Что такое электронная подпись и зачем она нужна
Электронная подпись (ЭП) - это реквизит электронного документа, придающий ему юридическую силу и подтверждающий авторство создателя.
Подписание документов ЭП позволяет сдавать отчетность через интернет, обращаться в государственные органы, вести документооборот электронно и т.д. При соблюдении некоторых условий, электронная подпись является аналогом собственноручной подписи.
Статья по теме: Сертификат электронной подписи Сертификат электронной подписи (далее — ЭП) относится к документам, связанным с электронным документооборотом. Что это такое, чем отличается открытый ключ, от закрытого, как получить в 2023 году, какую роль здесь играет налоговая, можно ли оформить через госуслуги — на эти и другие вопросы ответим в этой статье. ПодробнееВиды электронной подписи
Электронная подпись может быть следующих видов:
- Простая электронная подпись – данный вид подписи позволяет определить тот факт, что электронная подпись была сформирована конкретным лицом. К данному виду подписи, например, можно отнести код доступа, полученный с помощью смс, при входе в личный банковский кабинет. Это самый простой вид электронной подписи, используется обычно при проведении банковских операций, внутреннем документообороте. Оформление простой электронной подписи предполагает, что ее владелец будет использовать ее в определенном случае при работе с определенной организацией, как в примере с банком;
- Неквалифицированная электронная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, использование ЭЦП этого вида также позволяет обнаружить, если в документ были внесены какие-либо изменения. Данный вид подписи создается сложнее (с использованием закрытого ключа ЭП);
- Квалифицированная электронная подпись включает все признаки неквалифицированной, но дополнительно имеет ряд преимуществ: обязательно имеет квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, получить такую ЭП можно только в специальном удостоверяющем центре. Такая подпись придает документам юридическую силу без дополнительных условий.
Рекомендуем полезный материал от "КонсультантПлюс" о том, в каких случаях используется электронная подпись. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.
Что такое сертификат ключа ЭП и каков срок его хранения
Сертификат ключа подписи – это документ в электронном виде или документ на бумажном носителе, которые включают в себя ключ электронной подписи для подтверждения подлинности ЭП и идентификации владельца сертификата ключа подписи. Создание сертификатов ключей проверки, выдачей сертификатов, а также предоставлением иных услуг, связанных с использованием ЭП, относится к деятельности удостоверяющих центров.
Срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре определяется договором между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи. Обычно они обновляются каждый год.
Как пользоваться электронной подписью
Электронный документооборот становится все популярнее и внедряется в различных областях. Одной из популярных сфер применения электронной подписи является сдача компаниями электронной отчетности в контролирующие ведомства (налоговая инспекция, фонды).
Статья по теме: Проверяем электронную подпись в 2023 году Документ, который заверен электронной подписью (ЭП), имеет юридическую силу при условии, что он заверен действительной ЭП. При отправке такого документа через оператора ЭДО подлинность, действительность ЭП проверяется автоматически. Но при отправке его вне системы ЭДО проверять ее при необходимости нужно самостоятельно. ПодробнееКак поставить электронную подпись на документ? Ответ на данный вопрос будет зависеть от различных технических нюансов. В частности, это зависит от типа электронного документа – можно ли встроить подпись внутрь самого документа? Плюс в разных веб-сервисах и приложениях есть свои особенности работы с подписью.
Многие люди часто пользуются в повседневной жизни простой электронной подписью, даже не задумываясь, как подписать файл ЭП, ведь по сути простая подпись – это код, которым вы подтверждаете в некоторых случаях те или иные действия. Например, заходя в онлайн-кабинет или в приложение банка, пользователь вводит свои данные, затем ему на телефон приходит смс с уникальным кодом, которым он должен подтвердить свою причастность к действию. Подобные системы аутентификации позволяют обезопасить личные данные, финансы, являются простым и доступным способом защиты.
Как подписать документ электронной подписью при работе в веб-сервисе? Работа с электронной подписью на определенном веб-портале осуществляется при помощи интерфейса этого портала. Функциональность, интерфейсы, какие-то технические нюансы могут быть разными, но суть (как поставить электронную подпись) обычно похожа – пользователь формирует или загружает готовый к отправке документ (например, налоговую декларацию), затем подписывает его электронной подписью. Сама электронная подпись документов как процесс проходит незаметно для пользователя – обычно при завершении редактирования документа пользователю необходимо подтвердить готовность документа и его заверение подписью.
Как выглядит электронная подпись на документе
Электронная подпись – это прежде всего информация в электронной форме, то есть набор набор данных, а значит увидеть и потрогать ее нельзя. Увидеть можно только носитель, на котором хранится сертификат ключа ЭП и отображение подписи на документе.
На самом электронном документе ЭП может выглядеть по-разному: например, это может быть картинка в виде штампа. На выписке ЕГРЮЛ, заверенной налоговой службой, подпись выглядит как печать, на которой указано, что документ подписан усиленной квалифицированной подписью, указан номер сертификата, владелец и указан временной промежуток, когда сертификат является действительным. Также выглядит и электронная подпись на документах из налоговой: 
ЭП может быть невидимой и не отображаться в документе. Как правило, такой способ защиты используется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. В данном случае строка подписи визуально не заметна. Узнать о том, что документ заверен ЭП, можно по специальному значку, который появляется в нижней части монитора. При этом заверенный документ не подлежит редактированию.
На каких носителях хранится электронная подпись
Строго говоря, на физических носителях хранится не сама подпись, а только ее компоненты - с помощью которых она формируется. А именно - сертификат, подтверждающий личность носителя подписи и закрытый и открытый ключи - наборы символов.
Токен
Устройство, внешне очень похожее на обычную флешку. Однако в отличие от нее, токен предназначен не только для хранения информации, но и для ее защиты, поэтому его карта памяти содержит 8-значный пароль.
Кроме того, на токенах часто устанавливаются средства криптографической информации (СКЗИ), которые не позволяют переносить файлы с токенов на дргие устройства.
Смарт-карта
Пластиковая карта с микросхемой. Похожа на обычную банковскую карту с чипом, на на этом их сходства заканчиваются. Принцип действия и предназначение у smart-карты те же, что и токена - хранение и защита информации, на ней тоже есть пароль и СКЗИ. Но возможности смарт-карты шире - например, из нее часто изготавливают электронные пропуска.
Для считывания информации со смарт-карты потребуется спенциальное устройство - что-то вроде привычного нам терминала.
SIM-карта
Внешне это обыкновенная привычная нам симка для смартфона. Но она не для связи, а опять же - для хранения и защиты информации. Также, как и токен и смарт-карта, оборудована средствами защиты. Нужна для работы с мобильной электронной подписью. Проще говоря, с ее помощью подписываются документы через мобильное приложение в телефоне.
Внимание: сегодня в таком формате можно пользоваться только неквалифицированной электронной подписью.
Статья по теме: Неквалифицированная электронная подпись Неквалифицированная электронная подпись (далее — НЭП) является разновидностью допущенных в электронный документооборот ЭП. Что это, как получить в 2023 году, зачем нужна — на эти и другие вопросы найдете ответы в нашей статье. ПодробнееМожно ли хранить сертификат ЭП на обычной флешке
Технически можно, но очень не рекомендуется: обычная флешка не предназначена для защиты и шифрования информации, на ней нет СКЗИ и пароля. А значит, хранить на ней сертификат ключа ЭП попросту опасно - он легко может попасть в чужие руки.
