Расчет 6-НДФЛ со строкой 040 в крайний раз был утвержден приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (ред. от 17.01.2018). Действующая редакция формы 6-НДФЛ установлена приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (ред. от 09.01.2024). В нем показывают суммы доходов и НДФЛ.
Расчет 6-НДФЛ состоит из двух разделов. Оба раздела (и первый, и второй) заполняются как нарастающим итогом, так и за последний квартал отчетного периода.
Как заполнялась строка 040 в 6-НДФЛ
Раздел 1 предназначен для обобщенных показателей за весь период и за последние три месяца отчетного периода.
В стр. 040 6-НДФЛ налоговые агенты показывали сумму исчисленного налога за отчетный/налоговый период по всем физическим лицам, начиная с 1 января текущего года. Заполнялась она по данным налоговых регистров.
Строка 040 напрямую была связана с начисленными доходами и применяемой ставкой налога. Поэтому, если ставки налога на доходы физлиц применялись разные, нужно было заполнять несколько страниц Раздела 1, по их количеству.
В 2024 г. вместо строки 040 раздела 1 заполняется строка 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Соответственно, если ставки НДФЛ применяются разные, то нужно заполнять несколько страниц раздела 2, по их количеству.
Пример 1. Как заполняли нескольких разделов 1
В ООО «Мост» в 2019 году были начислены доходы всему персоналу в размере 2 640 000 рублей. Один из сотрудников являлся нерезидентом, его годовая зарплата составила 480 000 рублей. Так как ставки налога применялись разные (13% для резидентов и 30% для нерезидентов), то заполнили два первых раздела формы.
1-ую страницу Раздела 1 бухгалтер ООО «Мост» заполнял так (по старой форме 6-НДФЛ):
стр. 010 – 13% — ставка налога для резидентов;
стр. 020 – 2 160 000,00 руб. — начисленный доход сотрудников-резидентов (2 640 000 руб. – 480 000 руб. = 2 160 000 руб.);
стр. 040 – 280 800 руб. — рассчитанная сумма налога, 13% от дохода (2 160 000 руб. х 13%/100% = 280 800 руб.).
2-ая страница Раздела 1 была заполнена следующим образом:
стр. 010 – 30% — ставка налога для нерезидентов;
стр. 020 – 480 000,00 руб. — зарплата нерезидента;
стр. 040 – 144 000 руб. — исчисленный налог с дохода сотрудника-нерезидента (480 000 руб. х 30%/100% = 280 800 руб.).
При этом итоговые показатели по строкам 060-090 суммировано по всем ставкам нужно было заполнять только на первой странице раздела 1.
В 2024 г. ставка налога показывается в строке 100, доход работника — в строке 120 (причем, это доход, именно уже выплаченный работнику), а исчисленный НДФЛ — в строке 140. Ставки НДФЛ работников - резидентов и нерезидентов, в основном, уравняли. Они обе стали равны 13%.
Контрольные соотношения для строки 040
Для строки 040 ФНС были установлены контрольные соотношения (письмо от 10.03.2016 г. № БС-4-11/3852@). Для строки 040 основных соотношений было два:
-
стр. 040 = (стр. 020 – стр. 030) х стр. 010 / 100;
-
стр. 040 ≥ стр. 050.
На что влияли эти соотношения:
-
если первое указанное равенство не соблюдалось, то налоговая инспекция может посчитать, что налог занижен или завышен. Как следствие — запрос пояснений у налогового агента. В случае занижения налога на агента могут наложить штраф. При расчете учитывались предоставленные вычеты. Нарушение могло возникнуть и в случае, если налог в стр. 040 был указан верно, но примененные вычеты не были отражены по стр. 030;
-
фиксированный платеж по иностранному лицу, оплатившему патент на работу (стр. 050), не мог быть выше суммы исчисленного налога. Если второе равенство не выполнялось, значит, расчет был заполнен неверно. Кроме того, ИФНС интересовала ситуация, когда стр. 050 была заполнена, а уведомление работодателю на уменьшение налога инспекцией не выдавалось.
Пример 2. Заполнение стр. 040 при наличии вычетов
ООО «Караван» начислило сотрудникам зарплату – 860 000 рублей. Применялись стандартные вычеты – 42 000 рублей. НДФЛ по всем доходам – 13%, сумма исчисленного налога – 106 340 руб. Как отражали приведенные данные в расчете:
- стр. 010 – 13%;
- стр. 020 – 860 000,00 руб.;
- стр. 030 – 42 000,00 руб.;
- стр. 040 – 106 340 руб.
