Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) сопровождается обязательной подачей информации в Пенсионный фонд. Расскажем, как первый раз заполнить отчет СЗВ-ТД.
Общие положения об ЭТК
ЭТК – это история трудовой деятельности работника, аккумулируемая в информационных системах ПФР и дублирующая записи бумажных трудовых книжек (ТК).
С 2020 года все юрлица и ИП, имеющие наемных сотрудников, начали отчитываться по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, содержащей информацию о трудовой деятельности каждого работника.
Сведения СЗВ-ТД формируются с помощью учетных программ, используемых работодателями, либо в программе, представленной бесплатно на сайте ПФР. Отчитываться необходимо по итогам месяца, в котором произошли кадровые изменения.
В зависимости от численности сотрудников за предыдущий месяц, отчет СЗВ-ТД подается:
|
Численность, чел. |
Способ подачи |
|
25 и более |
В цифровом формате с усиленной КЭП |
|
24 и менее |
В цифровом или бумажном формате – на усмотрение работодателя |
Читайте также: Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности
Сроки сдачи СЗВ-ТД в первый раз и в дальнейшем
Для нового отчета установлены такие сроки представления:
|
Период
|
Ситуация и срок подачи СЗВ-ТД
|
|
С 01.01.2020 (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ)
|
|
|
С 01.01.2021 (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ)
|
|
При заполнении СЗВ-ТД в первый раз указываются также сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 01.01.2020. Но если на протяжении 2020 года основания для подачи СЗВ-ТД по работнику не появятся, такие сведения следует отразить в отчете СЗВ-ТД по окончании 2020 г. не позднее 15 февраля 2021 года.
Таким образом, первые отчеты СЗВ-ТД ПФР получил не позднее 17 февраля 2020 года (т.к. 15 февраля – суббота, срок был перенесен) от работодателей, у которых в январе 2020 г. проводились кадровые изменения или работниками подавались соответствующие заявления о трудовых книжках.
Читайте также: Штраф за несдачу СЗВ-ТД
Как заполнить первый отчет СЗВ-ТД
Работодатели, которые вправе представить форму на бумажном носителе, при заполнении должны:
- при ручном заполнении использовать шариковую ручку (кроме красного или зеленого цветов) и указывать данные печатными буквами; можно применять компьютерную технику, заполнив и распечатав бланк отчета;
- нельзя допускать исправления и сокращения.
Документ подписывает руководитель с указанием должности и полного ФИО. Организация проставляет печать (при наличии).
Электронный способ подачи СЗВ-ТД требует соблюдения принятых Правлением ПФР форматов (приложение 3 к Постановлению № 730п).
Читайте также: Как исправить ошибки в СЗВ-ТД
Состав отчета СЗВ-ТД
Документ включает несколько разделов:
|
Раздел |
Какие данные содержит |
|
Сведения о страхователе |
|
|
Сведения о зарегистрированном лице (в т.ч. о подаче им заявлений) |
|
|
Отчетный период |
|
|
Сведения о трудовой деятельности |
Информация о кадровых событиях, имевших место в отчетном месяце по данному работнику |
Если работник был трудоустроен у данного работодателя ранее 2020 года, то впервые подаваемый СЗВ-ТД должен содержать сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020г. Например, работник принят 25.03.2018 г., а в январе 2020 он уволился. В этом случае первой строкой в отчете вносится информация о приеме на работу 25.03.2018, а второй – сведения об увольнении в январе 2020г. Если последним кадровым изменением на 01.01.2020 г. был не прием, а например, перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя, первой строкой вносится информация о переводе.
Наименования мероприятий, вносимые в СЗВ-ТД, устанавливаются Постановлением № 730п (п. 2.5.3) и в бланке указываются в графе 3 заглавными буквами (ПРИЕМ, ПЕРЕВОД и т.д.).
Расскажем, как оформить СЗВ-ТД в разных ситуациях.
Образец: заполнение отчета СЗВ-ТД в первый раз при приеме нового сотрудника
Т.к. работник принимается впервые, то запись по состоянию на 01.01.2020 данный работодатель не вносит. В таблице будут заполнены:
- порядковый номер записи (гр. 1);
- дата события (гр. 2);
- мероприятие – ПРИЕМ (гр. 3);
- должность, профессия (гр. 4);
- основание – документ, его номер и дата (гр. 7, 8, 9).
Форма СЗВ-ТД предусматривает столбец 5 для указания кода выполняемой функции в соответствии с профстандартом. Но заполнять эту графу потребуется только с 01.01.2021, поэтому в 2020 году она остается пустой.
Принятие нового сотрудника в январе отразится в СЗВ-ТД так:
Образец: как заполнить СЗВ-ТД первый раз при увольнении работника
Чтобы отразить в СЗВ-ТД увольнение, не забываем:
- об актуальной на 01.01.2020 записи;
- об основании расторжения трудового договора по ТК РФ.
Прекращение трудовых отношений в отчетном месяце зафиксируется в отчете так:
Образец: заполнение первого отчета СЗВ-ТД при получении заявления работника о продолжении или отмене ведения трудовой книжки
На протяжении 2020 года все работники, желающие сохранить бумажный формат ТК или перейти на ЭТК, вправе обратиться с заявлением в письменной форме к работодателю. При выборе обычной ТК кадровые специалисты будут дублировать все кадровые мероприятия как в бумажном, так и в цифровом виде. Сотрудникам, выбравшим ЭТК, бумажный документ выдадут на руки и продолжат вести лишь его оцифрованную версию, выдавая «Сведения о трудовой деятельности». Трудоустроившимся впервые в 2021 году, будет оформляться только ЭТК.
При получении заявления работника о продолжении или прекращении ведения бумажной ТК, в СЗВ-ТД:
- проставляется дата обращения в соответствующей строке в формате «дд.мм.гггг»;
- в таблице заполняется строка о кадровом событии по состоянию на 01.01.2020.
Отчет примет вид:
Образец: как заполнить СЗВ-ТД первый раз при внесении исправлений
СЗВ-ТД может исправляться аналогично бумажной версии ТК. Для отмены записей используются поля «Признак отмены», в которых проставляется знак «Х».
Отменяемая строка вносится в СЗВ-ТД в исходном виде, но с признаком Х. Далее при необходимости указываются актуальные записи.
Предположим, что водителя уволили в связи с лишением его водительских прав и запретом занимать должность, но запись о факте самого запрета сделать забыли и сдали СЗВ-ТД со строками:
- последнее кадровое изменение по состоянию на 01.01.2020;
- запись об увольнении.
Сведения корректируются новым отчетом такого вида:
Заключение
Электронные трудовые книжки дублируют бумажные версии документа. При наличии кадровых изменений, записи за месяц по каждому работнику с 2020 года предоставляются в ПФР в форме отчета СЗВ-ТД.
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.