В зависимости от сделанного физическим лицом выбора, при его приеме на работу наниматель делает запись о трудоустройстве в бумажную трудовую книжку, а если работник от ее ведения отказался, формируются сведения о работе в электронном виде. Если это первое место работы человека, трудовая будет вестись только в электронном формате. От вида трудовой книжки зависит алгоритм проверки стажа работника:
- если трудовая ведется в электронном виде, новый работодатель не может получить доступ ко всем предыдущим записям о работе - эти сведения наниматель получает только от самих работников;
- в случае с бумажной трудовой у работодателя имеется возможность отследить стаж, но надо также проверить подлинность документа (законодательно такая обязанность за нанимателями не закреплена, но выявление признаков подделки документа может послужить основанием для привлечения к административной ответственности).
Проверка трудовой книжки в бумажном формате
При проверке подлинности бумажной трудовой книжки необходимо исходить из даты оформления бланка. Если документ старого образца (до 2004 года), сопоставляется дата выпуска и серийный номер. При несовпадении этих двух параметров можно предположить, что предъявленная работником трудовая книжка поддельная. При отсутствии нарушений документ принимается наравне с бланками нового образца, так как в соответствии с п. 2 Постановления от 16.04.2003 г. № 225 старые и новые трудовые книжки обладают одинаковой юридической силой (при условии правильного их оформления и ведения). На трудовых книжках формата 2004 года проверяют наличие всех обязательных реквизитов (например, герба РФ и наименования документа на обложке, ирисовой (радужной) печати на страницах, названия типографии), прошиты ли листы бланка, все ли страницы присутствуют.
Подробнее о бланках трудовых книжек по годам – в нашей статье здесь.
Как проверить электронную трудовую книжку
В течение 2020 года работники определялись, в каком формате они хотят в дальнейшем организовать ведение их трудовых книжек – на бумажных носителях или в электронном виде. Многие решили оставить бумажные трудовые. Но для тех, чье первое трудоустройство приходится на 2021 год и позднее, доступен только электронный вариант сведений о работе, при котором все данные хранятся Пенсионным фондом. Работодатель фактически утрачивает возможность просматривать записи о более ранних периодах трудоустройства человека, что мешает ему отследить стаж сотрудника. Все данные из электронной трудовой новый наниматель может получить только от самого работника. Как проверить трудовую книжку в этом случае?
Если ведется электронная трудовая книжка, онлайн проверить записи в ней наниматель не может, поэтому работник при необходимости сам получает выписку из электронной формы и передает ее работодателю (в ст. 65 ТК РФ закреплена обязанность работников предъявлять при устройстве на работу трудовую книжку или «Сведения о трудовой деятельности»). Выписка может быть получена несколькими способами (ст. 66. 1 ТК РФ):
1. У работодателя по предыдущему месту работы. Этот способ позволяет отследить только период трудоустройства у конкретного нанимателя, начиная с 2020 года. Документ оформляется на бумажном носителе или в виде электронного бланка, заверенного ЭЦП.
2. Полную выписку из электронной трудовой сотрудник может заказать в МФЦ – заверенный документ будет выдан в бумажном виде.
3. Выписку о периодах и стаже работы можно получить в Пенсионном фонде. ПФР выдает такие сведения в электронном виде (при обращении через «Личный кабинет» на сайте ПФР) или на бумажных носителях.
4. Еще один способ получить выписку – заказать соответствующую услугу на портале Госуслуг. В этом случае человек получит электронный документ, который можно будет распечатать или сохранить на компьютер.
Подробнее о получении данных из электронной трудовой мы рассказывали здесь.
Электронные и бумажные выписки из трудовой обладают одинаковой юридической силой. Если документ выдан на электронных носителях, он заверяется усиленной ЭЦП, что гарантирует достоверность отраженных данных. Дополнительно проверить подлинность полученных от работника сведений новый наниматель не сможет.
