Какими документами оформляется списание основных средств

Когда и как списывают основные средства: общий порядок

Напомним: в 2024 г. все организации (кроме бюджетных) обязаны применять по отношению к ОС положения ФСБУ 6/2020 из Приказа Минфина № 204н от 17.09.2020!

Согласно ч. IV, причиной списания объекта ОС может быть:

• физический, моральный износ;
• продажа, мена, передача данных объектов в виде вклада в УК, а также в аренду и НКО;
• утрата, чрезвычайные ситуации;
• завершение срока (предельных параметров) эксплуатации;
• прекращение деятельности организации, невозможность применения объекта в последующей деятельности.

Таким образом, списывают объект ОС, когда использовать его далее становится невозможно и он не приносит экономической выгоды. Собственно списание означает выбытие, исключение из состава ОС, снятие с баланса организации.

Когда и как по правилам ФСБУ 6/2020 надо списать с бухгалтерского учета основное средство, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Для того чтобы это сделать, нужно провести целую процедуру. Полномочия по ее проведению возлагаются на специальную (обычно постоянно действующую) комиссию, назначение которой и ее состав утверждается приказом главы организации. Подобные комиссии создаются именно для того, чтобы заниматься вопросами списания.

В чем заключается работа комиссии

Списание основных средств, документальное оформление проводится в несколько этапов. Во время работы комиссия:

• проверяет состояние ОС, учитывая сведения, которые содержит техническая (иная) документация;
• определяет наличие причин списания, устанавливает их;
• решает, можно отремонтировать, восстановить объект либо это очень дорого и не имеет смысла, а может, вообще невозможно;
• выясняет, можно ли и как использовать отдельные детали (узлы) списываемого объекта;
• оформляет ряд документов, требуемых для утверждения списания.

Ключевым, по сути, моментом данной процедуры является именно оформление. Комиссия должна письменно зафиксировать результаты своей проверки, заключение, принятое решение. Без этого бухгалтерия ничего с баланса не спишет.

Какие документы оформляют, списывая ОС: используемые формы

Списание - факт хозяйственной жизни организации, который требует должного оформления. Минфин в письме от 04.10.2023 № 07-01-09/94201 обращает внимание на то, что ФЗ «О бухучете» не устанавливает специальных, конкретных форм документов для того, чтобы списывать ОС. Что важно учесть по документам для списания основных средств:

1. Данные формы организация может разработать и утвердить самостоятельно, учитывая не только специфику собственной деятельности, но и прочие сопутствующие особенности процедуры.

2. При разработке своих форм организация должна предусмотреть в них обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (послед. ред. от 12.12.2023), а именно:

• название соответствующего документа;
• дату его составления;
• данные об экономическом субъекте - составителе;
• описание (по сути, детализация) факта хозяйственной жизни и применяемые попутно единицы измерения;
• Ф. И. О., должность, подпись каждого участника события.

Таким образом, организация сама должна определить для себя формы документов, по которым будет списывать ОС. Разработанные самостоятельно версии форм должны иметь реквизиты, обозначенные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402.

Как минимум понадобится:

• приказ о создании комиссии, утверждающий в т. ч. ее состав, определяющий ее полномочия;
• протокол заседания комиссии по вопросам списания ОС;
• техническое заключение эксперта о состоянии объекта;
• акт списания либо иные равнозначные ему документы (например, передаточный акт при продаже имущества).

При списании ОС документы, перечисленные выше, являются постоянными: без них не проводится практически ни одна процедура.

Краткая характеристика документов, используемых при оформлении

Приказ о создании комиссии, которая будет заниматься вопросами списания, составляется в произвольной форме. Он должен определять ее состав (Ф. И. О., должности всех членов и председателя), круг полномочий, срок действия.

Допускается формирование двух комиссий: отдельно для принятия ОС и отдельно для их выбытия!

Протокол заседания комиссии оформляется в обычном порядке. В нем указывают данные всех присутствующих на заседании, повестку, суть прослушанных докладов, результат голосования и принятое по итогам решение.

Экспертное заключение о техсостоянии ОС содержит данные об истинном состоянии объекта, по сути, обуславливает его выбытие. Сделать его могут члены комиссии при наличии специальных знаний, а также привлеченные со стороны эксперты. Стандартная структура экспертного документа, оформляемого при проведении экспертизы, может включать несколько составных частей:

• вводную (кто, когда, где, зачем проводил экспертизу, какие задачи были поставлены и как их решили);
• исследовательскую (собственно исследование с применением разных методик, способов);
• оценочную, синтезирующую (анализ, обобщение данных);
• итоговые выводы.

Акт списания оговаривает, что именно, почему, когда, на какую сумму списывают. Может составляться произвольно, по типовым формам (при их наличии) либо по разработанным самостоятельно.

Передаточный акт при списании ОС, документальном оформлении - нередкий документ. Он может иметь типовую, свободную либо разработанную форму. Оформляется при передаче объектов ОС, например, в рамках продажи-покупки, при дарении, иных ситуациях.

Перечень типовых форм, которые можно взять за основу при разработке своих форм либо использовать, списывая ОС:

• № ОС-4 (акт списания ОС, кроме автотранспорта);
• № ОС-4а (акт списания автотранспортных средств);
• № ОС-4б (акт списания нескольких, группы ОС, кроме автотранспорта);
• № ОС-1 по ОКУД 0306001 (передача ОС, кроме зданий и сооружений);
• № ОС-1а (передача зданий, сооружений);
• № ОС-1б (передача нескольких, группы ОС, кроме зданий и сооружений).

Итоги

Закон не определяет перечень документов, которыми нужно оформлять списание ОС. Организация сама определяет, какими формами она будет подтверждать списание. Наиболее частые документы: приказ о назначении комиссии, заключение о техсостоянии объекта, протокол заседания комиссии, акт списания либо равноценный ему документ (в зависимости от ситуации).