Предоставление нового отчета СЗВ–ТД в Пенсионный фонд вызвало множество вопросов у работодателей, ведь в феврале 2020 г. отчет нужно было сдавать впервые. Одним из наиболее распространенных, помимо уточнений касательно заполнения формы, стал вопрос «можно ли сдать СЗВ-ТД на бумаге?». Кто имеет право подавать СЗВ-ТД в бумажном виде, по какой форме его заполнять и куда представлять, узнайте из нашей статьи.
СЗВ-ТД: можно ли сдавать на бумаге
В связи с переходом к электронной форме трудовых книжек, предоставлять в Пенсионный фонд с января 2020 г. форму СЗВ-ТД обязали всех работодателей, включая ИП, имеющих штат работников по трудовым договорам. Эта обязанность закреплена в п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996 и в ст.66.1 ТК РФ.
Необходимость сдавать отчет возникает даже в том случае, когда в ООО учредитель одновременно является его директором и других работников в штате нет. Сдается отчет по тем работникам, по которым в отчетном месяце произошли какие-либо кадровые изменения (прием, увольнение, перевод на другую постоянную работу и т.д.). Образцы заполнения отчета СЗВ-ТД вы найдете здесь.
Помимо работников, для которых работа в данной организации является основным рабочим местом, отчет сдается по совместителям (внутренним и внешним), а также по сотрудникам, работающим дистанционно. Главное условие – наличие трудового договора. При этом работники, трудящиеся по договорам ГПХ, в отчет не включаются.
Также, в связи с тем, что работникам разрешено при желании сохранить «бумажную» трудовую книжку, форму СЗВ-ТД придется сдавать и при приеме от работника соответствующего заявления – о продолжении ее ведения или о переходе на электронный формат сведений о работе.
Если никаких вышеперечисленных событий в отчетном месяце не происходило, отчитываться не нужно.
Срок сдачи формы в 2020 г. – не позже 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие, или в котором было принято заявление о выборе формата ведения трудовой книжки.
За январь 2020 г. часть работодателей, проводивших кадровые движения в январе, уже отчиталась (до 17.02.2020 г.). Те же организации и ИП, у которых были кадровые движения в течение февраля, должны будут предоставить отчет не позднее 16.03.2020 г. (с учетом переноса срока из-за совпадения с выходными).
Заполняет форму обычно специалист отдела кадров. В небольших организациях такая функция, с большой долей вероятности, ляжет на плечи бухгалтера или иного специалиста, назначенного ответственным приказом руководителя.
Сдать форму можно как электронно, так и в бумажном виде. Оба эти формата имеют одинаковую юридическую силу. Однако организации не могут сами выбирать удобный им формат подачи.
По своему выбору отчет СЗВ-ТД на бумажном носителе или электронно вправе подавать только те работодатели, у которых в отчетном месяце было менее 25 официально оформленных работников. Именно такое условие указано в п. 2.6 ст. 11 закона № 27-ФЗ.
Если организация с большим числом работающих (25 и более) нарушит формат предоставления и сдаст бумажную форму вместо обязательной электронной, ей грозит штраф в размере 1 000 рублей (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Читайте также: Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности
Форма СЗВ-ТД на бумажном носителе
Пенсионный фонд утвердил единый бланк для сдачи СЗВ-ТД на бумаге и по электронным каналам связи. Актуальная форма утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда № 730п от 25.12.2019 г.
СЗВ-ТД на бумажном носителе сдается по той же форме, что и электронная версия. Состоит она из одного листа, включающего сведения:
- о работодателе;
- о работнике (персональные данные);
- о принятом заявлении на ведение электронной или бумажной трудовой книжки;
- об отчетном периоде, за который предоставляется отчет;
- о работе сотрудника у данного работодателя.
Бумажные бланки СЗВ-ТД заполняются:
- шариковой ручкой (любыми цветами, кроме красного и зеленого);
- с помощью компьютера - вносят информацию в форму, а затем распечатывают ее на бумаге.
Если форма заполняется вручную, вносить сведения нужно печатными буквами, чтобы исключить разночтения и неверное внесение информации в базу сотрудниками Пенсионного фонда. Ведь сведения из СЗВ-ТД служат для формирования базы о трудовой деятельности граждан РФ. По этой же причине не допускаются подчистки, помарки и исправления.
Если форма была заполнена и сдана с ошибкой, для ее исправления нужно заполнить новый бланк, в котором напротив ошибочной записи (в столбце 10 табличной части формы) ставится отменяющая отметка «Х». После чего следующей строкой вносится верная запись.
Читайте также: Как исправить ошибки в СЗВ-ТД
Заверяется бумажная форма подписью руководителя организации или замещающего его лица, на которого выписана доверенность на право подписи документов. Также указывается полная расшифровка ФИО лица, подписавшего отчет. Если организация использует печать, то необходимо заверить бумажный бланк ее оттиском. Предприниматель заверяет форму личной подписью.
Если же ограничение по численности работников превышено (т. е. их 25 и более), предоставление отчета в «бумажной» форме не допускается. В этом случае придется сдать его в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной ЭЦП.
Как сдать СЗВ-ТД на бумажном носителе
Заполненный бумажный бланк формы СЗВ-ТД можно предоставить в Пенсионный фонд несколькими способами:
- при личной явке в территориальное отделение Фонда;
- посредством Почты России - ценным письмом с уведомлением и описью вложения;
- курьерской службой доставки корреспонденции.
В любом случае, сдавая отчет в бумажной форме, необходимо позаботиться о том, чтобы на руках у работодателя осталось подтверждение о сдаче отчета. В качестве подтверждения может служить штамп и подпись сотрудника ПФР о принятии на втором экземпляре отчета, почтовый штемпель или уведомление о доставке курьерской службы. Иначе, отчет может быть признан непредставленным, что грозит работодателю штрафом (ч.1 и 2 ст.5.27 КоАП РФ):
• для должностных лиц и ИП: 1 000-5 000 руб.;
• для компании: 30 000-50 000 руб.
В процессе рассмотрения сейчас находится законопроект № 748758-7, предусматривающий более мягкое наказание за несдачу СЗВ-ТД – предупреждение. Еще одним законопроектом – о новом КоАП РФ - предусмотрены штрафы, но более мягкие, чем нынешние:
- для должностных лиц и ИП: 300-500 руб.;
- для юридических лиц: 1 000-5 000 руб.
Однако будут ли приняты данные законопроекты, пока неизвестно.
Таким образом, СЗВ-ТД можно сдавать на бумаге, только если в организации или у ИП трудятся 24 и менее сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры (в т.ч. работающие по совместительству и дистанционно). Те работодатели, которые имеют большее число работников, не имеют права сдавать отчет в бумажном формате.
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.
Читайте также: Штраф за несдачу СЗВ-ТД