Как оформить отпуск

Как оформить отпуск по закону

Согласно ст. 122 ТК сотрудники предприятия имеют право на оплачиваемый ежегодный отпуск, использовать который можно по своему усмотрению. Общая продолжительность такого выходного периода составляет 28 календарных дней (ст. 115). Отдельным категориям работников длительность отпуска может быть изменена. К примеру, это:

• сотрудники-инвалиды – минимум 30 дн.;
• работники в возрасте до 18 лет – минимум 31 дн.;
• сотрудники-срочники при заключении трудовых договоров на период до 2 мес. – за каждый месяц трудовой занятости полагается 2 дня отпуска. Это же правило касается сезонных работников;
• лица, занятые на педагогической работе, – 42, 56 дн.

Обратите внимание! Рассчитывать на ежегодный очередной отпуск могут только те физлица, которые оформлены по трудовому договору. Работники, занятые по ГПД на выполнение работ (оказание услуг), не подпадают под трудовые нормы ТК (ст. 11 Кодекса).

Чтобы понять, как грамотно оформить отпуск, необходимо знать, уходит работник отдыхать запланировано или нет. В первом случае сроки и очередность отпускных периодов закрепляются в графике отпусков, который каждая компания должна составлять в обязательном порядке. Во втором – требуется письменное составление сотрудником соответствующего заявления.

Узнайте больше о категориях работников, которым полагается удлиненный отпуск, из экспертного материала, размещенного в системе "КонсультантПлюс". Получите пробный демодоступ к документу бесплатно.

Оформление отпуска – необходимые документы:

Работодателю необходимо использовать (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1):

1. График отпусков формы Т-7 – разрабатывается на будущий календарный год не позже, чем за 2 недели до его начала. При определении отпускных периодов следует учитывать отраслевую специфику и мнение работников-льготников, а составленный документ доводится до сведения всего персонала.
2. Приказ на утверждение отпуска – выпускается по одной из форм Т-6 или Т-6а. Обязательно следует отразить сведения о начале/окончании отпуска и иные необходимые данные.
3. Записку-расчет по форме Т-60 – используется для определения суммы отпускных в целях расчетов с работниками.

Если работодатель — микропредприятие и использует право не применять локальные акты (в том числе график отпусков), то вместо графика можно использовать альтернативный документ — письменное соглашение между работником и работодателем, регламентированное трудовым договором по типовой форме (письмо ГИТ по г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Дополнительно вносятся записи в личные карточки формы Т-2 (если они ведутся, по закону это не обязательно) и по факту нахождения отпуска в табеля учета рабочего времени с кодами ОТ/09. При изменении условий использования выходных дней могут применяться приказ: о продлении периода отпуска, об отзыве сотрудника из отпуска, о переносе сроков отпуска.

Важно! По общим правилам физлица, работающие в организации первый год, вправе воспользоваться отпускными привилегиями через полгода непрерывной занятости (ч. 2 ст. 122 ТК), а по соглашению с работодателем и ранее обозначенного срока. При этом основанием для оформления отпуска является заявление сотрудника, а начиная со второго года работы, очередность будет определяться согласно единому графику.

Порядок расчета отпускных сумм

Для точного расчета полагающихся работнику отпускных понадобится составление специальной формы Т-60, где отражаются данные на сотрудника, периоды начала/окончания отпуска, расчетный период, учитываемый совокупный и средний заработок, суммы начислений и удержаний, выплачиваемая «на руки» величина.

Алгоритм определения отпускных состоит из вычисления среднедневного или среднечасового заработка, при этом в расчет берется зарплата за 12 месяцев, предшествующих месяцу наступления отпуска. Исключается время болезни, простоев  (не по вине работника), декретных и пр.

Если период отработан полностью, формула включает специальный коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК, постановление Правительства РФ № 540 от 24.04.2025, действует с 01.09.2025). Если же период отработан не полностью, применяется формула:

Среднедневная зарплата = Общая сумма зарплаты за период / (29,3 х Количество полностью отработанных месяцев + Число дней в не полностью отработанных месяцах).

Внимание! При оформлении отпусков предприятия могут применять готовые унифицированные формы согласно постановлению Госкомстата № 1 от 05.01.04 или же разработать собственные документы с обязательным отражением необходимых реквизитов из ст. 9 закона РФ № 402-ФЗ и утверждением бланков руководителем.

Итоги

Процедура оформления отпуска работнику включает расчет продолжительности отпускного периода в днях, подготовку кадровой документации и расчет суммы отпускных. Различия возникают по видам отпусков. Выше в статье приведены нюансы оформления у нанимателя ежегодного очередного отпуска.