руководства по результатам проверки определяются законом о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011, Положением о бухгалтерском учете и отчетности (приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Важный нормативный документ, регулирующий проведение независимой инвентаризации — Методические указания, утвержденные Минфином (приказ № 49 от 13.06.1995 г.).

Существуют определенные законодательством случаи, когда инвентаризация имеющихся активов необходима в обязательном порядке:

• при смене материально ответственных сотрудников;

• при чрезвычайных ситуациях: авариях, наводнениях, пожарах и т.п.;

• перед перемещениями активов: продажей, ликвидацией, передачей в аренду;

• перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности;

При проведении проверки оформляются типовые формы документов с грифом «ИНВ», утвержденные Госкомстатом, но фирма вправе разработать и собственный набор документальных форм. Как правило, независимые эксперты-ревизоры помимо стандартного пакета заполненных инвентаризационных форм предоставляют руководству компании информацию в виде электронных файлов для загрузки в различные учетные программы.

Поручая проверку независимым ревизорам, перед ними ставят следующие задачи:

• Сверка данных учетных регистров с реальным остатком на складах и в местах хранения.

• Обнаружение неучтенных активов.

• Расчет остатков товара и готовой продукции.

• Выявление бракованных, просроченных продуктов и материалов, а также основных средств, подлежащих ремонту и замене.

• Проверка правильности ведения первичного учета имущества и соблюдения требований по его эксплуатации.

Наиболее полный контроль за ресурсами компании достигается при организации регулярных инвентаризаций, как плановых, так и внезапных. Это позволяет дисциплинировать персонал, предупреждая хищения и порчу имущества. Владение актуальной информацией об остатках ТМЦ, основных средств и прочих активов необходимо для принятия эффективных управленческих решений. Так, регулярные еженедельные и ежемесячные независимые инвентаризации склада предоставляют руководству точные данные о товарных остатках, недостачах и излишках, пересортице - это ускоряет товарооборот и повышает рентабельность фирмы.

Заключение

Во многих западных компаниях обращение к сторонней ревизионной компании для проведения независимой инвентаризации склада, основных фондов, ТМЦ давно стало привычным явлением. Теперь и современные российские корпорации все чаще прибегают к помощи сторонних ревизоров с целью получения объективной картины учета. Наиболее востребованы услуги независимой инвентаризации для компаний среднего и крупного бизнеса с обширной сетью региональных подразделений по всей стране.