Как сделать корректировку 2-НДФЛ
При уточнении (корректировке) данных, указанных в ранее представленных Справках, нужно заполнить уточненный Расчет 6-НДФЛ с корректирующими (аннулирующими) Справками.
Если справка в первичном расчете 6-НДФЛ не прошла форматный контроль или ее отказался принимать инспектор, то она считается непредставленной. Налоговый агент получит протокол ошибок, исправит документ и подаст расчет 6-НДФЛ вместо со справкой заново.
Во всех остальных случаях, когда в принятой отчетности обнаруживаются ошибки, потребуется или корректировать сведения, или отменять их вовсе.
В первом случае подается уточненный расчет 6-НДФЛ со справкой (корректирующей), которая исправит только те данные, которые ранее указывались неверно.
При заполнении корректирующей (а также аннулирующей) Справки взамен ранее представленной Справки в поле «Номер справки» указывается номер ранее представленной Справки.
Если первичная справка имеет код «00», то первая корректировка (поле справки "Номер корректировки") будет обозначена кодом «01», вторая — «02», третья — «03» и т.д. Исправленный документ (расчет со справкой) подают в форме, действовавшей в периоде, за который корректируется информация.
На заметку! Исправлена должна быть любая обнаруженная ошибка, кроме изменений, произошедших после сдачи сведений в ИФНС. Например, изменение персональной информации работника при смене его паспорта, произошедшее после представления годового расчета в налоговую инспекцию, не считается ошибкой компании и освобождает от подачи корректировки по этому поводу.
Пример 1. Как поменять статус налогоплательщика
Поле из раздела 1 «Статус налогоплательщика» в справке кодируется как «1», если сотрудник является налоговым резидентом и его доходы облагаются по ставке НДФЛ 13% (15%, 18%, 20%, 22%). Код «2» применяется для обозначения налоговых нерезидентов РФ, доходы которых подлежат налогообложению по ставке 30% (но отдельные виды их доходов - облагают по ставке 13%, 15%, 18%, 20%, 22%).
Если доходы нерезидента облагались по ставке 13% (хотя по закону ставка должна была быть равна 30%), а код налогоплательщика в справке «1» (согласно поданному расчету 6-НДФЛ за год), обойтись только корректировкой справки невозможно. В корректирующей форме следует изменить код плательщика на «2» и пересчитать сумму начисленного и удержанного налога. Но поскольку удержать с работника недоначисленный НДФЛ за отчетный год невозможно, бухгалтер в разделе 4 справки должен проставить сумму дохода, с которого не удержан налог, и величину самого налога.
Пример 2. Не удержали налог с подарка работнику, если не было такой возможности
Если бухгалтер до 31 января 2025 г. не смог удержать НДФЛ с ооблагаемой доли врученного работнику ценного подарка, и при этом в справке в первичном расчете, поданном в ИФНС, не было указано этой суммы налога и такого дохода в натуральной форме, то придется составить уточненный расчет 6-НДФЛ с корректирующей справкой о доходах. В ней нужно добавить неучтенную сумму дохода, пересчитать налоговую базу и исчисленный налог, а также указать сумму неудержанного налога.
Пример 3. Как исправить паспортные данные сотрудника
В 2-НДФЛ корректировка паспортных данных, если она вовремя исправлена налоговым агентом, не повлечет серьезных проблем, поскольку не потребует сообщать сотруднику о допущенной неточности. Агенту не придется уплачивать пени за неудержанные суммы налога в ИФНС, а впоследствии производить удержание НДФЛ.
Нужно будет лишь подать уточненный расчет 6-НДФЛ, в котором отражаются все верные показатели, ранее сданного расчета 6-НДФЛ. Кроме того, в уточненный расчет включается исправленная справка только в отношении того физлица, у которого ранее были указаны неверные сведения в части паспортных данных.
Бланк по теме:Как аннулировать справку 2-НДФЛ
Если речь идет о данных, которых не было на самом деле, то придется их отменить. Так бывает, когда бухгалтер ошибочно сформирует справку на работника, который в отчетном году числился, но фактически дохода не получал. К примеру, женщина в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет получает пособие из средств соцстраха. Если она не совмещает отпуск с работой в режиме неполного времени, то работодатель ей ничего не начисляет и налоги не удерживает. Соответственно, и в справке такая женщина не фигурирует.
И если на нее были поданы сведения, да еще с указанием дохода, то корректировка здесь не поможет. Ее вымышленный доход нужно удалить из базы ИФНС, в противном случае налоговики будут ждать от работодателя ее удержанный налог. Для таких случаев предусмотрена подача уточненного расчета 6-НДФЛ с аннулирующей справкой — по сути та же самая, но в поле справки «Номер корректировки» указывается код 99.
На заметку! Во избежание лишних вопросов от ИФНС к расчетам 6-НДФЛ с аннулирующей справкой желательно приложить сопроводительное письмо с перечислением внесенных исправлений.
Подача в ИФНС документов с недостоверной информацией карается наложением штрафа в размере 500 руб. за каждый такой документ (ст. 126.1 НК РФ). Однако предупредить наказание компания может, если сама обнаружит ошибку и представит уточненные данные до того, как о них станет известно инспекторам ИФНС.
Что делать, если в расчете 6-НДФЛ вы неверно указали КПП или ОКТМО, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.
Итоги
Есть три способа исправления ошибок в сведениях о доходах физлиц. Если справка не прошла форматный контроль, то она исправляется и расчет 6-НДФЛ вместе со справкой подается заново как первичный документ. Когда справка принята, но сведения в ней недостоверны, то налоговый агент правит данные через корректировку и подает уточненный расчет с корректирующей справкой. А если поданы данные, которые нужно отменить, то подается уточненный 6-НДФЛ с аннулирующей справкой и кодом 99 в поле справки "Номер корректировки".