Кому можно вести электронную кассовую книгу
Юрлица, работающие с наличными денежными средствами, обязаны вести кассовую книгу. От обязанности не освобождаются организации на специальном налоговом режиме или использующие в работе онлайн-кассу.
От ведения кассовой книги освобождены следующие субъекты хозяйствования:
- обособленные подразделения юрлица, не хранящие наличные и сдающие их после завершения кассового дня в кассу головной организации;
- индивидуальные предприниматели – если ИП в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) других объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.
Согласно Указанию Банка России № 3210-У от 11 марта 2014 года (в ред. от 09.01.2024), кассовая книга может вестись в электронном виде. Документ должен оформляться по форме № КО-4, которая была утверждена Постановлением № 88 Госкомстата РФ 18 августа 1998 года.
Законодательством не запрещено вести кассовую книгу только в электронном формате без последующей распечатки. В этом случае организация должна обеспечить сохранность данных от внешнего проникновения и случайной потери. Для обеспечения безопасности применяются различные методы: защита паролями, распределение прав доступа, регулярное создание резервных копий баз данных и использование усиленной квалифицированной электронной подписи для подтверждения подлинности документов.
Как вести кассовую книгу в электронном виде
Правила ведения кассовой книги в электронном виде совпадают с требованиями, предъявляемыми к бумажному документу. Лицо, ответственное за ведение кассовой книги, обязано каждый день заполнять приход (расход) наличных денежных средств на основании приходных (расходных) кассовых ордеров.
По окончании смены подводится итог, подсчитывается остаток денежных средств, книга закрывается, подписывается электронной подписью кассира и бухгалтера.
Далее для сравнения напомним вариант действий с бумажной кассовой книгой: один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. При ведении электронной кассовой книги эти действия проводят в программе 1С:Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира).
После выполнения данной процедуры вносить изменения в кассовую книгу нельзя. По окончании года кассовая книга заверяется директором и главным бухгалтером. С начала календарного года заводится новая кассовая книга.
Электронная кассовая книга должна содержать ту же информацию, что и бумажный вариант:
- номер листа по порядку;
- дата, номер документа;
- кому выданы денежные средства или от кого получены;
- сумма, поступившая или выданная;
- корреспондирующий счет бухучета;
- остаток денежных средств после выполнения операции;
- электронные подписи бухгалтера и кассира.
Ведение кассовой книги в электронном виде предусматривает использование электронной подписи. Для заверки кассовой книги в электронном виде простой электронной подписи недостаточно, она должна быть усиленной. Усиленная квалифицированная электронная подпись – полный аналог личной подписи, используемой на бумажных документах.
Как и где получить усиленную квалифицированную электронную подпись, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в системе, получите демодоступ. Это бесплатно.
Использование усиленной квалифицированной подписи и обеспечение безопасности хранения электронных данных дает право на хранение кассовой книги только в электронном виде. Если же есть сомнения в обеспечении сохранности электронного документа, лучше его распечатывать и заверять подписями ответственных лиц.
Как формируется электронная кассовая книга в 1С 8.3:
1. В разделе «Банк и касса» необходимо выбрать пункт «Касса» – «Кассовые документы».
2. В новом окне нужно нажать на кнопку «Кассовая книга».
3. В открывшемся окне следует указать период, за который необходимо распечатать документ.
4. Нажать на кнопку «Показать настройки».
5. Убедиться, что книга формируется по основной деятельности, а также напротив значения «Выводить основания кассовых ордеров» стоит галочка (если в кассовой книге выводите основания РКО и ПКО).
6. Если книга печатается в конце года, нужно поставить галочку напротив значения «Формировать обложку и завершающий лист».
7. Нажать на кнопку «Сформировать».
8. В открывшемся окне появится кнопка «Печать». После проверки можно нажать на «Печать», скачать файл с кассовой книгой и распечатать ее.
Хранение электронной кассовой книги
Электронное ведение кассовой книги такое же, как и для бумажного аналога, в том числе и в плане сроков хранения и ответственности за их нарушение.
Срок хранения кассовой книги – 5 лет. В течение этого периода необходимо обеспечить не только сохранность файлов, но и их повторное открытие на ПК и ознакомление на протяжении всего указанного периода.
Несоблюдение правил осуществления кассовых процедур, включая задержку в регистрации операций в кассовой книге (выходящую за рамки дня их совершения) или полное игнорирование ведения документа, влечет за собой административную ответственность в соответствии со статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
Для юридических лиц предусмотрены штрафные санкции от 40 до 50 тысяч рублей. Ответственные должностные лица облагаются штрафом от 4 000 до 5 000 рублей.
Если электронная кассовая книга была подписана простой электронной подписью, в ходе проверок документ может быть признан недействительным. Данная ситуация будет приравнена к отсутствию документа, что приведет к наложению административной ответственности.
Итоги
Электронная кассовая книга – это современная альтернатива традиционной бумажной форме, позволяющая автоматизировать учет кассовых операций и упростить ведение финансовой отчетности. Она представляет собой электронный документ, в котором фиксируются все поступления и расход наличных денежных средств, а также остаток на конец дня.
Ведение электронной кассовой книги регламентируется законодательством РФ и требует соблюдения определенных правил. Прежде всего необходимо использовать программное обеспечение (антивирус), обеспечивающее надежную защиту данных от потери или хакерских атак.
Все операции должны отражаться в книге в хронологическом порядке, с указанием даты, а также номера документа, суммы, счета по совершению операции и др. Важно обеспечить резервное копирование данных, чтобы избежать потери информации в случае сбоев или технических неполадок. Подписывать электронный вариант документа необходимо только усиленной квалифицированной электронной подписью.
