Обязанностью предприятий является представление в ИФНС сведений о доходах персонала и физлиц, работающих по договорам ГПХ. Отражают эту информацию в справках формы 2-НДФЛ, составляемых по каждому работнику, получавшему выплаты – зарплату, компенсационные, поощрительные и др. Если в представленных справках за отчетный год или другие, более ранние периоды, обнаруживаются ошибочные или недостоверные данные, компании придется представить скорректированную информацию. Поговорим о том, как правильно подать корректировку по 2-НДФЛ.
Корректировка 2-НДФЛ за 2017 год
Никто не застрахован от досадных ошибок, их можно допустить в написании ФИО лица, дате рождения, ИНН, паспортных данных, кодах справки, а также в суммах полученных доходов и причитающихся вычетов.
Можно ли сдать корректировку по 2-НДФЛ? Не только можно, но и нужно. Причем компании не придется из-за неточностей в одной или нескольких справках вновь оформлять полный блок сведений по предприятию. Поскольку справки 2-НДФЛ составляются по каждому сотруднику, то при допущении ошибки в определенном документе, сдать корректировку можно только по нему.
Исправлена должна быть любая обнаруженная ошибка, кроме изменений, произошедших после сдачи сведений в ИФНС. Например, изменение персональной информации при смене паспорта, произошедшее после представления в налоговую инспекцию, не считается ошибкой компании и освобождает от подачи корректировки по этому поводу.
Штраф за корректировку 2-НДФЛ
Подача в ИФНС документов с недостоверной информацией карается наложением штрафа в размере 500 руб. за каждый такой документ (ст. 126.1 НК РФ). Однако предупредить наказание компания может, если сама обнаружит ошибку и представит уточненные данные до того, как о них станет известно инспекторам ИФНС.
Что такое корректировка справки 2-НДФЛ для ИФНС
Помимо необходимого исправления сведений в представленной справке, корректировочная форма должна отличаться от первичной датой и кодом корректировки. Перечислим правила, которым надо следовать при составлении корректировок:
- При подаче первичной формы 2-НДФЛ в поле «Код корректировки» проставляется «00», каждая исправленная справка кодируется в порядке числового ряда – 01, 02 и т.д. число возможных корректировок может быть любым – вплоть до 98;
- Исправленный документ подают в форме, действовавшей в периоде, за который корректируется информация;
- Номер справки 2-НДФЛ при корректировке остается неизменным, т. е. тем же, который был присвоен первичной форме;
- Датируется корректировка 2-НДФЛ фактической датой составления.
Кроме того, во избежание лишних вопросов от ИФНС, к корректирующим справкам желательно приложить сопроводительное письмо с перечислением внесенных исправлений.
Номер корректировки 99 в справке 2-НДФЛ
Случается, компанией подаются сведения, которые нужно не исправить, а попросту аннулировать. Для этого предусмотрен особый код корректировки – 99. Вписав его в корректировочный экземпляр справки, нейтрализуют переданные ранее сведения. Заполняют в такой корректировке лишь раздел 1 «Данные о налоговом агенте» и раздел 2 «Данные о физлице». Остальные разделы не заполняют.
Таким образом, различают корректирующие формы, которые заполняют для исправления представленных сведений, и аннулирующие, подача которых их отменяет.
Как правильно заполнить корректировку по 2-НДФЛ
Приказом ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@ внесены изменения в форму 2-НДФЛ, но подавать сведения за 2017 год разрешено, применяя и обновленную форму, и принятую ранее по приказу ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Подобное правило действует по отношению к корректировке 2-НДФЛ в 2018 году, но, конечно представить исправленные варианты нужно на тех же формах, которые применялись при сдаче первичных справок.
На практике налоговые агенты, руководствуясь приказом № ММВ-7-11/485@, в корректировку вносят все данные, а не только исправленные, присваивают прежний номер документа, изменяют код корректировки, дату справки, и представляют ее в ИФНС. Рассмотрим несколько примеров.
Пример 1: как в поле «налогоплательщик» сделать корректировку 2-НДФЛ
Поле «статус налогоплательщика» кодируется как «1», если сотрудник является налоговым резидентом и его доходы облагаются по ставке 13%. Код «2» применяется для обозначения нерезидентов, доходы которых подлежат налогообложению по ставке 30%.
Если доходы сотрудника – нерезидента облагались по ставке 13% (что на практике случается крайне редко), а код налогоплательщика в справке «1», обойтись только корректировкой справки невозможно. Придется подать две корректирующие формы:
- в первой следует изменить код плательщика на «2», пересчитать сумму начисленного и удержанного налога;
- поскольку удержать с работника недоначисленный НДФЛ за отчетный год невозможно, бухгалтер составляет вторую справку, где проставит признак корректировки «2», обозначив наличие неудержанных сумм налога. В поле 3 укажет доходы, не вошедшие в налоговую базу, а в поле 5 – сумму начисленного и не удержанного НДФЛ.
Пример 2: не удержан налог с облагаемой доли врученного сотруднику ценного подарка
При обнаружении этой ошибки необходимо составить корректировку справки 2-НДФЛ:
- с признаком «1», добавив неучтенную сумму дохода, пересчитать налоговую базу и исчисленный налог;
- с признаком «2», указав сумму не удержанного налога.
Пример 3: обнаружена ошибка в указании паспортных данных сотрудника
В 2-НДФЛ корректировка паспортных данных, если она вовремя исправлена налоговым агентом, не повлечет серьезных проблем, поскольку не потребует сообщать сотруднику о допущенной неточности. Тем более, агенту не придется уплачивать пени за неудержанные суммы налога в ИФНС, а впоследствии производить удержание НДФЛ. Нужно будет лишь внести изменения в указание данных паспорта, изменить код корректировки и дату справки.
