В зависимости от объема работ и количества персонала в компании, работодатель может поручить ведение кадрового делопроизводства сотрудникам компании (создать отдельное подразделение или поручить сотрудникам, которые уже трудятся в организации) либо заключить договор на аутсорсинг кадрового делопроизводства.
Выбор какого-либо из перечисленных способов остается на усмотрение работодателя. Если компания не является крупной и создание отдельного отдела руководитель считает нецелесообразным, стоит рассмотреть возможность передачи части непрофильных задач (например, использовать такую услугу, как аутсорсинг рабочих) компании, которая на этом специализируется.
Если в компании не создано отдельное подразделение и нет ответственного работника, то за ведение кадрового делопроизводства отвечает руководитель компании.
Аутсорсинг: преимущества и недостатки
Компании и специалисты, которые предлагают взять на аутсорс часть задач компании, на российском рынке появились не очень давно. Безусловно, аутсорсинг имеет и преимущества, и недостатки. Давайте разберем плюсы и минусы.
Преимущества аутсорсинга:
- Одним из главных преимуществ аутсорсинга является тот факт, что передача функций сторонней организации обойдется намного выгоднее, чем нанимать квалифицированного специалиста в штат. Особенно это касается небольших компаний: аутсорсинг сотрудников часто экономит немало средств;
- Возможность получить помощь квалифицированного («дорогого») специалиста с необходимым опытом работы на выгодных условиях. Например, в строительстве пользуется популярностью аутсорсинг ПТО;
- Возможность заниматься профильным направлением компании и не отвлекаться на другие задачи;
- Работодателю не нужно решать проблемы с трудоустройством, вопросы, которые возникают у сотрудников во время работы – он оплачивает решение определенных задач и конкретный результат.
Однако аутсорсинг персонала (бухгалтерских, юридических услуг и др.) имеет, конечно, и недостатки. Назовем некоторые из них:
- Отсутствие контроля над деятельностью компании или специалистов, которые предоставляют услуги;
- В случае передачи таких функций, как, например, кадровый аутсорсинг, важное значение имеет и соблюдение конфиденциальности информации, поскольку ведение кадрового делопроизводства предусматривает в том числе обработку персональных данных работников;
- В крупных организациях нецелесообразность использования такой услуги как аутсорсинг рабочего персонала может быть вызвано не оперативностью решения срочных вопросов, замедлением рабочих процессов.
Некоторые ошибочно полагают, что аутсорсинг запрещен, путая термины аутсорсинг и аутстаффинг. На самом деле аутсорсинг – это передача части непрофильных для компании функций стороннему исполнителю, который использует для выполнения задач свой персонал. Например, если в штате компании нет юриста, а его услуги необходимы – используется юридический аутсорсинг.
Аутстаффинг же отличается тем, что для исполнения части функций работодатель передает труд своих работников заказчику. В этом случае работники фактически трудятся на территории заказчика, под его руководством, то есть имеет место быть «аренда персонала» (аутсорсинг же подразумевает использование чужих ресурсов, но не полный контроль над ними). С 2016 года аутстаффинг запрещен в России, но в определенных случаях разрешено предоставление труда работников.
Аутсорсинг персонала компании - договор
В зависимости от задач, которые вы решили передать на аутсорс, будут различаться какие-то нюансы в работе с исполнителем. Стоит учитывать, что кадровое делопроизводство имеет некоторые отличия от такого вида, как, например, производственный аутсорсинг. Прежде всего потому, что ведение кадрового делопроизводства предусматривает в том числе обработку персональных данных работников, а эта информация особо охраняется законодательством.
Если компания все-таки решает передать часть непрофильных функций на аутсорс (например, аутсорсинг кадров), то между компанией-заказчиком и компанией-подрядчиком заключается договор. В такой договор кроме общих условий, предусмотренных для договоров такого типа, целесообразно включить следующие:
- составе документов, процедур и информации, которая передается на аутсорсинг;
- порядке и сроках передачи компании-исполнителю необходимых документов и информации для ведения кадровой документации заказчика;
- месте, где будет храниться кадровая документация;
- соблюдении исполнителем конфиденциальности в отношении передаваемых ему персональных данных работников;
- необходимости получить заказчиком письменное согласие работников на передачу их персональных данных для обработки третьей стороне и др.
