Как выглядит электронная подпись на документе

Электронная подпись – реквизит электронного документа, который предназначен для его защиты от подделки, поскольку позволяет:

• идентифицировать владельца сертификата ключа проверки электронной подписи;
• установить отсутствие искажения информации в электронном виде.

Подписание документов ЭЦП позволяет сдавать отчетность через интернет, обращаться в государственные органы, вести документооборот электронно и т.д. При соблюдении некоторых условий, электронная подпись является аналогом собственноручной подписи.

Давайте разберемся по порядку, как подписать документ ЭЦП. Электронная подпись может быть следующих видов:

• Простая электронная подпись – данный вид подписи позволяет определить тот факт, что электронная подпись была сформирована конкретным лицом. К данному виду подписи, например, можно отнести код доступа, полученный с помощью смс, при входе в личный банковский кабинет. Это самый простой вид электронной подписи, используется обычно при проведении банковских операций, внутреннем документообороте. Оформление простой электронной подписи предполагает, что ее владелец будет использовать ее в определенном случае при работе с определенной организацией, как в примере с банком;
• Неквалифицированная электронная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, использование ЭЦП этого вида также позволяет обнаружить, если в документ были внесены какие-либо изменения. Данный вид подписи создается сложнее (с использованием закрытого ключа ЭП);
• Квалифицированная электронная подпись включает все признаки неквалифицированной, но дополнительно имеет ряд преимуществ: обязательно имеет квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, получить такую ЭП можно только в специальном удостоверяющем центре. Такая подпись придает документам юридическую силу без дополнительных условий.

Сертификат ключа подписи – это документ в электронном виде или документ на бумажном носителе, которые включают в себя ключ электронной подписи для подтверждения подлинности ЭП и идентификации владельца сертификата ключа подписи. Создание сертификатов ключей проверки, выдачей сертификатов, а также предоставлением иных услуг, связанных с использованием ЭП, относится к деятельности удостоверяющих центров.

Срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре определяется договором между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи. Обычно они обновляются каждый год.

Как пользоваться электронной подписью?

Электронный документооборот становится все популярнее и внедряется в различных областях. Одной из популярных сфер применения электронной подписи является сдача компаниями электронной отчетности в контролирующие ведомства (налоговая инспекция, фонды).

Как поставить электронную подпись на документ? Ответ на данный вопрос будет зависеть от различных технических нюансов. В частности, это зависит от типа электронного документа – можно ли встроить подпись внутрь самого документа? Плюс в разных веб-сервисах и приложениях есть свои особенности работы с подписью.

Многие люди часто пользуются в повседневной жизни простой электронной подписью, даже не задумываясь, как подписать файл ЭЦП, ведь по сути простая подпись – это код, которым вы подтверждаете в некоторых случаях те или иные действия. Например, заходя в онлайн-кабинет или в приложение банка, пользователь вводит свои данные, затем ему на телефон приходит смс с уникальным кодом, которым он должен подтвердить свою причастность к действию. Подобные системы аутентификации позволяют обезопасить личные данные, финансы, являются простым и доступным способом защиты.

Как подписать документ электронной подписью при работе в веб-сервисе? Работа с электронной подписью на определенном веб-портале осуществляется при помощи интерфейса этого портала. Функциональность, интерфейсы, какие-то технические нюансы могут быть разными, но суть (как поставить электронную подпись) обычно похожа – пользователь формирует или загружает готовый к отправке документ (например, налоговую декларацию), затем подписывает его электронной подписью. Сама электронная подпись документов как процесс проходит незаметно для пользователя – обычно при завершении редактирования документа пользователю необходимо подтвердить готовность документа и его заверение подписью.

Как выглядит электронная подпись на документе?

Электронная подпись – это прежде всего информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемому документу. На самом электронном документе ЭЦП может выглядеть по-разному – например, это может быть картинка в виде штампа. На выписке ЕГРЮЛ, заверенной налоговой службой, подпись выглядит как печать, на которой указано, что документ подписан усиленной квалифицированной подписью, указан номер сертификата, владелец и указан временной промежуток, когда сертификат является действительным.

ЭЦП может быть невидимой и не отображаться в документе. Как правило, такой способ защиты используется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. В данном случае строка подписи визуально не заметна. Узнать о том, что документ заверен ЭЦП, можно по специальному значку, который появляется в нижней части монитора. При этом заверенный документ не подлежит редактированию.