Проверка строки 040 по контрольным соотношением: (860 000 руб. – 42 000 руб.) х 13%/100 = 106 340 руб., 106 340 руб. = 106 340 руб. Проверка показала, что ошибки нет.
В 2024 г. для строки 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ установлены следующие контрольные соотношения: стр. 140 = (стр. 120 – стр. 130)/100 х стр. 100, а также стр. 140 ≥ стр. 150 (письмо ФНС РФ от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@, с изм. от 05.04.2024).
Погрешность строки 040 в 6-НДФЛ
В некоторых случаях числовое значение стр. 040 могло отличаться от указанного итога в приведенном в предыдущем примере контрольном равенстве. Контрольными соотношениями допускалось отклонение цифр в стр. 040 из-за арифметической погрешности.
Налог считается в целых рублях, поэтому возникают неточности. При расчете налога сумма более 50 копеек округляется до целого рубля, а менее — отбрасывается. Так как сведения в расчет заносятся из регистров, то итог может отличаться как в меньшую, так и в большую сторону.
По строке 040 допустимым считалось отклонение до 1 рубля на каждое физлицо.
Проверялось допустимое значение так:
стр. 060 х 1 руб. х количество строк 100,
причем число строк 100 учитывалось в целом за текущий год.
Пример 3. Отклонение из-за округлений
ИП Щеголев начислил своим 12 работникам за 1 квартал 2019 заработную плату в размере 157 815 рублей. Стандартных вычетов предоставлено 8 400 рублей. Исчисленный НДФЛ, указанный в стр. 040 формы 6-НДФЛ по данным налоговых регистров = 19 418 рублей. По строкам 100 отчета было показано 4 выплаты.
Проверка контрольного соотношения: (157 815 руб. – 8 400 руб.) х 13%/100% = 19 424 руб.
19 424 руб. ≠ 19 418 руб., равенство не выполняется, разница составила: 19 424 руб. – 19 418 руб. = 6 рублей.
Считаем допустимую погрешность: 12 чел. х 1 руб. х 4 строки = 48 рублей.
Так как 6 руб. находится в диапазоне допустимой погрешности (6 руб. < 48 руб.), то значение стр. 040 являлось допустимым.
В 2024 году по строке 140 действует следующее правило:
Если значение соотношения ((стр. 120 - стр. 130) / 100 * стр. 100) меньше или больше значения стр. 140 раздела 2 (с учетом того, что строка 140 >= строки 150), то завышена/занижена сумма налога исчисленная. При этом, с учетом п. 6 ст. 52 НК РФ, допускается погрешность в обе стороны, определяемая следующим образом: стр. 110 * 1 руб. * 6.
Сопоставление в 6-НДФЛ стр. 040 и 070
В расчете 6-НДФЛ строки 040 и 070 «Сумма удержанного налога» совпадали далеко не всегда. Расхождения возникали из-за порядка признания доходов и отражения выплат в отчетности:
-
по стр. 020 показывали начисленные доходы периода, однако их выплата физлицам, а значит, и удержание исчисленного с них налога, указанного в стр. 040, могло приходиться на следующий отчетный период. По стр. 070 показывали налог, удержанный при выплате доходов в отчетном периоде. Допустим, начислили и показали в 1 квартале по строкам 020 и 040 зарплату и исчисленный НДФЛ за январь-март. Однако, в стр. 070 мартовский налог не входил, так выплата зарплаты и удержание налога произошли в апреле, т.е. в следующем квартале;
-
в стр. 070 мог отражаться налог, удержанный с выплат за предыдущий период, начисленных и признанных доходами ранее, но выплаченных сотрудникам лишь в текущем отчетном периоде (например, с зарплаты за декабрь прошлого года, выплаченной в январе текущего). Другой пример: июньская зарплата выдана в июле – в стр. 040 июньский налог показывали в отчете за 1 полугодие, а по стр. 070 – в отчете за 9 месяцев.
Если в 6-НДФЛ строка 070 была больше строки 040 или наоборот, то это не считалось ошибкой. Показатели этих строк чаще всего не совпадали и контрольными соотношениями они не проверялись.
В 2024 году в расчете 6-НДФЛ показывается (стр. 120) только доход, уже выплаченный работнику в отчетном периоде.
Как заполняется расчет 6-НДФЛ в 2024 году, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Итоги
Строка 040 в 6-НДФЛ в 2024 г. не заполняется. Вместо нее введена строка 140 расчете. Заполняя строку 140, работодатель обязан учитывать контрольные соотношения, разработанные ФНС для проверки.