Что такое ревизия в магазине и как провести ее правильно

Специфика ревизии

Ревизия в переводе с латинского revisio означает «пересмотр», предполагает добровольную проверку финансово-хозяйственной деятельности за конкретный период. Очень часто ее называют основным способом финансового контроля. Обусловлено это тем, что чаще всего проводят ревизию финансовой документации. Но, помимо этого, могут также проверять и денежные средства (ревизия кассы), матценности. Самая полная, комплексная проверка затрагивает всю деятельность.

В законодательстве ревизионная проверка упоминается в ст. 47 ФЗ № 14 от 08.02.1998 (послед. ред. – 31.07.2025). Из данной статьи следует, что в ООО ее может провести в любое время ревизионная комиссия (ревизор). Состав проверяющих выбирает путем голосования собрание участников на срок, определяемый уставом. Порядок проведения, работы комиссии разрабатывается и закрепляется локально (уставом, внутренней документацией). До момента утверждения обязательной проверке подлежит годовая бухгалтерская, финансовая отчетность.

Для магазина ревизия – это, можно сказать, обязательная составляющая деятельности. Она позволяет определять реальное финансовое состояние, выявлять / предотвращать злоупотребления, хищения, порчу, нарушения, готовиться к предстоящим внешним проверкам. Обнаруженные при проведении ревизии в магазине ошибки, расхождения можно устранить, обеспечив тем самым достоверность финансовой отчетности.

Когда надо проводить инвентаризацию, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Ревизионная проверка в магазине

«Магазинная» ревизия может быть плановой и внеплановой, сплошной (всей продукции) и выборочной (отдельных позиций, одной секции магазина и т. п.). Ее порядок, сроки, регулярность устанавливает руководитель на свое усмотрение. Провести ее можно самостоятельно и прибегая к помощи специализированной компании.

Ревизию проводят перед составлением годовой отчетности, при подозрении в мошенничестве, ЧП (ЧС), купле-продаже имущества, ликвидации. Поводов для проведения на самом деле много, в целях контроля выборочную проверку могут инициировать даже еженедельно и еще чаще.

Кто проводит ревизию

Ревизионной проверкой занимается специальная (утвержденная) комиссия. Обычно она формируется минимум из трех компетентных работников, среди которых есть бухгалтер, товаровед. Ее задача – изучить, проанализировать финансовую документацию (иное), проверить на предмет наличия нарушений, отклонений.

Процесс описывается и фиксируется, результаты соответствующим образом обрабатываются и оформляются. Проверяющие по итогам делают заключение, составляют рекомендации, передают все материалы вышестоящему руководству. Исходя из этого далее принимаются необходимые меры.

Когда проводят ревизию

Для ревизии важно выбрать подходящее время. Вариантов может быть несколько:

• задействовать рабочее время (тогда работу приостанавливают, повесив табличку на дверях с сообщением о том, что магазин закрыт на ревизию);
• использовать внерабочее время (например, выходной день);
• закрыть, проверить одну секцию;
• сочетать проверку с работой и др.

К выбору времени следует подходить, учитывая все сопутствующие факторы, которые могут повлечь издержки. Так, закрытие магазина может привести к уменьшению прибыли. Совмещение проверки с работой повышает риск ошибок. Ревизия во внерабочее время требует соответствующей оплаты.

Оформление ревизии

Приказ руководителя – основание для проведения, начала проверки, где фиксируются, помимо прочего, распоряжения комиссии. Составляет его в произвольной (разработанной) форме компетентный сотрудник. Обычно таковым является сотрудник, занимающийся делопроизводством, либо из отдела кадров. Составить такой приказ можно по примеру типовой формы № ИНВ-22, предназначенной для инвентаризации.

Комиссия, начиная ревизию, составляет ревизионную ведомость по остаткам продукции (по типу ф. ИНВ-3). Завершая проверку, она же оформляет сличительную ведомость (по типу ф. ИНВ-19). Итоговый документ, выработанный комиссией, – это соответствующий акт ревизии (денег в кассе, иное), который также можно составить самостоятельно, указав:

• реквизиты организации, дату составления;
• основание, период (дату начала, окончания) ревизии;
• о передаче бухгалтерии документов по денежным средствам;
• кто ее проводил, участников (МОЛ, члены комиссии);
• предмет проверки – что проверялось;
• каковы результаты проверки, что установила комиссия.

Акт оформляют обычно в 2 экз.: для магазина и бухгалтерии (руководителя). Подписывают его члены комиссии, главбух, руководитель организации. На акте также фиксируется решение руководителя по итогам проверки. К примеру, при выявлении / подтверждении чрезмерной недостачи (выше естественной убыли) он может назначить служебное расследование. Это стандартная схема оформления, отображающая, как проходит ревизия в магазине.

Автоматизация проверки

Штрихкод-проверка – вариант ревизии путем сканирования кодов (без участия комиссии), облегчающий процесс подсчета. Ее реализация становится возможной, когда:

• все товары промаркированы, имеют штрихкоды;
• есть терминалы (на складах, кассах) со сканером штрихкодов, интегрированные с учетной базой данных по товарам.

Отсканированные сведения обрабатываются на ПК. Подсчет остатков, таким образом, производится автоматом. На основе этого далее можно сформировать соответствующий отчет.

Итоги

В классическом варианте ревизия проводится своими силами, специальной комиссией на основании приказа руководителя. Магазин на время проверки обычно закрывают, если не предусмотрено иное, затем анализируют финансовую документацию, ревизуют отельные группы товаров (иное). Комиссия в процессе оформляет ревизионную и сличительную ведомости, по итогам – соответствующий акт ревизии.