Статья 9 ФЗ 402: первичные учетные документы

Первичные документы

В соответствии с п. 1 ст. 9 закона РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ, первичные документы необходимо оформлять при наличии факта хозяйственной жизни, то есть, при совершении соответствующей сделки (операции) или при наличии определенного события. Запрещено принимать к учету первичку, отображающую операции, которые на самом деле не имели места в хозяйственной жизни. Это относится и к мнимым (притворным) сделкам.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Этот пункт будет подробнее рассмотрен ниже.

В п. 3 ст. 9 закона 402-ФЗ указано, что первичку необходимо составлять в момент совершения каждого отдельного факта хозяйственной жизни. Однако, если у фирмы нет такой возможности, то оформить документ нужно сразу после завершения хозяйственной операции. За достоверность сведений, отображенных в первичном документе, отвечает сотрудник, оформивший и подписавший его.

В п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ указана следующая норма: руководитель организации вправе решать, какие формы первички будут использоваться в компании. Законодательством РФ допускается применение унифицированных форм и самостоятельно разработанных бланков (при условии, что в них включены все реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ). Если организация самостоятельно разрабатывает бланки, то за основу можно взять унифицированные формы и скорректировать их с учетом специфики деятельности.

В п 5 ст. 9 закона 402-ФЗ приведена информация о том, что первичку можно формировать на бумажных носителях и в электронном виде. Во втором случае потребуется заверение первичного документа электронной подписью.

Таким образом, первичными учетными документами являются созданные в письменном или электронном виде документы, содержащие данные о произведенных хозоперациях. Под хозяйственными подразумеваются сделки, операции и события, оказывающие или способные оказать влияние на финансовое положение организации (ИП), финансовый результат деятельности компании и (или) движение денежных средств. Хозоперации отображаются в бухучете путем их сплошного непрерывного документирования.

Что относится к обязательным реквизитам

Еще раз напомним, что обязательные реквизиты первичных документов можно найти в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. К ним относится:

• наименование самого первичного документа;

• дата его оформления;

• наименование юридического лица (ИП), оформившего документ;

• содержание хозоперации или иного факта хозяйственной деятельности;

• величина (в натуральном или денежном измерении) и единицы измерения факта хозяйственной деятельности;

• наименование должность сотрудника (или нескольких работников), совершившего хозоперацию, сделку и ответственного за оформление документа;

• Ф. И. О. и подписи ответственных лиц, или иные данные, позволяющие их идентифицировать.

Следует отметить, что перечисленные в ст. 9 закона 402-ФЗ обязательные реквизиты должны присутствовать во всех первичных документах. Организации (ИП) вправе добавлять в первичку и другие реквизиты, но исключать обязательные реквизиты нельзя.

Какие документы относятся к первичке

Первичные документы классифицируются в зависимости от их назначения. На законодательном уровне не утвержден перечень обязательных для всех организаций и ИП первичных учетных документов. Каждая компания вправе самостоятельно определять список документов, которые будут оформляться при осуществлении деятельности, закрепив его в своей учетной политике.

С 2013 года не являются обязательными к применению унифицированные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах таких форм. Но это не касается кассовых документов. Они оформляются по утвержденным унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Сведения из первички в обязательном порядке переносятся в учетные регистры.

Далее перечислим некоторые наиболее распространенные формы унифицированных первичных документов и сферы их применения.

Кассовые операции:

• КО-1 (Приходный кассовый ордер);

• КО-2 (Расходный кассовый ордер);

• КО-4 (Кассовая книга);

• АО-1 (Авансовый отчет).

Учет торговых операций:

• ТОРГ-1 (Акт о приемке товара);

• ТОРГ-11 (Товарный ярлык);

• ТОРГ-12 (Товарная накладная);

• ТОРГ-16 (Акт о списании товаров);

• универсальный передаточный документ (УПД).

Учет основных средств:

• ОС-1 (Акт о приеме-передаче объекта ОС (кроме зданий, сооружений));

• ОС-4 (Акт о списании ОС, кроме автотранспортных средств);

• ОС-6 (Инвентарная карточка учета ОС);

• ОС-14 (Акт о приеме, поступлении оборудования).

Учет и оплата труда:

• Т-12 (Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда);

• Т-13 (Табель учета рабочего времени);

• Т-49 (Расчетно-платежная ведомость);

• Т-51 (Расчетная ведомость):

• Т-53 (Платежная ведомость).

Какие новые формы электронных первичных учетных документов установлены для ведения бюджетного учета и бухучета государственных (муниципальных) учреждений с 01.01.2024, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Общие требования к первичке

Чтобы первичный документ был признан действительным, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к нему:

• составление документа на бумажном носителе или в электронном виде;

• наличие обязательных реквизитов первичного документа — в соответствии с п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ;

• указание фактов хозяйственной деятельности;

• отсутствие ошибок, из-за которых документ могут признать недействительным (любые исправления должны заверяться подписью ответственных лиц, но денежные документы нельзя исправлять вообще);

• наличие подписей ответственных лиц с расшифровкой.

Оформленная в соответствии с требованиями закона первичка обеспечит правильное ведение и достоверность данных бухучета организации. Формировать бухгалтерские проводки без наличия подтверждающих документов запрещено. Также, недопустимо использовать в учете копии или сканы первичных документов вместо оригиналов. Иначе, сотрудники ИФНС вправе признать хозоперацию недействительной.

Отсутствие или ненадлежащее оформление первички является грубым нарушением учета, за которое предусмотрена ответственность. Нарушителям придется платить штрафы, размер которых установлен в ст. 120 НК РФ (от 10 000-30 000 руб. до 20% от налога (страховых взносов), неуплаченного в связи с данным нарушением, но не менее 40 000 руб.).

Итоги

Первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии со ст. 9 закона 402-ФЗ. Иначе, организация (ИП) может быть оштрафована в соответствии с НК РФ. Что представляют собой первичные учетные документы и какие обязательные реквизиты в них должны быть, рассказано выше в статье.