Акт сверки: что это такое и для чего он нужен
Акт сверки - это двусторонний документ о результате исполнения обязательств в их денежном выражении. Например, все поступления денежных средств от заказчиков или перечисления исполнителю должны находить свое отражение в данном акте.
Законодательно составлять такой документ необязательно и в теории этого можно не делать, но на практике к этому прибегают очень часто. Целью составления акта может быть следующее:
- Подтверждение, что взаиморасчеты между компаниями верны и каждая из сторон ведет учет оплат правильно.
- Фиксация факта расхождения или факта отсутствия задолженности на дату составления документа и по конкретному периоду.
- В случае возникновения каких-либо спорных моментов. Например, данные о каком-то платеже были утеряны и одна из сторон их не учла, в связи с чем возникли разногласия.
Помимо вышеперечисленного, использование актов сверок также помогает сделать отношения между компаниями более прозрачными. Периодичность сверки может быть разной: раз в месяц, раз в квартал или раз в год. А может быть вообще прибегать к составлению такого документа целесообразно лишь при возникновении разногласий. Прописать периодичность составления акта можно при заключении договора между партнерами, контрагентами.
Важно отметить, что такой акт не является первичным документом, как, например, акт оказания услуг. То есть для целей бухгалтерского и налогового учета он не может быть признан подтверждающим совершение той или иной операции, а лишь показывает их движение.
Вообще законодательно установленной формы акта нет, однако чаще всего он представляет собой таблицу, разбитую на две колонки, в одной из которых указывается информация по одному контрагенту, а в другой - по другому. По колонкам «Дебет» и «Кредит» в акте сверки взаиморасчетов можно оценить текущее положение дел между сторонами.
В самой таблице, кроме дебета и кредита, важно также указать следующую информацию:
- Период, за который производится сверка.
- Названия и номера документов, подтверждающих приход или перечисление денежных средств. Это могут быть реквизиты платежного поручения, номера накладных и прочее.
- Дата, когда акт был составлен.
- Начальное и конечное сальдо. То есть разность между доходами и расходами на начало и конец проверяемого периода.
- Колонки с дебетом и кредитом, где будут отражены все суммы.
- Обороты за период общей суммой.
После табличной части, внизу документа, должно быть место для печати и подписи. То есть после проведения сверки каждой из сторон документ должен быть заверен. Если от контрагента пришел акт, который не соответствует данным организации, то его лучше не подписывать и вместо этого направить протокол разногласий с указанием даты отправки на самом акте.
Бланк по теме: Протокол разногласий к акту сверки (образец)Как провести сверку с налоговым органом, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Дебет и кредит в акте сверки
Акт сверки: что значит дебет и кредит? Таким вопросом иногда задаются бухгалтеры при его составлении. Особенно сложно бывает разобраться, что есть что, когда документ приходится делать впервые. Кроме того, могут появиться вопросы, что такое начальное и конечное сальдо и как это все правильно посчитать. Но обо всем по порядку.
По уже установившимся правилам в верхней части акта сверки всегда прописывается начальное сальдо, которое и показывает нам разницу между приходом и расходом, а соответственно, между дебетом и кредитом на начало проверяемого периода. У обоих контрагентов оно должно совпадать. Если есть расхождения, значит, велика вероятность, что была допущена ошибка в предыдущем периоде. Например, какая-то сумма не была учтена или учтена дважды.
Далее идут колонки с дебетом и кредитом, где разносятся суммы. Дебет в акте сверки - это, простыми словами, задолженность контрагента перед организацией. То есть все платежи, которые компания совершала в пользу поставщика, будут находить свое отражение именно по дебету, так как это не компания должна, а ей задолжали. Дебет - это и есть ее доход. Кредит в акте сверки - это задолженность организации перед контрагентом, то есть ее расход. Данную сумму следует перечислить поставщику.
При отсутствии разногласий стороны таблицы в акте сверки по дебету и кредиту должны быть зеркальны друг другу. То есть то, что компания отразит по дебету, контрагент покажет у себя по кредиту, и наоборот.
Подводят итог с помощью конечного сальдо в конце таблицы. Данный показатель отражает информацию о том, кто кому должен и какую сумму. Цифры должны совпадать. Это будет означать, что учет у обеих сторон ведется верно и разногласий нет.
Если по итогам сверки образовалась переплата поставщику, то можно направить ему соответствующее письмо, чтобы эти деньги были возвращены либо же учтены в счет будущих поставок. Если компания, наоборот, является поставщиком и у организации образовался долг, то в таком случае можно направить письмо в произвольной форме с требованием об уплате.
Заключение
Дебет, кредит в акте сверки простыми словами - это доход и расход организации. Табличная часть документа заполняется с разнесением поступивших от контрагента и перечисленных контрагенту сумм по столбцам дебета и кредита. Вычтя разницу между колонками, можно определить конечное сальдо, то есть задолженность перед контрагентом на конец сверяемого периода либо же переплату. Если по акту сверки есть расхождения, значит, где-то ранее во взаиморасчетах была допущена ошибка и нужно все еще раз перепроверить.