Почему важно найти ошибку
Изначально нужно понимать, что привело к наличию излишков: причина влияет на дальнейший алгоритм действий по исправлению бухгалтерской картины. В основном излишки появляются по вине самих бухгалтеров и кладовщиков, допустивших ошибки в учете приемки или отпуска ценностей (неучтенная или избыточная поставка). Выявляет причины и определяет виновных лиц инвентаризационная комиссия.
Например, обнаружены излишки материалов. При проверке выяснилось, что ценности поступили от продавца еще месяц назад (видно по накладным), но бухгалтерия их не оприходовала – вообще не отразила операцию по расчетам с поставщиками (по счету 60). В этом случае нужно приходовать именно поставку, а не излишки. Неучтенную поставку нельзя считать излишками: их оприходование идет совсем по другим счетам и правилам.
Статья по теме: Оприходование излишков при инвентаризации основных средств Инвентаризация имеющихся в компании основных средств (ОС) имеет особое значение. Поскольку стоимость такого имущества, как правило, довольно высока, и эти объекты сохраняют свои качества на протяжении долгого времени. Если итогом проведения инвентаризации ОС является обнаружение излишков, то подобный факт подлежит обязательной фиксации в системе учета компании. Как осуществляется оприходование излишков при инвентаризации ОС, рассказано ниже в статье. ПодробнееОприходование излишков при инвентаризации: проводки и налоговый учет
Принятие к бухгалтерскому учету обнаруженных ценностей происходит по рыночной цене, действующей на момент обнаружения (п. 28 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Цену определяют самостоятельно или с помощью оценщика на основании выданного им отчета или справки.
Отражаются излишки строго в том месяце, в котором закончилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом если проверка была годовой, то ее результаты показываются в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
ВНИМАНИЕ! Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 утратит силу с 2025 года. Ему на смену придет новый ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Начать применение стандарта можно и раньше, утвердив новые положения в учетной политике. Читайте о применении новых нормативов.
Как организации перейти на проведение инвентаризации по ФСБУ 28/2023, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Обнаруженные ценности к бухгалтерскому учету принимаются как прочий доход. В связи с этим их поступление пойдет через кредит счет 91 (субсчет 1) в корреспонденции с дебетом счета, соответствующего обнаруженным объектам. Например, если после инвентаризации обнаружили излишки материалов, то бухгалтер сделает проводку: Дт 10 Кт 91.1. Когда речь идет о деньгах в кассе, запись будет другая: Дт 50 Кт 91.1. При этом излишки денежных средств принимаются по фактически выявленной сумме.
Статья по теме: Результаты инвентаризации – проводки Ежегодная сверка фактического наличия активов и состояния расчетов с учетными данными (инвентаризация) является обязательной процедурой для организации. Итогом инвентаризации может стать как подтверждение бухгалтерской информации (инвентаризационные показатели равны значениям в бухучете), так и выявление недостач либо излишков. Если в первом случае необходимость внесения корректировочных записей в учет не возникает, то при выявлении отклонений в ту или иную сторону потребуется привести учетные данные в соответствие с фактическими показателями. Таким образом, проводки по инвентаризации — это не что иное, как корректировочные записи, с помощью которых компания «выравнивает» бухучет с целью отражения в нем реального положения дел с остатками имущества и расчетами. Напомним, какими проводками могут оформляться итоги проведенной проверки. ПодробнееВ налоговом учете излишки, выявленные при инвентаризации, подлежат оприходованию как внереализационные доходы и учитываются при определении налога на прибыль (п. 2 ст. 250 НК РФ). При определении материальных расходов стоимость излишков определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода (п. 2 ст. 254 НК РФ). Это значит, что списать на убыток получится не рыночную стоимость принятых ценностей, а только налог на прибыль, уплаченный с них.
Что касается НДС, то при выявлении излишков и последующей передаче их в производство налог не начисляется – объекта обложения не возникает (п. 1 ст. 146 НК РФ). Он начисляется по общим правилам, если предприятие решило реализовать обнаруженные ценности.
Как оформить и учесть излишки в кассе, выявленные при инвентаризации, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Как оформляются излишки при инвентаризации
Если при инвентаризации комиссия обнаружила лишние товарно-материальные ценности (не отраженные в бухгалтерском учете), заводится сличительная ведомость. Она представляет собой таблицу, в которую заносятся позиции ТМЦ с указанием выявленных отклонений – лишних или недостающих единиц в количественном и стоимостном выражении.
Бланк по теме: Сличительная ведомость форма ИНВ-18Унифицированная форма ведомости закреплена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и представлена в двух вариантах:
- ИНВ-18 – для основных средств и нематериальных активов;
- ИНВ-19 – для товарно-материальных ценностей.
Учитывая, что с 2013 года применение унифицированных бланков необязательно, организация вправе проводить оформление излишков при инвентаризации на фирменных бланках – при наличии обязательных реквизитов, предусмотренных для первичной документации. Их перечень приведен в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Однако большинство компаний по-прежнему придерживается унифицированной формы как более привычной.
Бланк по теме: Сличительная ведомость ИНВ-19Ведомость заполняется в двух экземплярах: первый – в бухгалтерию, второй – для материально ответственного лица. Инвентаризационная комиссия при выявлении причин появления излишков запрашивает письменные объяснения от всех причастных материально ответственных лиц. Это поможет выявить и саму ошибку, и виновных лиц, ее совершивших.
Решение о принятии излишков к учету принимает директор организации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
В соответствии с п. 9 ФСБУ 28/2023 результаты инвентаризации подлежат отражению в учете на основании их квалификации, утвержденной руководителем. При этом, частный случай такой квалификации - определение объектов инвентаризации, оказавшихся в излишке.
По итогам проверки на основании сличительной ведомости может издаваться приказ на оприходование излишков при инвентаризации: «Приказываю принять к учету выявленные материалы, рыночную стоимость которых определить по средней цене аналогичных ценностей, поступивших от поставщиков за последние 6 месяцев (без НДС). Расчет стоимости оформить бухгалтерской справкой».
Ответственность виновных лиц
Статья по теме: Недостача при инвентаризации: примеры и проводки Недостача при инвентаризации имущества организации взыскивается в установленном законом порядке. При этом, она должна быть правильно оформлена в бухучете предприятия. О том, с какими нюансами сталкивается работодатель при выявлении недостачи, расскажем в нашей статье. ПодробнееКак таковой денежной ответственности для виновных лиц за излишки при инвентаризации не будет. Они, в отличие от недостачи не наносят имущественного ущерба организации, поэтому и взыскивать какие-то суммы с работников будет неправомерно.
Однако работодатель вправе наказать работника за недобросовестное исполнение должностных обязанностей в рамках дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ) – сделать замечание или выговор, которые могут повлиять на премирование, если такая норма закреплена в коллективных договорах.
Например, бухгалтер не отразил поставку в учете и «подорвал» достоверность годовой отчетности. Организация за недостоверность данных была привлечена к ответственности, поэтому бухгалтеру сделали выговор. Если на протяжении действия «дисциплинарки» он сделает это еще раз, руководство может прибегнуть к увольнению – расторгнуть трудовой договор по инициативе работодателя на основании п. 5 ст. 81 ТК РФ.
Итоги
Если в процессе ревизии выявлены излишки, то прежде всего следует проверить, не допущены ли ошибки бухгалтерском учете. Если нет сведений, позволяющих учесть информацию о выявленном активе в порядке исправления ошибки, то следует определить, по какой стоимости отражать излишки в доходах. Данное решение нужно утвердить в учетной политике организации.