Для чего нужны регистры бухучета
Особенности составления и ведения регистров регламентирует п. 19 приказа Минфина № 34н от 29.07.1998. Поскольку регистры считаются документами бухучета, их составляют в соответствии с ФСБУ 27/2021 и Законом о бухучете № 402-ФЗ.
Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по ФСБУ 27/2021, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Обязательных форм регистров бухгалтерского учета нет. Каждый хозяйствующий субъект составляет их перечень самостоятельно. Их содержание является коммерческой, а в некоторых случаях и государственной тайной.
Система регистров бухучета, разработанная хозяйствующим субъектом, должна гарантировать, что:
- сведения в них будут полными и доступными всем заинтересованным лицам;
- объекты бухучета будут отражены в хронологической последовательности, а информация о них – регулярно накапливаться на счетах бухучета;
- организован как синтетический, так и аналитический учет данных;
- сведения представлены с соблюдением их системности – есть взаимосвязь между хронологическими и систематическими записями, синтетическим и аналитическим учетом, а также между учетной и отчетной информацией;
- внесенные данные (записи) соответствуют первичным документам;
- информация достоверная, в том числе и полная;
- данные вносятся своевременно;
- учетные записи юридически значимы – например, они выступают в качестве подтверждения свершившихся фактов хозяйственной жизни.
Корректность отражения сведений в регистрах должны обеспечить лица, которые их формируют и подписывают.
Бухучет в компаниях (кроме банков и учреждений) ведется на счетах, план которых утвержден приказом Минфина № 94н от 31.10.2000 (в ред. от 08.11.2010). Учет подразделяется на синтетический и аналитический. Обобщенный учет считается синтетическим, он на основных счетах ведется. Аналитический учет предназначен для отражения данных по каждому виду обязательств, активов и процессов, он позволяет получить более подробные сведения по синтетическим счетам. При этом не нужно путать аналитический счет с субсчетом, потому что субсчет – это промежуточное учетное звено между синтетическим счетом и аналитическими счетами.
Какие аналитические счета открывать и в каком количестве, зависит от того, какая информация необходима и какая ей требуется степень детализации. Сформированный рабочий план счетов требуется зафиксировать в учетной политике.
Какие регистры используются
Что такое регистры бухгалтерского учета, то есть как выглядят их формы? Формы регистров, которые будут использоваться для отражения учетных сведений, определяет главный бухгалтер или другое лицо, на которое возложено ведение бухучета. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает соответствующим приказом руководитель хозяйствующего субъекта.
Регистры бухгалтерского учета могут формироваться в виде ведомостей, специальных книг или журналов, отдельных карточек. Их можно вести и в виде электронных документов (с обязательным наличием электронной подписи), однако при этом необходимо сделать так, чтобы их можно было вывести на бумагу.
Для синтетического учета хозяйственных операций используется оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ). В ней сводная информация об остатках средств на счетах и оборотах по всем используемым счетам за конкретный период. В итоге ОСВ (за месяц) имеет следующий вид:
ОСВ используют для составления бухгалтерского баланса на основании отраженных в ней сведений.
В качестве регистра бухгалтерского учета может использоваться и шахматная оборотная ведомость. В ней построчно делают записи по дебету счетов, а в столбцах – по кредиту:
Регистры аналитического учета чаще всего ведутся в виде карточек, например таких:
Реквизиты, которые должны быть в регистрах
К обязательным реквизитам регистра бухгалтерского учета относятся:
- название документа;
- название хозяйствующего субъекта, сформировавшего регистр;
- дата начала и завершения ведения регистра и (или) интервал времени, за который он сформирован;
- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
- величина оценки объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- должности лиц, которые отвечают за ведение регистра;
- подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо других идентифицирующих сведений.
Хозяйствующий субъект имеет право включать в регистры дополнительные реквизиты, если это необходимо для полноты отражения информации.
Как вести регистры бухгалтерского учета
Регистры могут составляться на бумаге или в электронном виде. В последнем случае их подписывают электронной подписью. Виды электронной подписи для электронных документов бухучета хозяйствующий субъект определяет самостоятельно, руководствуясь законом № 63-ФЗ от 06.04.2011, если нормативно-правовыми актами не предусмотрен конкретный вид подписи. Перечень лиц, которые вправе подписывать регистры бухгалтерского учета, устанавливает руководитель хозяйствующего субъекта.
Регистр составляется на русском языке. Если хозяйствующий субъект ведет деятельность за рубежом и правила этой страны предписывают составлять документы бухучета на языке данной страны, то регистр должен быть построчно переведен на русский язык. Денежные единицы измерения отражают в рублях независимо от валюты, в которой происходили расчеты по конкретной операции. Если единица измерения объекта бухучета отражена в иностранной валюте, в регистры ее вносят в иностранной валюте и рублях одновременно.
Если регистры формируются на бумажных носителях, то данные в них необходимо вносить средствами, которые обеспечат сохранность этих записей в течение установленного для регистров бухгалтерского учета срока хранения – не менее 5 лет после отчетного года. Хранятся учетные регистры в том же виде, в котором их формировали, то есть перевести бумажные документы в электронный вид с целью их последующего хранения нельзя. Порядок доступа заинтересованных лиц к регистрам хозяйствующий субъект определяет самостоятельно.
Итоги
Таким образом, регистры бухгалтерского учета предназначены для отражения, обобщения и накопления данных обо всех хозяйственных операциях. Основные нюансы и примеры регистров приведены выше в материале.
